AI로 이메일 다듬기: 완벽한 커뮤니케이션을 위한 단계별 가이드
전문적이고 명확한 이메일 커뮤니케이션은 직장에서 필수적입니다. 고객, 동료 또는 경영진과 연락할 때 잘 다듬어진 이메일은 큰 차이를 만들 수 있습니다. 이 가이드는 기본 제공되는 Outlook 도구, Kutools for Outlook의 AI 어시스턴트 및 기타 AI 기반 솔루션을 포함하여 이메일 내용을 빠르고 효율적으로 다듬는 여러 방법을 소개합니다.
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Microsoft 365의 편집자 기능
Kutools for Outlook의 AI 어시스턴트로 이메일 다듬기
Outlook 내부에서 직접 고급 AI 다듬기, 개인화되고 효율적
유연함, 복사-붙여넣기가 필요, 개인정보 보호 우려
왜 이메일을 다듬어야 할까요?
이메일을 다듬는 것은 다음과 같은 많은 이점을 가져옵니다:
- 명확한 커뮤니케이션: 수신자가 이메일 내용과 주요 포인트를 더 빨리 이해하도록 보장합니다.
- 전문적인 외관: 이메일이 잘 구조화되고 전문적으로 보이게 만들어 긍정적인 인상을 남깁니다.
- 향상된 효율성: AI 도구를 통해 최적화된 콘텐츠를 제공하여 문장 표현에 대한 시간을 줄입니다.
Outlook의 기본 제공 도구로 이메일 다듬기
Outlook에는 이메일을 다듬기 위한 내장된 AI가 없습니다. 그러나 Microsoft 365 구독자는 기본적인 개선 사항을 제공하는 Editor라는 도구를 사용할 수 있습니다. 이 도구는 문법, 명확성 및 간결성에 대한 제안을 제공합니다.
1단계. 메시지 작성 창에서 메시지 탭으로 이동하여 Editor를 클릭합니다.
2단계: Outlook Editor는 오른쪽 창에 철자, 문법, 명확성 등에 대한 제안을 표시합니다.
3단계: 창에 있는 어떤 제안이든 클릭하여 검토하고 해당 권장 사항을 수락할지 무시할지 결정합니다.
장단점
✅장점
- 특정 Microsoft 365 구독자를 위해 Outlook에 내장되어 있습니다.
- 실시간 제안을 제공합니다.
❌단점
- 특정 Outlook 버전 및 계정에서만 사용 가능합니다.
- 기본적인 문법 및 명확성 제안만 제공합니다.
- 한 번에 전체 문단이나 이메일을 다듬을 수 없으며 - 제안은 문장 수준의 수정으로 제한됩니다.
Kutools for Outlook의 AI 어시스턴트로 이메일 다듬기
Kutools for Outlook의 AI 어시스턴트와 같은 AI 기반 도구는 전체 이메일 내용을 분석하고 톤, 스타일 및 언어 선호도에 따라 다듬습니다 — 오늘날의 빠른 커뮤니케이션 요구에 적합합니다.
1단계. Kutools for Outlook을 다운로드하고 설치합니다. Outlook을 열고 메시지 작성 창에서 Kutools AI 탭을 클릭한 다음 AI를 선택합니다.
Outlook에서 Kutools의 AI 기능을 처음 사용하는 경우 AI 설정 대화 상자가 팝업되어 AI 제공자(예: OpenAI, Google Gemini, Baidu)를 선택하고 AI 키를 입력하라는 메시지를 표시합니다.
아직 AI 키가 없다면 Kutools AI 키를 신청하는 것을 추천합니다. 이 키를 사용하면 Kutools AI 기능을 100회 무료로 사용할 수 있습니다. Kutools AI 키를 얻으려면 어떻게 해야 하나요?
2단계: 다듬고 싶은 이메일 내용을 선택합니다. (전체 이메일을 다듬고 싶다면 선택이 필요하지 않습니다.) 그런 다음 Kutools AI 창에서 Polish 탭을 클릭하고 Generate 버튼을 누릅니다.
3단계. Insert 버튼을 클릭하여 선택한 내용을 다듬은 내용으로 바꿉니다.
다듬은 내용에 만족하지 않는 경우 Regenerate 또는 Generate 버튼을 클릭하여 새로운 내용을 생성해 기대에 부합할 때까지 반복합니다.
다른 장치에 다듬은 내용을 복사하려면 간단히 Copy 버튼을 클릭합니다.
.
.옵션
언어 선택: 40개 이상의 언어 중에서 선택할 수 있어 비원어민 언어로 이메일을 작성하는 사용자에게 이상적입니다.
다듬기 스타일: 친근한, 공식적인 등 다양한 스타일 중에서 선택할 수 있습니다. 새로운 톤을 추가하려면 Edit Additional Options를 클릭하여 원하는 톤을 사용자 정의합니다.
장단점
✅장점
- Outlook에 완전히 통합되어 있어 복사-붙여넣기가 필요하지 않습니다.
- 다중 언어 지원
- 커뮤니케이션 요구에 맞는 다양한 다듬기 스타일을 제공합니다.
- 원래 내용과 나란히 비교 가능
- 특정 섹션이나 전체 이메일을 다듬을 수 있는 옵션
❌단점
- Kutools for Outlook 설치가 필요합니다.
다른 AI 도구로 이메일 다듬기
이메일 내용을 향상시키기 위해 시장에 많은 AI 도구가 있습니다. 여기에서는 비교를 위해 세 가지 인기 있는 옵션을 나열했습니다.
Grammarly
작동 방식:
실시간 문법 및 철자 검사
명확성과 톤에 대한 제안을 제공합니다.
✅장점
- 무료 데스크톱 버전 사용 가능
- 타이핑 중 즉각적인 피드백
❌단점
- 영어만 지원
- 전체 문단이나 이메일을 다듬지 않음 — 수정은 한 줄씩 수락해야 합니다.
- 다듬기 스타일에 대한 제한된 사용자 정의
ChatGPT
작동 방식:
이메일 내용을 ChatGPT에 복사합니다.
다듬기를 위한 사용자 정의 프롬프트를 입력합니다 (예: “이 이메일을 전문성과 명확성 있게 다듬어주세요”).
정제된 내용을 다시 Outlook에 복사합니다.
✅장점
- 무료 온라인 버전
- 고도로 사용자 정의 가능한 다듬기 스타일
❌단점
- 플랫폼 간 복사-붙여넣기가 필요하여 작업 시간이 증가
- 대량의 이메일 다듬기에 적합하지 않음
- 민감한 정보 처리 시 개인정보 보호 우려
QuillBot
작동 방식:
이메일 내용을 QuillBot의 에디터에 붙여넣습니다.
재작성 스타일을 선택합니다 (공식적, 창의적, 간결한 등).
✅장점
- 다중 언어 지원
- 다양한 재작성 및 다듬기 스타일 제공
❌단점
- 수동 복사 및 붙여넣기가 필요
- 여러 이메일을 한 번에 다듬기에 비효율적
- 제한된 무료 버전
결론
AI로 이메일을 다듬는 것은 시간을 절약할 뿐만 아니라 커뮤니케이션의 명확성과 전문성을 보장합니다. Outlook의 Editor는 기본적인 수정에 적합하며 Grammarly, ChatGPT, QuillBot과 같은 도구는 일부 유연성을 제공하지만, Kutools for Outlook의 AI 어시스턴트는 Outlook과의 원활한 통합, 다중 언어 지원 및 고급 사용자 정의로 인해 돋보입니다.
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