이메일의 미래를 열다: Kutools AI Assistant로 Outlook 효율성 극대화

빠르게 변화하는 디지털 커뮤니케이션 시대에서 효율성은 매우 중요하며, 이메일을 효과적으로 관리하면 상당한 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. Kutools AI Assistant for Outlook는 워크플로우를 간소화하는 지능형 기능을 도입해 이메일 경험을 강화하는 강력한 도구입니다. 이메일 작성, 콘텐츠 번역, 메시지 회신 등 다양한 업무에서 Kutools AI는 이메일 활용 방법을 혁신적으로 변화시킬 수 있는 다양한 기능을 제공합니다. 본 튜토리얼에서는 Kutools AI Assistant for Outlook란 무엇인지, 왜 꼭 필요한 도구인지, 설치 방법, 그리고 일상적인 이메일 관리에 통합해 최대 생산성을 얻는 방법까지 자세히 안내합니다.

• 받은 이메일에서 Kutools AI 활용 예시 수신 이메일:
  • 이메일 요약
  • 빠른 회신
• 발신 이메일에서 Kutools AI 활용 예시 발신 이메일:
  • 이메일 작성
  • 작성 계속하기

• 개인 맞춤형 활용을 위해 스킬을 사용자 지정 및 추가하기
• 이메일 이력 정보를 활용하여 회신을 맞춤형으로 작성하기
• 수동/자동 모드 제어 및 표시 환경 개인 설정하기

• Kutools AI 패널에서 빠른 제어 및 접근 방법
• 스킬 박스에서 생성된 콘텐츠 관리 방법
• Kutools AI 활용을 위한 모범 사례

Kutools AI for Outlook란 무엇인가요?

Kutools AI for Outlook는 ExtendOffice에서 개발한 고급 기능으로, OpenAI 및 GoogleAI와 같은 주요 AI 모델의 기술을 일상 이메일 관리에 원활하게 통합합니다. Kutools for Outlook의100가지 이상의 도구 중 하나로, 이메일 관리 및 활용 방식을 혁신합니다. 직관적인 인터페이스에서 Kutools AI는 이메일 읽기·작성 모두에서 생산성을 높일 수 있는 강력한 기능을 제공합니다.

읽기 패널 기능 (수신 이메일 분석 및 회신 지원용)

• 요약: 길고 복잡한 이메일의 핵심 내용을 간결하게 요약해 신속하게 중요한 사항을 파악할 수 있게 합니다.
• 회신: AI를 활용해 이메일에 효율적이고 상세한 답장을 작성할 수 있습니다. (발신 이메일을 참고해 관련 정보를 반영합니다.)
• 빠른 회신: 다양한 회신 옵션을 제시하고, 선택 방향에 따라 답장을 자동으로 생성합니다. (발신 이메일을 참고해 관련 정보를 반영합니다.)
• 감사 회신: 빠르게 고마움을 전할 수 있도록 간단한 감사 편지를 자동으로 생성합니다.
• 번역: 수신 이메일을 원하는 언어로 즉시 번역해, 원활한 커뮤니케이션을 도와줍니다.
• 분석: 이메일 내용의 감정 경향을 분석하여 긍정, 부정, 중립 여부를 판단하는 데 도움을 줍니다.
• 추출: 이메일에서 이름, 장소, 날짜, 금액 등 구조화된 정보를 추출해 주요 데이터를 신속히 파악할 수 있습니다.
• 사용자 지정 스킬: 역할 프롬프트와 명령 프롬프트를 맞춤 설정하고, 추가 옵션을 더해 나만의 이메일 관리 스킬을 만들 수 있습니다.

작성 패널 기능 (발신 이메일 작성 및 다듬기용)

• 작성: AI 지원으로 이메일 초안 작성 속도를 높이고, 맞춤형 제안도 제공합니다.
• 폴리싱: 이메일 초안의 문법, 어투, 스타일을 자동으로 다듬어 전문적인 결과를 보장합니다.
• 작성 계속하기: AI가 문맥을 바탕으로 자연스러운 이어쓰기를 제안해, 초안 완성에 도움을 줍니다.
• 번역: 이메일 초안을 다른 언어로 손쉽게 번역하여, 글로벌 커뮤니케이션까지 준비할 수 있습니다.
• 확인: 이메일의 철자 및 문법 오류를 점검해 언어적 정확성도 확보할 수 있습니다.
• 확장: 이메일의 핵심 정보를 확장하고 세부 설명을 더해 더 풍부하고 자세한 내용을 제공합니다.
• 제안: 논리적 분석이나 콘텐츠 검토를 통해 논리 개선점이나 민감 내용에 대한 제안을 해줍니다.
• 사용자 지정 스킬: 역할 프롬프트와 명령 프롬프트를 직접 구성하고 추가 옵션을 더해, 고유한 이메일 관리 스킬을 만들 수 있습니다.

Outlook에 Kutools AI Assistant를 선택해야 하는 이유는 무엇인가요?

오늘날의 빠르고 변화하는 디지털 시대에는 효과적인 커뮤니케이션이 매우 중요합니다. Kutools AI Assistant는 첨단 AI 기술을 활용하여 이메일이 단순히 읽히는 것을 넘어, 마음까지 전해지고, 제대로 이해되고, 진정성 있게 소통되게 합니다. 이메일 수준을 한 단계 높이고, 모든 상호작용을 더욱 의미 있고 영향력 있게 만들어 주는 것이죠. 매일 쏟아지는 이메일을 관리하거나 중요한 한 통의 메시지에 집중할 때도 Kutools AI는 전략적인 파트너가 되어, 커뮤니케이션 경쟁에서 앞서나갈 수 있게 해줍니다. 이처럼 Kutools AI가 제공하는 주요 이점들을 소개합니다:

⏰ 시간 절약 자동화: 이메일 요약, 빠른 회신과 같은 반복적인 이메일 작업을 자동화하여, 더 중요한 업무에 집중할 수 있고 전반적인 생산성이 향상됩니다.

🌐 다재다능한 AI 통합: Kutools AI는 OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI, SenseNovaAI 등 폭넓은 AI 플랫폼을 지원하며, 최적의 모델을 선택해 정확하고 효율적으로 이메일을 관리할 수 있습니다.

🖥️ 사용자 친화적 인터페이스: 직관적이고 쉽게 탐색할 수 있는 인터페이스로, IT 수준에 관계없이 누구나 이메일 관리 및 커뮤니케이션을 손쉽게 향상시킬 수 있습니다.

🌓 듀얼 모드 기능: Kutools AI는 수동 모드와 자동 모드를 모두 제공합니다. 자동 모드에서는 이메일 요약과 빠른 회신 기능이 자동으로 실행되며, 다중 클릭 없이 간편하게 모드 전환이 가능해서 작업 환경에 맞게 맞춤 설정할 수 있습니다.

💡 사용자 지정 스킬: Kutools AI의 역할 프롬프트와 명령 프롬프트, 추가 옵션을 직접 설정해 자신의 이메일 관리 방식에 맞게 개인화된 스킬을 만들 수 있습니다. 이로써 최대한의 유연성과 효율성으로 이메일을 처리할 수 있습니다.

📚 이메일 이력 학습: 회신 생성 시, Kutools AI는 과거 이메일 이력(이메일 추가 시)을 활용해 상황에 맞는 답변을 제공합니다. 이전 대화를 기반으로 정밀한 답변을 하며, 시간이 지날수록 사용자의 커뮤니케이션 스타일에 더욱 정확하게 맞춘 개인화된 상호작용이 가능합니다.

🌍 언어 번역 기능: 고급 AI 모델을 통해 정확한 번역을 제공, 글로벌 커뮤니케이션의 장벽을 쉽고 효과적으로 허물어줍니다.

⚙️ Outlook 완벽 연동: Outlook 전용으로 설계되어 익숙한 환경 내에서 이메일 경험을 극대화하며, 직관적이고 효율적인 작업 흐름을 지원합니다.

✏️ 명확성과 전문성 강화: 첨단 언어 모델로 모든 이메일의 명확성과 전문성을 확보해 더 신뢰받는 메시지를 보낼 수 있습니다.

🔐 개인 정보 및 보안 강화: 최신 암호화 기술과 보안 프로토콜을 적용해 이메일 데이터 보호에 만전을 기하며, 커뮤니케이션의 안전에 대한 안심을 제공합니다.

향상된 이메일 효율을 위한 Kutools AI Assistant for Outlook 설정 방법

Kutools AI Assistant로 이메일 관리 경험을 혁신하는 과정은 몇 단계만 거치면 됩니다. 아래에서 Outlook에서 Kutools AI를 설정하는 단계별 가이드를 안내합니다.

1단계: Kutools AI 설치

다운로드 페이지에서 Kutools for Outlook을 다운로드 및 설치한 후 Kutools AI를 사용할 수 있습니다.

2단계: Kutools AI 활성화

1. Kutools for Outlook 설치 후 Kutools 탭으로 이동하여 AI Assistant를 클릭합니다.

2. Kutools AI Guide 대화 상자가 나타나며, Kutools AI가 제공하는 다양한 스킬을 소개합니다. 계속 진행하려면 Next 버튼을 클릭하세요.

3. 사용 전 알아두어야 할 사항이 나타나며, Next를 클릭하세요.

4. AI 제공자를 선택하고 해당 API 키를 입력하면 Kutools AI를 활성화할 수 있습니다. 완료 후 OK를 클릭하세요.

OK를 클릭하면, Outlook 창 오른쪽에 Kutools AI 패널이 나타납니다. 아래에서 사용 예시를 계속 확인하세요!

Kutools AI Assistant를 다양한 예시와 함께 워크플로우에 적용하기

이메일 요약: 긴 메시지에서 핵심 정보 추출

클라이언트로부터 다양한 프로젝트 업데이트와 요청이 담긴 긴 이메일을 받은 상황입니다. 복잡한 글을 일일이 읽지 않고 Kutools AI의 요약 기능을 활용하면 됩니다. 이메일을 열면 AI가 빠르게 중요한 정보를 요약해주며, 이를 통해 주요 내용을 단시간에 파악하고 다음 업무 우선순위를 정할 수 있어 중요한 사항을 놓치지 않고 시간을 절약할 수 있습니다.

1. Kutools AI 패널에서 읽기 패널에 있는지 확인하세요.
2. 요약하고 싶은 이메일을 선택하세요.

요약 박스에서 이메일의 핵심 내용을 간결하게 자동 생성합니다. 아래 예시처럼 결과를 확인할 수 있습니다:

빠른 회신: 즉시, 상황 맞춤형 답장 생성

처음부터 답장을 고민하는 대신, Kutools AI의 빠른 회신 기능을 활용하면 이메일의 상황을 분석하고 상세한 답장의 기준이 되는 여러 회신 옵션을 제시합니다.

1. Kutools AI 패널에서 읽기 패널에 있는지 확인하세요.
2. 회신하려는 이메일을 선택하세요. 해당 빠른 회신 스킬이 자동으로 다양한 회신 기준을 생성해서 아래처럼 보여줍니다.

   

   팁:

   • 이메일 내 텍스트를 선택하면 선택한 내용에 대한 답장이 생성되고, 그렇지 않다면 전체 이메일에 대해 답장을 만듭니다.
   • 회신 기준이 모두 적합하지 않으면, "적합하지 않습니까?" 링크를 클릭해 직접 원하는 기준을 입력할 수 있습니다.

3. 원하는 회신 기준을 선택하면 실제 답장이 생성됩니다.

4. Reply 버튼을 클릭하면, 생성된 답변이 이메일 초안에 삽입되어 검토, 편집, 발송이 가능합니다.

   

이메일 작성: AI 가이드로 첫 메시지 손쉽게 작성하기

회의 후 클라이언트에게 후속 연락을 할 때 어떻게 시작할지 고민된다면, Kutools AI의 작성 기능이 맥락에 맞는 다양한 문장과 구조를 제안해 메시지 작성을 도와줍니다. 주요 사항을 Kutools AI에 입력하면, 맞춤문장과 구성을 신속히 제시해 전문적이고 명확한 이메일을 빠르게 작성할 수 있습니다.

1. Kutools AI 패널에서 작성 패널에 있는지 확인하세요.
2. 작성 박스에 주요 사항을 입력한 뒤, 생성 버튼을 클릭하세요.
3. 삽입을 클릭하면 생성된 초안이 이메일 본문에 추가됩니다.

작성 계속하기: 중단한 이메일 이어서 완성하기

이메일을 자세히 작성하던 중, 중간에 중단하였다면 Kutools AI의 작성 계속하기 기능을 활용할 수 있습니다. AI가 미완성 초안의 맥락을 파악해 자연스럽게 이어서 작성할 수 있도록 제안과 완성 내용을 제공합니다.

작성 계속하기 기능은 다음과 같이 작동합니다: 받은 편지함에서 이메일에 회신을 시작하면, 읽기 패널이 자동으로 작성 패널로 전환됩니다. 답장을 작성하기 시작하면 작성 계속하기 기능이 초안을 자동으로 이어서 완성해줍니다. 내용이 생성되면 삽입 버튼을 클릭해 빠르게 초안에 추가하세요.

Kutools AI를 나만의 개인 비서로 만들기

스킬 추가와 개인화, 이메일 이력 학습 설정까지 다양한 기능을 통해 Kutools AI를 나만의 개인 비서로 최적화할 수 있습니다. 이러한 기능 덕분에 더욱 정확한 상황 맞춤형 답변을 받을 수 있으며, AI 스킬을 자신만의 필요에 맞게 섬세하게 조정할 수 있습니다.

• 개인 맞춤형 활용을 위해 스킬을 사용자 지정 및 추가하기
• 이메일 이력 정보를 활용하여 회신을 맞춤형으로 작성하기
• 수동/자동 모드 제어 및 표시 환경 개인 설정하기

개인 맞춤형 활용을 위해 스킬을 사용자 지정 및 추가하기

Kutools AI 패널의 하단에 스킬 라이브러리 관리 버튼이 있으며, 클릭 시 스킬 라이브러리 관리 대화 상자가 열립니다.

스킬 라이브러리 관리 대화 상자에서는 읽기 패널과 작성 패널 각각에 대한 기능을 설정할 수 있습니다.

1. 읽기 패널 또는 작성 패널을 선택해 해당 패널의 스킬을 관리하세요.
2. 각 스킬 옆 체크박스를 선택하면 Kutools AI 패널에 해당 스킬이 표시되고, 해제하면 패널에서 숨겨집니다.
3. 스킬을 선택한 후 설정을 맞춤화할 수 있습니다. 포함 내용은 다음과 같습니다.
   • 역할 프롬프트: AI가 특정 행동 및 스타일을 취하도록 유도합니다.
   • 명령 프롬프트: AI에게 특정 작업을 지시합니다.
   • 추가 옵션: 더 많은 설정을 추가할 수 있으며, 추가 옵션 버튼으로 여러 세부 설정을 적용할 수 있습니다.
4. 새로운 스킬 추가는 Add Skill 버튼을 클릭해 나만의 맞춤형 기능을 바로 생성할 수 있습니다.

이메일 이력 정보를 활용하여 회신을 맞춤형으로 작성하기

Kutools AI의 회신 스킬은 이전 이메일 대화를 학습해 활용할 수 있습니다. 과거 이메일 데이터를 로컬 DB에 저장 후 AI가 이전 소통 내용을 분석하여, 보다 정확하고 맥락을 반영한 답장을 생성합니다.

이메일 학습에 과거 이메일을 직접 추가하거나, 자동 추가 기능을 활성화 해 이메일 발송 후 즉시 학습에 포함할 수 있습니다. 이를 통해 AI가 보다 빠르게 사용자 패턴을 익힙니다.

수동 추가

1. Kutools AI 패널의 회신 혹은 빠른 회신 박스에서 이메일 학습 버튼을 클릭하세요.

2. 수동 추가 버튼을 클릭하세요.

3. 뜨는 수동 추가 대화 상자에서 원하는 이메일을 선택하고 OK를 클릭하세요.

• 계정의 모든 이메일을 선택하려면, 계정 앞 체크박스를 체크하세요.
• 개별 이메일을 선택하려면, 이메일 앞에 있는 체크박스를 사용하세요.
• 최근 한 달간의 이메일을 선택하려면, '지난 달의 이메일' 링크를 클릭하세요.
• 최근1년치 이메일을 선택하려면, '지난 해의 이메일' 링크를 클릭하세요.

4. 학습이 필요한 이메일 수를 알려주는 대화 상자가 표시됩니다. Yes를 클릭하세요.

5. 성공적으로 학습된 이메일 수를 알리는 대화 상자가 나타나면 OK를 클릭합니다.

자동 추가

Kutools AI 패널의 회신 혹은 빠른 회신 박스에서 이메일 학습 버튼을 눌러 다음 단계에 따라 진행하세요.

1. 자동 추가 체크박스를 활성화하세요.
2. 각 이메일 주소 옆 체크박스를 선택해 해당 계정으로 발송되는 이메일을 자동으로 학습에 포함할 수 있습니다.
3. 저장 버튼을 클릭하세요.

수동/자동 모드 제어 및 표시 환경 개인 설정하기

Kutools AI는 개별 사용 패턴과 작업 흐름에 따라 동작과 시각 환경을 자유롭게 맞춤 설정할 수 있습니다.

• 일부 스킬은 초기에 자동 모드로 설정되고, 일부는 수동 모드로 작동합니다. 특정 스킬의 수동/자동 모드 전환은 간단하게 전환 버튼을 스킬 박스 오른쪽 상단에서 클릭해 실행합니다.
  

  자동화 스킬 운영 방식은 읽기 패널과 작성 패널에서 약간 다르니 확인하세요:

  • 읽기 패널: 자동 모드로 설정된 스킬은 새 이메일로 이동할 때마다 자동으로 실행됩니다.
  • 작성 패널: 자동 모드에서는 초안의 선택 영역이 바뀔 때마다 스킬이 자동 실행되며, "작성 계속하기" 기능만 내용 자체 변경 시에만 실행됩니다.
  팁:

  스킬을 수동 모드로 전환한 후에는 생성 버튼을 클릭해 결과를 확인합니다. 이메일 내 텍스트를 선택하면 해당 부분만 처리하고, 선택이 없으면 전체 이메일을 처리합니다. 자동 모드에서는 이메일 선택 시 전체를 처리하지만, 일부만 처리하려면 원하는 영역을 강조 표시하고 왼쪽 하단의 다시 생성 아이콘을 클릭하세요.

• 디스플레이 환경은 단일 페이지 보기 를 선택하면 Kutools AI 패널에서 모든 스킬을 한 눈에 볼 수 있고, 탭 보기 를 선택하면, 기능을 여러 탭으로 분류해 관리할 수 있습니다.
  

Kutools AI 효율성을 극대화하는 주요 팁

Outlook에서 Kutools AI를 제대로 활용하기 위한 팁과 요령을 소개합니다:

Kutools AI 패널에서 빠르게 제어 및 접근할 수 있는 기능

읽기 패널과 작성 패널 간 전환은 Reading/Writing Panel 버튼으로 토글할 수 있습니다. 단일 페이지 보기와 탭 보기 전환은 Single Page/Tabbed View 버튼으로 토글할 수 있습니다. Kutools AI 패널에서 AI 제공자와 모델을 쉽게 변경하려면 AI 모델 사용 드롭다운을 클릭하여 선호 옵션을 선택하세요. 특정 스킬의 수동/자동 모드 전환도 전환 버튼으로 간편하게 설정할 수 있습니다. Expand content 버튼을 클릭하면 결과의 전체 내용을 볼 수 있습니다. 스킬에서 사용하는 언어는 기본적으로 Outlook 설정과 일치합니다. 필요하면 스킬 박스의 Language 드롭다운에서 변경하세요. 추가 옵션 드롭다운을 확장하면 AI가 보다 구체적인 결과를 생성하도록 유도할 수 있습니다. AI가 생성한 콘텐츠는 오류가 있을 수 있으니, 중요한 정보는 반드시 재확인하세요.

스킬 박스에서 생성된 콘텐츠로 할 수 있는 작업