이메일의 미래를 열다: Kutools AI로 아웃룩 효율성 극대화

빠르게 변화하는 디지털 커뮤니케이션의 세계에서 효율성은 핵심이며, 이메일을 효과적으로 관리하면 상당한 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. Kutools AI for Outlook은 지능적인 기능을 도입하여 작업 흐름을 간소화함으로써 이메일 경험을 향상시키는 강력한 도구입니다. 이메일 작성을 하든, 콘텐츠를 번역하든, 메시지에 답장을 보내든, Kutools AI는 이메일과의 상호 작용 방식을 변화시킬 수 있는 다양한 기능을 제공합니다. 이 튜토리얼에서는 Kutools AI for Outlook에 대해 알아보고, 왜 이것이 필수 도구인지, 설정 방법, 그리고 최대의 생산성을 위해 일상적인 이메일 루틴에 어떻게 통합할 수 있는지 배워보겠습니다.

• Kutools AI를 사용하는 예 수신 이메일:
  • 이메일 요약
  • 빠른 회신
• Kutools AI를 사용하는 예 발신 이메일:
  • 이메일 작성
  • 계속 작성

• 개인화된 사용을 위해 기술을 사용자 정의하고 추가
• 이메일 기록에서 얻은 통찰로 답변을 맞춤 설정
• 수동/자동 모드를 제어하고 표시 기본 설정을 사용자 정의합니다.

• Kutools AI 창에서 빠른 제어 및 접근
• 기술 박스에서 생성된 콘텐츠 관리하기
• Kutools AI를 사용하기 위한 최선의 방법

Kutools AI for Outlook이란 무엇인가요?

Kutools AI for Outlook은 ExtendOffice에서 개발한 고급 기능으로, OpenAI 및 GoogleAI와 같은 선도적인 모델의 AI 기술을 일상적인 이메일 작업에 원활하게 통합합니다. Kutools for Outlook에 포함된 100개 이상의 도구로 구성된 종합적인 패키지의 일부로서, 이메일 관리 및 상호 작용 방식을 혁신적으로 변화시킵니다. 직관적인 인터페이스를 갖춘 Kutools AI는 이메일 읽기와 쓰기 모두에서 생산성을 크게 향상시키는 강력한 기능을 제공합니다.

읽기 창 패널 기술 (받은 이메일 분석 및 회신용)

• 요약: 긴 이메일의 주요 내용을 신속히 이해할 수 있는 간결한 요약을 받아보세요.
• 회신: 이메일에 대해 효율적이고 상세한 답변을 작성하는 데 AI를 활용하세요. (보낸 이메일에 관련 정보를 작성하는 것을 지원합니다.)
• 빠른 답장: 다양한 답장 옵션을 제공하고 선택한 방향에 따라 응답을 생성합니다. (보낸 이메일에 관련 정보를 작성하는 것을 지원합니다.)
• 감사 인사: 간결한 감사 편지를 생성하여 감사를 빠르게 표현할 수 있도록 도와줍니다.
• 번역: 수신 이메일을 즉시 원하는 언어로 번역하여 원활한 의사소통을 보장합니다.
• 분석: 이메일 내용의 감정적 경향을 분석하여 감정이 긍정적, 부정적 또는 중립적인지 판단하는 데 도움을 줍니다.
• 추출: 이메일에서 이름, 장소, 날짜 및 금액과 같은 구조화된 정보를 추출하여 콘텐츠의 주요 데이터를 신속하게 이해할 수 있도록 도와줍니다.
• 사용자 정의 기술 : 역할 프롬프트와 명령 프롬프트를 사용자 정의하고 추가 옵션을 추가하여 고유한 이메일 관리 요구를 충족하는 자신만의 기술을 만들어보세요.

작성 패널 기술 (발신 이메일 작성 및 개선용)

• 작성: AI 도움말을 사용하여 맞춤형 제안으로 이메일 작성 과정을 가속화하세요.
• 폴란드어: 문법, 어조 및 스타일에 대해 이메일 초안을 자동으로 개선하여 전문적인 마무리를 보장합니다.
• 계속 작성: AI가 문맥 기반 제안과 자동 완성을 제공하여 초안 작성을 계속할 수 있도록 도와줍니다.
• 번역: 이메일 초안을 다른 언어로 쉽게 번역하여 전 세계 독자를 대비할 수 있습니다.
• 검사: 이메일의 철자 및 문법 오류를 확인하고 수정하여 언어적 정확성을 보장합니다.
• 확장: 이메일의 주요 정보를 확장하고 더 포괄적인 내용을 위해 자세한 설명을 제공합니다.
• 제안: 논리적 분석 또는 내용 검토를 통해 논리적인 개선사항이나 민감한 내용에 대한 제안을 제공합니다.
• 사용자 정의 기능: 역할 프롬프트와 명령 프롬프트를 수정하고 추가 옵션을 더해 나만의 기능을 만들어 고유한 이메일 관리 필요를 충족하세요.

왜 Kutools AI를 Outlook에 사용해야 할까요?

오늘날 빠르게 변화하는 디지털 세계에서 효과적인 커뮤니케이션은 매우 중요합니다. Kutools AI는 최첨단 AI 기술을 활용하여 이메일이 단순히 읽히는 것을 넘어, 감동을 주고, 이해되며, 가치 있게 여겨지도록 합니다. 이는 이메일 소통의 수준을 한 단계 높이고, 모든 상호작용을 더 의미 있고 영향력 있게 만드는 것을 목표로 합니다. 매일 쏟아지는 많은 이메일을 관리하거나 중요한 한 통의 메시지에 집중하든, Kutools AI는 당신이 커뮤니케이션에서 앞서 나갈 수 있도록 돕는 전략적 파트너입니다. 다음은 Kutools AI가 제공하는 주요 이점들입니다.

⏰ 시간 절약 자동화: 이메일 요약 및 빠른 회신과 같은 일상적인 이메일 작업을 자동화하여 더 중요한 작업에 시간을 할애할 수 있도록 도와주며, 전체적인 생산성을 향상시킵니다.

🌐 다양한 AI 통합: Kutools AI는 OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI 및 SenseNovaAI를 포함한 광범위한 AI 플랫폼을 지원합니다. 이를 통해 정확하고 효율적인 이메일 관리를 위한 최적의 AI 모델을 선택할 수 있는 유연성을 제공합니다.

🖥️ 사용자 친화적 인터페이스: 직관적이고 탐색하기 쉬운 인터페이스를 제공하여 모든 기술 수준의 사용자가 이메일 관리와 커뮤니케이션을 간편하게 개선할 수 있습니다.

🌓 듀얼 모드 기능: Kutools AI는 수동 모드와 자동 모드를 제공합니다. 자동 모드에서는 이메일 요약 및 빠른 회신과 같은 작업이 자동으로 생성됩니다. 모드 간 전환은 한 번의 클릭으로 간편하게 이루어져, 사용자가 자신의 워크플로에 맞게 도구를 사용자 정의할 수 있습니다.

💡 사용자 정의 기술: 자신만의 기술을 생성하여 Kutools AI를 특정 이메일 관리 요구 사항에 맞게 조정하세요. 역할 프롬프트, 명령 프롬프트 및 추가 옵션을 사용자 정의하여 AI가 원하는 대로 작동하도록 보장하고, 이메일 처리에서 최대한의 유연성과 효율성을 확보하세요.

📚 이메일 기록 학습: Kutools AI는 과거 이메일 상호작용(이미 기록된 이메일을 추가한 경우)을 활용하여 답변을 생성할 때 맥락에 맞는 응답을 제공합니다. 이를 통해 이전 대화를 기반으로 정확한 답변을 제시하며, 시간이 지남에 따라 개인의 커뮤니케이션 스타일에 맞춰 더 정확하고 맞춤형 답변을 제공합니다.

🌍 언어 번역 기능: 정교한 모델을 사용하여 정확한 번역을 제공하여 언어 장벽을 허물고, 글로벌 커뮤니케이션을 원활하게 만듭니다.

⚙️ Outlook과의 완벽한 통합: Outlook 전용으로 설계되어 익숙한 환경에서 이메일 경험을 향상시키며, 직관적이고 효율적인 작업 흐름을 보장합니다.

✏️ 향상된 명확성과 전문성: 고급 언어 모델을 활용하여 이메일을 최적화하고, 보내는 모든 메시지에서 명확성과 전문성을 보장합니다.

🔐 강화된 개인정보 보호 및 보안: 최신 암호화와 보안 프로토콜을 사용하여 이메일 데이터가 안전하게 보호되도록 하여, 통신의 안전성에 대해 안심할 수 있습니다.

아웃룩의 이메일 효율성을 높이기 위해 Kutools AI를 설정하는 방법은 무엇입니까?

Kutools AI를 사용하여 이메일 경험을 변화시키는 것은 몇 가지 단계만 거치면 됩니다. 여기에서는 Outlook에서 Kutools AI를 설정하는 방법에 대한 단계별 가이드를 보여드립니다.

1단계: Kutools AI 설치

Kutools AI를 사용하려면 다운로드 페이지로 이동하여 Kutools for Outlook을 다운로드하고 설치하세요.

2단계: Kutools AI 활성화

1. Kutools for Outlook 설치 후 Kutools 탭으로 이동하여 AI를 클릭합니다.

2. Kutools AI 가이드 대화 상자가 나타납니다. 이 창에서는 Kutools AI가 제공하는 기능들을 소개합니다. 계속하려면 다음 버튼을 클릭하세요.

3. 사용 전 알아두어야 할 사항 이 나타납니다. 다음을 클릭하세요.

4. 이제 AI 제공자를 선택하고 해당 API 키를 입력하여 Kutools AI를 활성화할 수 있습니다. 완료되면 확인을 클릭하세요.

확인을 클릭한 후, Kutools AI 창이 Outlook 창의 오른쪽에 나타납니다. 아래 그림과 같습니다. 사용 방법에 대한 예제를 계속 읽어보세요!

예제를 통해 워크플로우에서 Kutools AI 사용하기

이메일 요약: 긴 메시지에서 핵심 포인트 추출

당신은 방금 받은 편지함을 열어 고객으로부터 온 긴 이메일을 발견했습니다. 이메일에는 다양한 프로젝트 업데이트와 요청 사항이 포함되어 있습니다. 복잡한 텍스트를 하나하나 읽어나가는 대신, Kutools AI의 요약 기능에 의존할 수 있습니다. 이메일을 열면 AI가 즉시 간결한 요약본을 생성하여 가장 중요한 정보를 강조해줍니다. 이를 통해 주요 내용을 빠르게 파악하고 다음 단계를 효율적으로 우선순위화할 수 있어 소중한 시간을 절약하고 중요한 세부사항을 놓치지 않을 수 있습니다.

1. Kutools AI 창에서 읽기 패널에 있는지 확인하세요.
2. 요약하려는 이메일을 선택하세요.

요약 상자는 아래에 표시된 대로 이메일의 주요 내용을 간결하게 자동으로 생성합니다.

빠른 답장: 즉시 생성되는 맥락 인식 답장

처음부터 답장을 작성하는 데 시간을 보내는 대신, Kutools AI의 빠른 답장 기능은 이메일의 맥락을 분석하고 상세한 답변을 위한 여러 가지 기본 답변을 제안해 줍니다.

1. Kutools AI 창에서 읽기 패널에 있는지 확인하세요.
2. 회신하고 싶은 이메일을 선택하세요. 빠른 회신 기술이 아래에 표시된 대로 여러 개의 회신 기준을 자동으로 생성합니다.

   

   참고:

   • 이메일에서 텍스트를 선택하면 선택한 내용에 답장합니다. 그렇지 않으면 전체 이메일에 답장합니다.
   • 적합한 답장 기준이 없을 경우, "적합하지 않나요?" 링크를 클릭하고 원하는 기준을 직접 입력할 수 있습니다.

3. 답장 기준 중 하나를 선택하여 답장을 생성합니다.

4. 답장 버튼을 클릭하세요. 응답은 이메일 초안에 삽입되어 검토, 편집 및 발송 준비가 됩니다.

   

이메일 작성: AI 지침에 따라 초기 메시지 작성하기

회의 후 고객에게 후속 조치를 취해야 하지만 어떻게 시작해야 할지 확신이 서지 않을 때, Kutools AI의 작성 기능이 도움을 줍니다. 이 기능은 맥락에 기반한 제안을 제공하여 메시지를 구성하는 데 도움을 줍니다. 주요 내용을 Kutools AI에 제공하면, 필요에 맞는 문구와 구조를 제안하여 전문적이고 명확한 이메일을 신속하게 작성할 수 있습니다.

1. Kutools AI 창에서 작성 패널에 있는지 확인하세요.
2. 작성 창에서 주요 내용을 입력하고 생성 버튼을 클릭합니다.
3. 생성된 초안을 이메일 본문에 추가하려면 삽입을 클릭하세요.

이메일 계속 작성: 중단한 부분부터 이어가기

상세한 이메일을 작성하다가 중간에 일이 생겨 미완성으로 남겨두신 적이 있으신가요? 다시 돌아왔을 때, Kutools AI의 글쓰기 계속하기 기능이 여러분이 멈췄던 부분부터 다시 시작할 수 있도록 도와드립니다. AI는 미완성된 초안의 맥락을 검토하고, 메시지를 계속해서 완성할 수 있는 제안을 제공합니다.

계속 작성 기능은 다음과 같이 작동합니다: 받은 편지함에서 이메일에 대한 답장을 시작할 때, 읽기 패널이 자동으로 작성 패널로 전환됩니다. 응답을 작성하기 시작하면 계속 작성 기능이 자동으로 초안을 이어갑니다. 내용이 생성되면 삽입 버튼을 클릭하여 빠르게 초안에 추가할 수 있습니다.

Kutools AI를 개인 비서로 전환하기

기술을 추가하고 개인화하는 것부터 이메일 기록을 통해 AI가 학습하도록 하는 것까지, Kutools AI를 최적화하여 개인 비서로 만들 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 더욱 정확하고 맥락을 이해하는 응답을 받을 수 있으며, 자신의 특정 요구에 맞게 AI의 기술을 세밀하게 조정할 수 있습니다.

• 개인화된 사용을 위한 기술 사용자 정의 및 추가
• 이메일 기록에서 얻은 통찰력을 활용하여 답변 맞춤화
• 수동/자동 모드 제어 및 표시 기본 설정 사용자 정의

개인화된 사용을 위한 기술 사용자 정의 및 추가

Kutools AI 창의 하단에는 기능 라이브러리 관리 버튼이 있으며, 클릭하면 기능 라이브러리 관리 대화 상자가 열립니다.

기술 라이브러리 관리 대화 상자에서 읽기 패널과 쓰기 패널 모두에 대한 기술을 구성할 수 있습니다:

1. 읽기 패널 또는 쓰기 패널을 선택하여 해당 패널의 기능을 관리하세요.
2. Kutools AI 창에서 스킬을 활성화하고 표시하려면 해당 스킬 옆의 체크박스를 선택하세요. 스킬을 비활성화하고 창에서 숨기려면 체크박스의 선택을 해제하세요.
3. 설정을 사용자 정의할 스킬을 선택하세요. 포함 내용:
   • 역할 프롬프트: AI가 특정 행동과 스타일을 채택하도록 지시합니다.
   • 명령 프롬프트: AI가 특정 작업을 수행하도록 지시합니다.
   • 추가 옵션: 추가 옵션 버튼을 사용하여 더 많은 설정을 추가할 수 있는 추가 사용자 정의를 허용합니다.
4. 특정 요구에 맞게 새로운 기능을 추가하려면 '기능 추가' 버튼을 클릭하세요.

이메일 기록에서 얻은 통찰로 답변 맞춤화하기

Kutools AI의 회신 기능은 과거 이메일 대화를 학습하여 지원합니다. 이전 이메일 데이터를 저장하는 로컬 데이터베이스를 생성함으로써, AI는 이전 커뮤니케이션을 분석하고, 더 정확하고 맥락에 맞는 답변을 제공하기 위해 응답의 정확성과 문맥 관련성을 향상시킵니다.

이메일 학습에 과거 이메일을 수동으로 추가할 수 있습니다. 또는 자동 추가 기능을 활성화 하여 이메일을 보내고 나면 즉시 이메일 학습에 추가되도록 하여 AI 시스템이 더 잘 학습하고 적응할 수 있도록 도울 수 있습니다.

수동 추가

1. Kutools AI 창의 회신 또는 빠른 회신 상자에서 이메일 학습 버튼을 클릭합니다.

2. 수동 추가 버튼을 클릭합니다.

3. 나타나는 수동 추가 대화상자에서 학습할 이메일을 선택하고 확인을 클릭하세요.

• 계정의 모든 이메일을 선택하려면 계정 앞의 체크박스를 선택하세요.
• 이메일을 하나씩 선택하려면 이메일 앞의 체크박스를 선택하세요.
• 지난 한 달 동안의 이메일을 선택하려면 지난 달의 이메일 링크를 클릭하세요.
• 최근 1년간의 이메일을 선택하려면 지난 해의 이메일 링크를 클릭하세요.

4. 학습이 필요한 이메일 수를 알려주는 대화 상자가 나타납니다. 예를 클릭하세요.

5. 또 다른 대화 상자가 나타나 성공적으로 학습된 이메일 수를 알려줍니다. 확인을 클릭하세요.

자동 추가

Kutools AI 창의 회신 또는 빠른 회신 상자에서 이메일 학습 버튼을 클릭한 다음 다음과 같이 진행하세요.

1. 자동 추가 확인란을 체크합니다.
2. 각 주소 옆의 체크박스를 선택하여 이메일 계정을 지정하면, 해당 계정에서 보내는 이메일이 자동으로 이메일 학습에 추가됩니다.
3. 저장 버튼을 클릭합니다.

수동/자동 모드 제어 및 표시 기본 설정 사용자 정의

Kutools AI를 사용하면 개인의 선호도와 작업 흐름에 맞게 작동 방식과 시각적 인터페이스를 사용자 정의할 수 있습니다:

• 일부 기술은 초기에 설정되어 있습니다. 자동 모드, 다른 일부는 다음에서 작동합니다 수동 모드. 특정 기술에 대해 수동 모드와 자동 모드를 전환하려면, 단순히 클릭하세요 전환 기술 상자 오른쪽 상단 모서리에 있는 버튼입니다.
  

  읽기 패널과 쓰기 패널의 자동화 기능에는 다음과 같은 차이점이 있습니다:

  • 읽기 패널: 자동 모드로 설정된 기능은 새 이메일이 전환될 때마다 자동으로 실행됩니다.
  • 작성 패널: 자동 모드에서의 기술은 '계속 작성' 기술을 제외하고 드래프트에서 선택 항목이 변경되면 자동으로 실행됩니다. '계속 작성' 기술은 본문 내용 자체가 변경될 때만 실행됩니다.
  팁:

  기술을 수동 모드로 전환한 후, 결과를 얻기 위해 생성 버튼을 클릭합니다. 이메일에서 텍스트가 선택된 경우, 해당 기술은 선택된 내용만 처리하고, 그렇지 않으면 전체 이메일을 처리합니다. 자동 모드에서는 이메일을 선택한 후 전체 이메일이 처리됩니다. 이메일의 일부만 처리하려면 원하는 부분을 강조 표시한 다음 왼쪽 하단의 재생성 아이콘을 클릭하세요.

• 표시를 사용자 정의하려면 다음 중 하나를 선택하세요 단일 페이지 보기 모든 기능을 보기 위해 Kutools AI 한 번에 창을 표시하거나, 탭 보기 기술을 별도의 탭으로 구성하기 위해.
  

Kutools AI의 효율성을 극대화하기 위한 팁

다음은 Outlook에서 Kutools AI를 사용하는 데 유용한 몇 가지 팁과 요령입니다:

Kutools AI 창에서 빠르게 제어하고 접근할 수 있는 내용

읽기 패널과 쓰기 패널 간에 전환하려면 읽기/쓰기 패널 버튼을 토글합니다. 단일 페이지 보기와 탭bed 보기 간에 전환하려면 단일 페이지/탭bed 보기 버튼을 토글합니다. Kutools AI 창에서 다양한 AI 제공자와 모델 간에 쉽게 전환하려면 사용 중인 AI 모델 드롭다운을 클릭하고 목록에서 원하는 옵션을 선택하세요. 특정 기술에 대해 수동 모드와 자동 모드를 전환하려면, 단순히 클릭하세요 전환 그 기술 상자 안의 버튼. 필요한 경우 결과의 전체 내용을 보려면 '내용 확장' 버튼을 클릭하세요. 기본적으로 스킬에서 사용하는 언어는 Outlook 설정과 일치합니다. 스킬 상자에서 언어 드롭다운을 선택하여 변경할 수 있습니다. 추가 옵션 드롭다운을 확장하면 AI가 더 구체적인 결과를 생성하도록 안내하는 옵션을 선택할 수 있습니다. AI가 생성한 내용이 정확하지 않을 수 있으므로 중요한 정보는 확인하는 것이 좋습니다.

스킬 박스에서 생성된 콘텐츠로 할 수 있는 일