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Outlook 에서 부재 중 시 자동 회신을 빠르게 생성하기

작성자Siluvia수정 날짜

때때로 사무실을 비우거나 휴가를 가야 하지만 부재 중에도 Outlook 을 통해 이메일을 받아야 할 때가 있습니다. 이메일을 받았을 때 답장을 보내는 것은 예의입니다. 따라서 일반적으로 Outlook 에서 외근 중 자동 답장을 설정해야 합니다. 그러나 일반적으로 Outlook 에서 자동 회신을 설정하는 것은 너무 복잡하고 번거롭습니다。 하지만Kutools for Outlook자동 답장유틸리티를 사용하면 부재 중일 때 각 계정별로 자동 응답 템플릿을 쉽게 설정할 수 있습니다。

Outlook 에서 부재 중 시 자동 회신 생성하기


Outlook 에서 Exchange 서버 없이 외근 중 자동 회신 생성하기

Outlook 에서 외근 중 자동 답장을 쉽게 다음과 같이 설정할 수 있습니다。

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1. 자동 답장유틸리티를 활성화하려면Kutools  Plus>답장>자동 응답 활성화을 클릭하세요。 스크린샷 참조:

자동 회신 기능 클릭

2. 나타난자동 회신창에서 다음 작업을 구성합니다:

  • 계정 선택패널에서 자동 회신을 설정할 계정 하나를 선택합니다;
  • 제목 접두사 제거을제목 접두사 제거텍스트 상자에 입력하면, 이 텍스트가 답장 메시지 제목 앞에 추가됩니다;
  • 이메일 본문을텍스트편집 상자에 작성합니다。 (기본적으로 자동 답장 메시지가 이미)텍스트편집 상자에 제공되지만 필요에 따라 직접 메시지를 작성할 수도 있습니다。)
  • 마지막으로적용을 클릭하여 이 템플릿을 저장합니다。

대화 상자에서 작업 구성

3. 이제 지정한 계정에 대한 이메일 템플릿이 성공적으로 생성되었습니다。

4. Outlook 에 자동 회신을 설정해야 하는 다른 이메일 계정이 더 있다면단계 2을 따라 다른 계정의 이메일 템플릿 설정을 계속 진행하세요。

: Outlook 에 여러 이메일 계정이 있는 경우 마우스 오른쪽 버튼 메뉴를 사용해 특정 계정을 빠르게 선택할 수 있습니다。
오른쪽 클릭 메뉴의 추가 옵션
  • 모두 선택: Outlook 의 모든 계정을 선택합니다。
  • 모두 선택 해제: Outlook 의 모든 계정 선택을 해제합니다。
  • 반전: 현재 선택의 상태를 반대로 변경합니다。 예를 들어, 한 계정이 현재 선택되어 있는 경우 ‘반전’을 클릭하면 해당 계정의 선택이 해제되고 나머지 모든 계정이 선택됩니다。
  • 위로 선택: 현재 선택된 계정을 포함하여 그 위에 있는 계정들을 선택합니다。
  • 아래로 선택: 현재 선택된 계정을 포함하여 그 아래에 있는 계정들을 선택합니다。

5. 각 계정에 대한 이메일 템플릿 설정이 완료되면확인을 클릭합니다。 그러면 프롬프트 창이 나타나며버튼을 클릭하여 이자동 회신기능을 활성화하세요。

예 버튼을 클릭하여 이 자동 회신 기능을 활성화합니다

이제 자동 답장이 활성화된 계정이 이메일을 수신하면 사전 설정된 템플릿에 따라 자동으로 응답합니다。

팁:

템플릿 가져오기:

다른 이메일 템플릿을템플릿상자에 가져오려면 계정 하나를 선택한 후중요 템플릿가져오기 버튼을 상단의 리본에서템플릿섹션 내에서 클릭합니다。파일 선택창에서 가져올 이메일 템플릿을 선택한 다음열기버튼을 클릭하세요。 스크린샷 참조:
가져올 템플릿 선택

이제 지정한 이메일 템플릿(제목 접두사 제거 및 본문 포함)이 선택한 계정에 성공적으로 가져와졌습니다。 스크린샷 참조:
이메일 템플릿이 선택한 계정에 가져와졌습니다

템플릿 내보내기:

나중에 사용할 수 있도록 템플릿을 내보내고 저장하려면 필요에 따라 내보낼 수 있습니다。템플릿 내보내기내보내기 버튼템플릿섹션에서 클릭합니다。파일 선택창에서 내보낸 이메일 템플릿을 저장할 위치를 선택하고파일 이름텍스트 상자에 파일 이름을 입력한 후저장버튼을 클릭하여 현재 이메일 템플릿을 저장합니다。 스크린샷 참조:
템플릿을 내보낼 폴더 선택

그러면 템플릿이 내보내기 완료되었다는 알림 창이 나타납니다。 템플릿 내보내기이 포함된 폴더를 열고 싶다면확인을 클릭하고, 그렇지 않으면취소를 클릭하세요。 스크린샷 참조:
폴더를 열지 여부를 알려주는 프롬프트 상자

다음에 적용:

현재 이메일 템플릿을 다른 계정에도 적용하려면다음에 적용적용 대상 버튼템플릿섹션에서 클릭합니다。다음에 적용대화 상자에서 템플릿을 적용할 이메일 계정을 선택한 후확인버튼을 클릭하세요。 스크린샷 참조:
템플릿을 다른 계정에 적용

현재 템플릿이 다른 계정에 성공적으로 적용되었다는 알림 창이 나타났습니다。 스크린샷 참조:
현재 템플릿이 다른 계정에 성공적으로 적용되었음을 알리는 프롬프트 상자가 표시됩니다

참고:
  1. 누군가 하루 동안 여러 번 이메일을 보내는 경우,Kutools for Outlook답장유틸리티는 첫 번째 이메일에만 답장을 보냅니다。 즉, 해당 발신자로부터 몇 통의 이메일을 받더라도 자동 답장은 단 한 번만 전송됩니다。
  2. 자동 답장기능을 끄려면,Kutools Plus>답장>자동 응답 활성화을 다시 클릭하면 유틸리티가 꺼진다는 알림 창이 나타납니다。 여기서버튼을 클릭하세요。 스크린샷 참조:
    자동 회신 스크린샷 02

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