Outlook 문법 검사기: 오류 없는 이메일 보장

전문적이고 오류 없는 이메일 작성을 효과적인 커뮤니케이션을 위해 매우 중요합니다. Outlook은 문법과 철자를 확인하기 위한 기본 도구를 제공하지만, 기능과 정확성 측면에서 특정한 제한이 있습니다. 대안적으로, Kutools for Outlook은 더 높은 정확도와 효율성을 가진 고급 AI 문법 검사기를 제공합니다. 여기에서는 이러한 도구를 사용하는 방법, 단계별 절차 및 기능 비교에 대한 종합적인 가이드를 제공합니다.

Outlook의 기본 내장 문법 검사기 사용 (제한된 정확도)

• 클래식 Outlook에서
• Outlook 365에서
• New Outlook에서

Kutools for Outlook의 AI 문법 검사기 사용 (더 높은 정확도와 효율성)

비교표

비디오: Outlook 문법 검사기

Outlook의 기본 내장 문법 검사기 사용 (제한된 정확도)

Outlook에는 기본적인 철자 및 문법 검사 기능이 포함되어 있습니다. 다음은 다양한 버전의 Outlook에서 이를 사용하는 방법입니다.

클래식 Outlook에서

Step 1. "파일" > "옵션" > "메일" > "맞춤법 및 자동 수정"을 클릭합니다.

Step 2. "Outlook에서 맞춤법을 수정할 때" 아래에서 "입력 시 문법 오류 표시" 옵션을 선택합니다. 그런 다음 "확인" > "확인"을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.

이제 이메일을 작성할 때 문법 오류가 파란색으로 밑줄이 그어집니다.

Step 3. "검토" 탭 > "맞춤법 및 문법"을 클릭합니다. 팝업 대화 상자가 나타나며, 한 번에 하나의 오류를 보여주고 수정 제안을 제공합니다.

Step 4. 오류를 "무시"하거나 "수정"한 후 다음 항목으로 이동합니다.

제한 사항

• 내장된 검사기는 밑줄이 그어진 텍스트를 직접 클릭하여 제안을 볼 수 없습니다.
• 팝업 창을 통해 한 번에 하나씩 오류를 처리해야 하므로 시간이 많이 소요될 수 있습니다.
• 문법 검사기는 많은 오류를 놓치는 경우가 많아 포괄적인 교정 작업에 신뢰할 수 없습니다. 예를 들어, "offer"와 "this"라는 단어는 명백한 문법적 오류임에도 불구하고 내장된 검사기가 이를 식별하지 못합니다.

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이 기능은 다음을 지원합니다:

• 스마트 답장: 과거 대화를 기반으로 맞춤형, 정확한 답변을 받아보세요. 바로 사용할 수 있습니다.
• 개선된 콘텐츠: 이메일 텍스트를 자동으로 다듬어 명확도와 영향력을 높여보세요.
• 손쉬운 작문: 키워드만 제공하면 AI가 나머지를 처리해 다양한 작문 스타일로 도와줍니다.
• 지능적인 확장: 맥락에 맞는 제안으로 생각을 확장하세요.
• 요약 기능: 긴 이메일의 간결한 요약본을 즉시 받아보세요.
• 글로벌 도달: 이메일을 손쉽게 다른 언어로 번역하세요.

이 기능은 다음을 지원합니다:

• 스마트 이메일 답장
• 최적화된 콘텐츠
• 키워드 기반 초안 작성
• 지능적인 콘텐츠 확장
• 이메일 요약
• 다국어 번역

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Outlook 365에서

Step 1. "파일" > "옵션" > "메일" > "맞춤법 및 자동 수정"을 클릭합니다.

Step 2. "Outlook에서 맞춤법을 수정할 때" 아래에서 "입력 시 문법 오류 표시" 옵션을 선택합니다. 그런 다음 "확인" > "확인"을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.

이제 이메일을 작성할 때 문법 오류가 파란색으로 밑줄이 그어집니다.

Step 3. 밑줄이 그어진 텍스트를 클릭하면 드롭다운 메뉴가 나타나며, 수정 제안을 볼 수 있습니다.

클릭 또는 무시하거나 수정을 적용하는 제안을 선택합니다.

대안적으로, "검토" 탭의 도구 모음에서 "편집기"를 클릭하여 "철자"와 "문법"으로 분류된 오류를 보여주는 창을 엽니다.

"문법"을 클릭하고 "편집기" 창에서 오류를 하나씩 검토하고 제안된 수정을 적용합니다.

제한 사항

• 이 버전에서는 오류를 직접 클릭하여 제안을 볼 수 있지만, 여전히 수동으로 처리해야 합니다.
• 긴 이메일의 경우 편집기 창에서 여러 오류를 검토하는 것이 지루할 수 있습니다.
• 팝업 창을 통해 한 번에 하나씩 오류를 처리해야 하므로 시간이 많이 소요될 수 있습니다.
• 문법 검사기는 많은 오류를 놓치는 경우가 많아 포괄적인 교정 작업에 신뢰할 수 없습니다. 예를 들어, "offer"와 "this"라는 단어는 명백한 문법적 오류임에도 불구하고 내장된 검사기가 이를 식별하지 못합니다.

New Outlook에서

Step 1. 메시지 본문 작성을 마친 후, 내장된 검사기가 자동으로 문법 문제를 파란색 밑줄로 표시합니다. 밑줄이 그어진 텍스트를 클릭하여 제안을 보고 수정을 선택합니다.

클릭 또는 무시하거나 수정을 적용하는 제안을 선택합니다.

대안적으로, "옵션" 탭의 도구 모음에서 "편집기" > "편집기 열기"를 클릭하여 "철자"와 "문법"으로 분류된 오류를 보여주는 창을 엽니다.

제한 사항

• New Outlook의 문법 검사기는 클래식 Outlook보다 더 간소화되었지만, 여전히 정확성과 완전성 측면에서 제한 사항을 공유합니다. 예를 들어, "Let"이라는 단어는 명백한 문법적 오류임에도 불구하고 내장된 검사기가 이를 식별하지 못합니다.

Outlook의 기본 내장 문법 검사기 사용 (제한된 정확도)

종종 오류를 놓치고 비효율적인 Outlook의 기본 문법 검사기와 달리, "Kutools for Outlook"의 "AI 문법 검사기"는 향상된 정확도와 간소화된 수정을 제공하여 최소한의 노력으로 전문적이고 오류 없는 이메일을 보장합니다.

Step 1. "Kutools for Outlook"을 다운로드하고 설치한 후, 작성 창에서 "Kutools" 탭 > "AI"를 클릭합니다.

Step 2. "Kutools AI" 창에서 "검사" 탭을 클릭한 다음 "생성" 버튼을 클릭합니다. 이 도구는 이메일을 분석하고 창에 모든 문법 및 철자 오류를 나열합니다.

Step 3. 목록의 개별 항목을 클릭하여 오류를 검토하고 수정합니다. 또는 "모두 적용"을 클릭하여 모든 오류를 한 번에 자동으로 수정합니다.

비교표

Outlook의 기본 문법 검사기는 기본적인 기능을 제공하지만, 오류를 효율적으로 식별하고 수정하는 데 부족함이 있습니다. Kutools for Outlook의 AI 문법 검사기는 더 스마트하고 빠르며 철저한 솔루션을 제공하여 오류 없는 이메일을 보장하는 최고의 선택입니다.