아웃룩 이메일 추출: 이름, 회사, 번호 및 이메일 주소와 같은 핵심 정보 추출

Author: Sun Last Modified: 2025-08-06

오늘날 빠르게 진행되는 이메일 커뮤니케이션에서 이름, 이메일 주소, 숫자(예: 가격, 전화번호), 회사 이름과 같은 이메일에서 핵심 정보를 신속하게 추출하는 것은 매우 중요합니다. 특히 긴 이메일을 다룰 때 이러한 정보를 추출하면 사용자가 내용을 더 빨리 이해할 수 있을 뿐만 아니라 작업 효율성과 정확성을 크게 향상시킵니다. 이 튜토리얼에서는 정보 추출을 위한 세 가지 방법을 소개합니다: 수동 추출, VBA 반자동 추출, 그리고 Kutools AI 완전 자동 추출로 여러분의 필요에 맞는 최적의 접근법을 선택하는 데 도움을 줍니다.

전통적인 추출 – 수동

이메일에서 데이터를 수동으로 복사하여 붙여넣기 합니다. 간단하지만 느리고 오류가 발생하기 쉽습니다.

Kutools AI 추출 – 완전 자동화

Kutools for Outlook의 AI 어시스턴트를 사용하여 한 번의 클릭으로 데이터를 자동 추출합니다. 빠르고 정확하며 사용하기 쉽습니다.

VBA 추출 – 반자동

VBA 스크립트를 사용하여 추출을 부분적으로 자동화합니다. 코딩 기술이 필요하며 제한된 사용자 정의 옵션을 제공합니다.

전통적인 추출 – 수동

수동 추출은 가장 기본적인 방법으로, 사용자가 이메일을 열고 수동으로 핵심 정보(예: 이름, 이메일 주소, 전화번호)를 찾아 Excel이나 다른 문서에 복사하여 붙여넣어야 합니다.

1단계. 대상 이메일을 열고 내용을 읽어보세요.

2단계. 핵심 정보(예: 이름, 이메일 주소, 전화번호)를 수동으로 찾아 선택한 후 Ctrl + C를 눌러 복사하세요.

3단계. Excel이나 다른 문서로 이동하여 Ctrl + V를 눌러 붙여넣으세요.

장단점

장점

추가 도구가 필요 없습니다.
간단하고 가끔 사용하기에 적합합니다.

단점

시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬우며, 특히 많은 양의 이메일에서는 더욱 그렇습니다.
빈번한 사용이나 대규모 추출 작업에는 적합하지 않습니다.

Kutools AI 추출 – 완전 자동화

Kutools for Outlook의 AI 어시스턴트는 완전 자동화된 솔루션을 제공합니다. 고급 AI 기술을 활용하여 사용자는 한 번의 클릭으로 핵심 정보(예: 이름, 회사 이름, 전화번호, 이메일 주소)를 추출할 수 있습니다.

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1단계. Kutools for Outlook을 설치한 후 Outlook을 열고 Kutools > AI를 클릭하여 Kutools AI 기능을 활성화합니다.

참고:

Outlook에서 Kutools의 AI 기능을 처음 사용하는 경우 AI 설정 대화 상자가 나타나 AI 제공자(예: OpenAI, Google Gemini, Baidu)를 선택하고 AI 키를 입력하라는 메시지가 표시됩니다.
아직 AI 키가 없다면 Kutools AI 키를 신청하는 것을 권장합니다. 이를 통해 Kutools AI 기능을 100회 무료로 사용할 수 있습니다. Kutools AI 키를 받으려면 어떻게 해야 하나요?

2단계. 활성화된 Kutools AI 패널로 이동하여 Extract 탭을 클릭한 다음 Generate 버튼을 클릭하여 현재 이메일에서 AI로 정보를 추출합니다.

패널에 모든 핵심 정보가 추출되어 나열된 것을 확인할 수 있습니다.

3-1단계. 내용이 분류되지 않은 경우 Regenerate 버튼을 클릭하여 AI가 새로운 핵심 정보를 추출하도록 합니다.

3-2단계. 내용에 만족한다면 복사 버튼을 클릭하세요. 추출된 내용을 복사하여 원하는 곳에 붙여넣으세요.

사용자 정의

사용자는 추출할 정보 유형(예: 이름, 회사 이름, 전화번호)을 사용자 정의할 수 있습니다.

클릭하세요 기술 라이브러리 관리 버튼을 누른 후 추출 기술을 찾고 옵션 추가 버튼을 클릭하여 사용자 정의 요청을 입력하고 저장하세요.

장단점

장점

코딩 지식이 필요 없으며 사용하기 쉽습니다.
빠르고 정확한 추출이 가능합니다.
높은 사용자 정의와 유연성이 특징입니다.

단점

Kutools for Outlook 설치가 필요합니다.

VBA 추출 – 반자동

VBA(Visual Basic for Applications)는 사용자가 스크립트를 작성하여 이메일에서 특정 정보를 추출할 수 있는 반자동 방법입니다.

참고: 여기 제공된 VBA는 이메일 주소와 숫자만 추출할 수 있으며, 추출된 내용은 복사 기능 없이 대화 상자에 표시됩니다.

1단계. 대상 이메일을 열고 내용을 읽어보세요.

2단계. Alt + F11 키를 눌러 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 열고 Insert > Module을 클릭하여 새 모듈을 생성합니다.

3단계. 아래의 VBA 코드를 복사하여 새 모듈에 붙여넣습니다.

VBA: 현재 이메일에서 이메일 주소와 숫자 추출

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

4단계. 클릭하세요 실행 버튼을 누르거나 F5 키를 눌러 코드를 실행합니다.

추출된 정보를 표시하는 대화 상자가 나타납니다.

장단점

장점

수작업을 줄이고 프로그래밍 지식이 있는 사용자에게 적합합니다.
수작업을 줄이고 프로그래밍 지식이 있는 사용자에게 적합합니다.

단점

코딩 기술이 필요하며, 추출 규칙을 사용자 정의하려면 스크립트를 수정해야 합니다.
추출 결과가 정확하지 않을 수 있으며 데이터 관리가 불편할 수 있습니다.
VBA 스크립트가 손실되면 다시 작성하거나 복구해야 합니다.

방법 비교

방법	수동 추출	Kutools	VBA
사용 용이성	간단함	매우 쉬움	보통
최적의 용도	가끔 사용	빈번하거나 대규모 작업	전문 사용자
사용자 정의	없음	높은 사용자 정의 가능	제한적 (코딩 필요)
추출 속도	느림	빠름	보통
정확도	낮음	높음	보통

정보를 가끔 추출해야 하는지 아니면 대량의 이메일을 자주 처리해야 하는지에 관계없이, 이 튜토리얼에서 소개된 세 가지 방법은 여러분의 요구를 충족시킬 수 있습니다. 빠르고 정확하며 코딩이 필요 없는 솔루션을 찾고 있다면 Kutools for Outlook의 AI 어시스턴트가 최고의 선택입니다. 지금 다운로드하여 무료 체험판을 이용해보고 한 번의 클릭으로 이메일 추출의 편리함을 경험하세요!