이메일의 미래를 여세요： KUTOOLS AI 어시스턴트으로 Outlook 효율성 강화

디지털 커뮤니케이션이 빠르게 진행되는 현대 사회에서 효율성이 핵심이며， 이메일을 효과적으로 관리하면 상당한 시간과 노력을 절약할 수 있습니다。 여기에 등장한 것이 바로KUTOOLS AI 어시스턴트for Outlook 입니다。 이 강력한 도구는 지능형 기능을 도입하여 이메일 업무 효율을 높이고 사용자 경험을 향상시키기 위해 설계되었습니다。 이메일 초안 작성， 콘텐츠 번역 또는 메시지 회신 등 어떤 작업을 하더라도KUTOOLS AI는 이메일 상호작용 방식을 혁신할 다양한 기능을 제공합니다。 이 튜토리얼에서는KUTOOLS AI 어시스턴트for Outlook 이 무엇인지， 왜 필수 도구인지， 어떻게 설정하고 일상적인 이메일 업무에 통합하여 최대한의 생산성을 달성할 수 있는지 알아보겠습니다。

• KUTOOLS AI 을(를)수신이메일에서 사용하는 예：
  • 이메일 요약
  • 빠른 답장
• KUTOOLS AI 을(를)발신이메일에서 사용하는 예：
  • 이메일 작성
  • 계속 작성하기

• 개인화된 사용을 위한 사용자 정의 및 기술 추가
• 이메일 기록의 인사이트로 답장을 맞춤 설정
• 수동/자동 모드 제어 및 디스플레이 환경 설정 사용자 정의

• KUTOOLS AI 패널에서 빠른 제어 및 접근
• 스킬 박스에서 생성된 내용 관리
• KUTOOLS AI 사용을 위한 모범 사례

KUTOOLS AI for Outlook 란 무엇인가요？

KUTOOLS AIfor Outlook 은ExtendOffice에서 개발한 고급 기능으로， OpenAI 및GoogleAI 와 같은 최고 수준의 AI 기술을 일상적인 이메일 업무에 원활하게 통합합니다. Kutools for Outlook 에 포함된총 100 개 이상의도구 중 하나로서 이메일 관리 및 상호작용 방식을 완전히 새롭게 변화시킵니다。 직관적인 인터페이스를 통해KUTOOLS AI 는 이메일 읽기 및 작성 모두에서 생산성을 크게 향상시키는 강력한 기능을 제공합니다。 provides powerful capabilities to boost your productivity in both email reading and writing.

읽기 패널의 기능(수신 이메일 분석 및 응답용)

• 요약： 긴 이메일의 핵심 내용을 빠르게 파악할 수 있도록 간결한 요약을 제공합니다。
• 답장: 이메일에 대해 효율적이고 상세한 응답을 생성하기 위해 AI 를 활용하세요。(관련 정보를 얻기 위해 발신된 이메일을 참조할 수 있음。)
• 빠른 답장： 다양한 답장 옵션을 제시하고 사용자가 선택한 방향에 따라 응답을 생성합니다。(관련 정보를 얻기 위해 발신된 이메일을 참조할 수 있음。)
• 감사 답장： 감사를 신속하게 표현할 수 있도록 간결한 감사 편지를 생성합니다。
• 번역： 수신된 이메일을 선호하는 언어로 즉시 번역하여 원활한 커뮤니케이션을 보장합니다。
• 분석： 이메일 내용의 감정 경향을 분석하여 긍정적， 부정적 또는 중립적인 감정인지 판단하는 데 도움을 줍니다。
• 추출： 이메일에서 이름， 장소， 날짜， 금액 등 구조화된 정보를 추출하여 콘텐츠의 핵심 데이터를 빠르게 파악할 수 있도록 도와줍니다。
• 사용자 정의 스킬 ： 역할 프롬프트， 명령 프롬프트를 사용자 정의하고 추가 옵션을 설정하여 고유한 이메일 관리 요구를 충족하는 나만의 스킬을 만드세요。

작성 패널의 기능(발신 이메일 작성 및 다듬기용)

• 작성: 맞춤형 제안을 통해 AI 의 도움을 받아 이메일 초안 작성을 가속화하세요。
• 다듬기： 문법， 어조 및 스타일을 자동으로 개선하여 전문적인 마무리를 보장합니다。
• 계속 작성: AI 가 문맥 기반 제안과 완성을 제공하여 초안 작성을 계속할 수 있도록 도와줍니다。
• 번역： 이메일 초안을 다른 언어로 쉽게 번역하여 글로벌 독자를 위한 준비를 완료하세요。
• 검사： 이메일의 맞춤법 및 문법 오류를 검사하고 수정하여 언어 정확성을 확보하세요。
• 확장： 이메일의 핵심 정보를 확장하고 보다 포괄적인 콘텐츠를 위해 상세한 설명을 제공합니다。
• 제안： 논리 분석 또는 콘텐츠 검토을 통해 논리적 개선 사항이나 민감한 콘텐츠에 대한 제안을 제공합니다。
• 사용자 정의 스킬 ： 역할 프롬프트， 명령 프롬프트를 사용자 정의하고 추가 옵션을 설정하여 고유한 이메일 관리 요구를 충족하는 나만의 스킬을 만드세요。

Outlook 에서 KUTOOLS AI 어시스턴트를 선택해야 하는 이유는 무엇인가요？

오늘날 빠르게 변화하는 디지털 환경에서 효과적인 커뮤니케이션이 핵심입니다。KUTOOLS AI 어시스턴트은 최첨단 AI 기술을 활용하여 사용자의 이메일이 단순히 읽히는 것을 넘어 공감되고， 이해되며， 감사하게 만듭니다。 이는 이메일 역량을 한 단계 끌어올려 모든 소통을 더욱 의미 있고 강력하게 만들어 줍니다。 매일 쏟아지는 수많은 이메일을 관리하든， 단 하나의 중요한 메시지에 집중하든，KUTOOLS AI는 커뮤니케이션 경쟁에서 앞서 나갈 수 있도록 전략적 파트너가 되어 드립니다。 다음은주요 장점입니다。KUTOOLS AI가 제공하는 기능들입니다：

⏰시간 절약 자동화：이메일 요약 및 빠른 답장과 같은 반복적인 이메일 작업을 자동화하여 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 시간을 확보하고 전체 생산성을 높여 줍니다。

🌐다양한 AI 통합 지원：KUTOOLS AI은 OpenAI， GoogleAI， ZhipuAI， DashScopeAI， BaiduAI， SenseNovaAI 등 다양한 AI 플랫폼을 지원하여 정확하고 효율적인 이메일 관리를 위한 최적의 AI 모델을 자유롭게 선택할 수 있습니다。

🖥️직관적인 사용자 인터페이스：모든 기술 수준의 사용자가 쉽게 탐색하고 활용할 수 있는 직관적인 인터페이스를 제공하여 이메일 관리 및 커뮤니케이션 역량을 손쉽게 향상시킬 수 있습니다。

🌓듀얼 모드 기능：KUTOOLS AI는수동 모드와자동 모드를 모두 제공합니다。 자동 모드에서는 이메일 요약 및 빠른 답장 등의 작업이 자동으로 생성됩니다。 단 한 번의 클릭으로 모드 간 전환이 원활하게 이루어져 사용자의 워크플로우에 맞게 도구를 자유롭게 조정할 수 있습니다。

💡맞춤형 스킬：KUTOOLS AI 을직접 만든 스킬로 사용자의 고유한 이메일 관리 요구사항에 맞게 조정할 수 있습니다. 역할 프롬프트, 명령 프롬프트 및 추가 옵션을 사용자 정의하여 AI 가 원하는 방식으로 정확히 작동하도록 설정함으로써 이메일 처리의 유연성과 효율성을 극대화할 수 있습니다。

📚이메일 히스토리 학습：답장을 생성할 때，KUTOOLS AI은 과거 이메일 상호작용 내역(히스토리 이메일을 추가한 경우)을 활용하여 맥락을 반영한 답변을 제공합니다。 이로 인해 이전 대화 내용을 바탕으로 정확한 응답이 가능하며， 시간이 지날수록 사용자의 커뮤니케이션 스타일에 맞춰 더욱 정교하고 개인화된 상호작용이 이루어집니다。

🌍언어 번역 기능：정교한 번역 모델을 통해 언어 장벽을 해소하고 글로벌 커뮤니케이션을 손쉽게 만들어 줍니다。

⚙️Outlook 과의 원활한 통합：Outlook 전용으로 설계되어 익숙한 환경 내에서 이메일 경험을 향상시키며 직관적이고 효율적인 워크플로우를 보장합니다。

✏️명확성과 전문성 강화：고급 언어 모델을 활용하여 작성하는 모든 메시지가 명확하고 전문적으로 전달되도록 최적화합니다。

🔐강화된 개인정보 보호 및 보안：최신 암호화 및 보안 프로토콜을 적용하여 이메일 데이터를 안전하게 보호하고 커뮤니케이션의 안정성에 대한 확신을 제공합니다。

Outlook 에서 이메일 효율성을 높이기 위해 KUTOOLS AI 어시스턴트을 설정하는 방법은？

KUTOOLS AI 어시스턴트로 이메일 경험을 혁신하는 것은 몇 단계만으로 가능합니다. 여기서는 Outlook 에KUTOOLS AI 을 설정하는 단계별 가이드를 안내해 드립니다。

1 단계： KUTOOLS AI 설치하기

다음의다운로드 페이지로 이동하여Kutools for Outlook을 다운로드 및 설치하고KUTOOLS AI을 시작하세요。

2 단계： Kutools AI 활성화 활성화하기

1. Kutools for Outlook 을 설치한 후，리본 메뉴에서Kutools탭으로 이동하여AI 도우미을 클릭하세요。

2. AI 이메일 도우미 가이드대화 상자가 나타납니다。 이 화면에서는KUTOOLS AI가 제공하는 스킬들을 소개합니다。 계속하려면다음버튼을 클릭하세요。

3. 이용 약관창이 나타납니다。다음을 클릭하세요。

4. 이제KUTOOLS AI을 활성화할 수 있습니다。AI 제공자을 선택하고 해당API 키을 입력하세요。 완료되면확인을 클릭하세요。

확인을 클릭하면，Outlook 창 우측에KUTOOLS AI패널이 아래 그림과 같이 나타납니다。 사용 예시는 계속해서 확인하세요！

실제 워크플로우에서 KUTOOLS AI 어시스턴트 사용 예시

이메일 요약： 긴 메시지에서 핵심 포인트 추출

클라이언트로부터 프로젝트 업데이트 및 요청 사항이 담긴 긴 이메일을 받았다고 가정해 보세요。 복잡한 본문을 일일이 읽는 대신，KUTOOLS AI의요약스킬을 활용할 수 있습니다. 이메일을 열자마자 AI 가 신속하게 핵심 정보만을 간결하게 요약해 주므로， 주요 내용을 빠르게 파악하고 다음 단계를 우선순위에 따라 처리할 수 있습니다。 이를 통해 소중한 시간을 절약하고 중요한 세부 사항을 놓치지 않을 수 있습니다。

1. KUTOOLS AI패널에서읽기 창에 있는지 확인하세요。
2. 요약하려는 이메일을 선택하세요。

아래 그림과 같이요약상자에 이메일의 주요 내용을 간략하게 자동 생성합니다。

빠른 답장： 맥락을 반영한 즉각적인 답장 생성

처음부터 답장을 작성하는 데 시간을 들이지 않아도 됩니다。KUTOOLS AI의빠른 답장스킬이 이메일의 맥락을 분석하여 상세한 답장을 위한 여러 가지 응답 초안을 제안해 줍니다。

1. KUTOOLS AI패널에서읽기 창에 있는지 확인하세요。
2. 답장을 원하는 이메일을 선택하세요。 그러면빠른 답장기능이 아래와 같이 여러 가지 답장 초안을 자동으로 생성합니다。

   

   팁:

   • 이메일에서 텍스트를 선택하면 선택한 콘텐츠에 답장하고， 그렇지 않으면 전체 이메일에 답장합니다。
   • 답장 근거가 적절하지 않은 경우 “적합하지 않나요？“ 링크를 클릭하여 직접 원하는 근거를 입력할 수 있습니다。

3. 답장을 생성하려면 답장 기준 중 하나를 선택하세요。

4. 답장버튼을 클릭하세요。 생성된 답장이 이메일 초안에 삽입되어 검토， 편집 및 발송할 준비가 됩니다。

   

이메일 작성: AI 의 도움으로 첫 메시지 작성

회의 후 클라이언트에게 후속 조치 이메일을 보내야 하지만 어떻게 시작해야 할지 막막할 때，KUTOOLS AI의작성스킬이 맥락 기반의 제안을 통해 메시지 작성을 도와줍니다。KUTOOLS AI에 핵심 포인트를 입력하면， 요구사항에 맞춘 문구와 구조를 제안하여 전문적이고 명확한 이메일을 빠르게 작성할 수 있습니다。

1. KUTOOLS AI패널에서작성 패널에 있는지 확인하세요。
2. 작성상자에 핵심 포인트를 입력한 후생성버튼을 클릭하세요。
3. 생성된 초안을 이메일 본문에 추가하려면삽입을 클릭하세요。

이메일 계속 작성： 중단된 부분부터 이어서 작성

상세한 이메일 작성을 시작했지만 중간에 방해를 받아 미완성 상태로 남겨두어야 했다면， 다시 돌아왔을 때KUTOOLS AI의계속 작성스킬이 중단된 부분부터 이어서 작성하는 데 도움을 줍니다. AI 는 미완성 초안의 맥락을 분석하여 메시지를 마무리할 수 있는 제안을 제공합니다。

계속 작성 스킬은 다음과 같이 작동합니다：받은편지함에서 이메일에 답장을 시작하면，읽기 패널이 자동으로작성 패널로 전환됩니다。 답장 작성을 시작하면，계속 작성스킬이 자동으로 초안을 이어 작성해 줍니다。 생성된 내용을 초안에 삽입하려면삽입버튼을 클릭하세요。

KUTOOLS AI 을 나만의 개인 비서로 변신시키세요

스킬을 추가하고 개인화하는 것부터 이메일 기록을 통해 AI 가 학습하도록 설정하는 것까지，KUTOOLS AI을 최적화하여 나만의 개인 비서로 만들 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 보다 정확하고 문맥을 인식한 응답을 받을 수 있으며, AI 의 스킬을 본인의 특정 요구사항에 맞게 세밀하게 조정할 수 있습니다。

• 맞춤형 및 기술 추가 개인화 사용을 위한 설정
• 이메일 기록의 인사이트로 답장을 맞춤화하세요
• 수동/자동 모드를 제어하고 표시 환경설정을 맞춤화하세요

맞춤형 및 기술 추가으로 개인화된 사용

KUTOOLS AI창 하단에스킬 라이브러리 관리버튼이 있으며， 클릭하면스킬 라이브러리 관리대화 상자가 열립니다。

스킬 라이브러리 관리대화 상자에서읽기 창과작성 창의 스킬을 구성할 수 있습니다：

1. 해당 패널의 기능을 관리하려면읽기 패널또는작성 패널을 선택하세요。
2. 기능 옆의 체크박스를 선택하면 해당 기능이 활성화되어KUTOOLS AI패널에 표시됩니다。 체크박스의 선택을 취소하면 기능이 비활성화되고 패널에서 숨겨집니다。
3. 기능을 선택하여 다음을 포함한 설정을 맞춤화할 수 있습니다：
   • 역할 프롬프트: AI 가 특정 행동 및 스타일을 취하도록 지시합니다。
   • 명령 프롬프트: AI 에게 특정 작업을 수행하도록 지시합니다。
   • 추가 옵션： 더 많은 설정을 추가할 수 있는추가버튼을 사용하여 추가로 사용자 정의할 수 있습니다。
4. 자신의 특정 요구에 맞는 새로운 기능을 추가하려면기술 추가버튼을 클릭하여 생성하세요。

이메일 기록의 인사이트로 답장을 맞춤화하세요

회신스킬은KUTOOLS AI과거 이메일 대화 내용을 학습할 수 있도록 지원합니다. 과거 이메일 데이터를 저장하는 로컬 데이터베이스를 생성함으로써 AI 는 이전 커뮤니케이션을 분석하여 보다 정확하고 문맥에 맞는 응답을 제공할 수 있습니다。

이메일 학습 기능에과거 이메일을 수동으로 추가하거나， 또는자동 추가 기능을 활성화하여이메일 발송 후 즉시 이메일 학습에 추가되도록 설정할 수 있습니다。 이를 통해 AI 시스템이 더 효과적으로 학습하고 적응할 수 있습니다。

수동 추가

1. 이메일 학습버튼을회신또는빠른 회신상자의KUTOOLS AI창에서 클릭합니다。

2. 수동 추가버튼을 클릭합니다。

3. 나타나는수동 추가대화 상자에서 학습할 이메일을 선택하고확인을 클릭합니다。

• 계정의모든 이메일을 선택하려면계정 앞의 체크박스를 선택하세요。
• 이메일을하나씩 선택하려면이메일 앞의 체크박스를 선택하세요。
• 최근1 개월 이내의 이메일을 선택하려면지난 달의 이메일링크를 클릭하세요。
• 최근1 년 동안의 이메일을 선택하려면지난 해의 이메일링크를 클릭하세요。

4. 학습해야 할 이메일 수을 안내하는 대화 상자가 나타납니다。예를 클릭합니다。

5. 성공적으로 학습된 이메일 수을 안내하는 또 다른 대화 상자가 나타납니다。확인을 클릭합니다。

자동 추가

회신이메일 학습버튼을회신또는빠른 회신상자의KUTOOLS AI창에서 클릭한 후 다음 단계를 수행합니다。

1. 자동 추가체크박스를 선택하세요。
2. 각 주소 옆의 체크박스를 선택하여 해당 주소에서 발송된 이메일이 자동으로 이메일 학습에 추가되도록 설정하세요。
3. 저장버튼을 클릭하세요。

수동/자동 모드를 제어하고 표시 환경설정을 맞춤화하세요

KUTOOLS AI은 사용자의 개별적인 선호도와 워크플로우에 맞춰 작동 방식과 시각적 인터페이스를 사용자 정의할 수 있도록 지원합니다：

• 일부 기능은 처음에자동 모드로 설정되어 있고， 다른 기능은수동 모드로 작동합니다。 특정 기능의 수동/자동 모드를 전환하려면 기능 상자의 오른쪽 상단 모서리에 있는전환버튼을 클릭하기만 하면 됩니다。
  

  읽기 패널와작성 패널의 자동화 스킬 간 차이점은 다음과 같습니다。

  • 읽기 패널：자동 모드로 설정된 기술은 새 이메일로 전환될 때마다 자동으로 실행됩니다。
  • 작성 패널：자동 모드의 기술은 초안에서 선택 항목이 변경될 때마다 자동으로 실행됩니다。 단， 「계속 작성하기」 기술은 콘텐츠 자체가 변경될 때만 실행됩니다。
  팁：

  기술을수동 모드로 전환한 후 결과를 얻으려면생성버튼을 클릭하세요。 이메일에서 텍스트를 선택한 경우 해당 기술은 선택한 콘텐츠만 처리하며， 그렇지 않으면 전체 이메일을 처리합니다。 자동 모드에서는 이메일을 선택한 후 전체 이메일을 처리합니다。 이메일의 일부분만 처리하려는 경우 원하는 부분을 강조 표시한 다음 좌측 하단 모서리에 있는다시 생성아이콘을 클릭하세요。

• 표시를 맞춤화하여단일 페이지 보기를 선택하면KUTOOLS AI패널에 모든 기능을 한 번에 표시하거나，탭 보기를 선택하여 기능을 별도의 탭으로 정리할 수 있습니다。
  

KUTOOLS AI 의 효율성을 극대화하기 위한 팁

KUTOOLS AI을 Outlook 에서 사용하기 위한 몇 가지 팁과 요령은 다음과 같습니다：

KUTOOLS AI 창에서 빠르게 제어하고 접근할 수 있는 항목

읽기 패널과(와)작성 패널간을 전환하려면읽기/작성 패널버튼을 토글하세요。 단일 페이지 보기과(와)탭 보기간을 전환하려면단일 페이지/탭 보기버튼을 토글하세요。 KUTOOLS AI 패널에서 다양한 AI 제공자 및 모델 간을 쉽게 전환하려면사용 중인 AI 모델드롭다운을 클릭하고 목록에서 원하는 옵션을 선택하세요。 특정 기술의 수동 모드와 자동 모드 간을 전환하려면 해당 기술 상자에 있는전환버튼을 클릭하기만 하면 됩니다。 필요한 경우 결과의 전체 콘텐츠를 보려면콘텐츠 확장버튼을 클릭하세요。 기술이 사용하는 언어는 기본적으로 Outlook 설정과 동일하게 적용됩니다。 기술 상자에 있는언어드롭다운에서 변경할 수 있습니다。 추가 옵션드롭다운을 확장하면 AI 가 보다 구체적인 결과를 생성하도록 안내하는 옵션을 선택할 수 있습니다。 AI 가 생성한 내용이 부정확할 수 있습니다， 중요한 정보는 반드시 검증해 주세요。

스킬 박스에서 생성된 내용으로 할 수 있는 작업