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Kutools for Office — 하나의 패키지. 다섯 가지 도구. 더 많은 일을 처리하세요.

Outlook 이메일을 위한 AI 요약

Author Sun Last modified

오늘날 빠르게 변화하는 업무 환경에서 이메일 소통은 필수적입니다. 이메일에서 핵심 정보를 신속하게 추출하면 효율성을 높이고 중요한 세부 사항을 놓치는 것을 방지할 수 있습니다.

예를 들어:

  • 긴 이메일을 받았을 때 모든 내용을 읽는 데 너무 많은 시간이 걸릴 수 있습니다. 빠른 요약을 통해 주요 내용을 더 빨리 파악할 수 있습니다.
  • 프로젝트와 관련된 여러 이메일을 관리할 때 각각의 이메일을 개별적으로 읽는 것은 시간이 많이 걸리고 중요한 업데이트를 놓칠 수 있습니다. 관련 이메일을 모두 요약하면 명확한 개요를 얻을 수 있고 효율성이 향상됩니다.

이 튜토리얼에서는 AI를 사용하여 단일 이메일과 여러 이메일을 효율적으로 요약하는 방법을 안내합니다.

단일 이메일 요약

대량 이메일 요약

단일 이메일 요약

단일 이메일을 요약하는 것은 일반적인 작업이며, 대부분의 AI 도구는 이를 쉽게 처리할 수 있습니다. 아래는 두 가지 권장 방법입니다.

방법 1: 온라인 AI 솔루션

빠르게 콘텐츠를 요약할 수 있는 많은 온라인 AI 도구가 있습니다. 가장 인기 있는 도구 중 하나인 ChatGPT를 예로 들어 사용 방법을 설명하겠습니다.

1단계. Outlook에서 이메일을 열고, 텍스트를 선택하고 복사합니다 (단축키: "Ctrl" + "C").

2단계. ChatGPT 또는 유사한 AI 도구로 이동하여 이메일 내용을 붙여넣고, "아래 내용을 요약해주세요:"와 같은 프롬프트를 입력한 후 "보내기" 버튼을 클릭합니다. oc-gpt-send-button.

doc-copy-to-gpt

AI는 간결한 요약을 생성합니다. 필요에 따라 복사하여 사용하세요.

제공된 요약에 만족하지 않으면 요구 사항을 추가하고 새로운 요약을 요청할 수 있습니다.

장점 및 단점

✔️장점

  • 대부분의 온라인 AI 도구는 무료로 사용할 수 있습니다.
  • 소프트웨어 설치 없이 즉시 사용 가능합니다.

❌단점

  • 매번 이메일을 복사해서 붙여넣는 것이 번거로울 수 있으며, 특히 여러 이메일의 경우 더욱 그렇습니다.
  • 개인 정보 위험이 있을 수 있습니다. 이메일 내용을 제3자 AI 도구에 붙여넣으면 데이터 노출이 발생할 수 있습니다.

방법 2: Kutools for Outlook의 내장형 AI 패널

"Kutools for Outlook"은 복사-붙여넣기를 필요로 하지 않고 자동으로 이메일 내용을 요약하는 "AI 패널"을 제공합니다.

Outlook의 비효율성에 작별을 고하세요! Kutools for Outlook로 대량 이메일 처리가 더욱 쉬워졌습니다 - 이제 무료 AI 기능도 함께 제공됩니다! Kutools for Outlook을 지금 다운로드하세요!!

1단계. Kutools for Outlook을 설치하고, Outlook을 열고, "Kutools" > "AI"를 클릭하여 "Kutools AI 패널"을 활성화합니다.

doc-click-AI
참고:

  • Outlook에서 Kutools의 AI 기능을 처음 사용하는 경우, "AI 설정" 대화 상자가 나타나며, "AI 제공자"(예: OpenAI, Google Gemini, Baidu)를 선택하고 "AI 키"를 입력하라는 메시지가 표시됩니다.

    doc-configure-settings

  • 아직 AI 키가 없는 경우, Kutools AI 키를 신청하는 것을 권장합니다. 이를 통해 Kutools AI 기능을 100회 무료로 사용할 수 있습니다. Kutools AI 키를 어떻게 받을 수 있나요?

Kutools AI 패널이 이제 활성화되었습니다. "요약" 탭을 클릭하면 현재 이메일에 대한 요약이 자동으로 생성됩니다. 다음 이메일로 이동하면 새 요약이 자동으로 생성됩니다.

요약을 수동으로 생성하려면 "자동 모드"를 비활성화하고 "수동 모드"로 전환하면, "생성" 버튼을 클릭할 때만 요약이 생성됩니다.

doc-auto-mode

3단계. 내용이 만족스럽지 않으면 "재생성" 버튼을 클릭합니다. doc-regenerate AI가 새로운 핵심 정보를 추출하도록 합니다. 내용이 만족스러우면 "복사" 버튼을 클릭합니다. doc-copy-button 추출된 내용을 복사하여 원하는 곳에 붙여넣습니다.

사용자 정의

  • 요약 언어 선택: 원하는 요약 언어를 선택하세요. 40개 이상의 언어가 지원되므로 필요에 맞는 언어로 요약을 생성할 수 있습니다.

    doc-select-language

  • 요약 스타일 선택: 기본적으로 네 가지 미리 정의된 요약 스타일 중에서 선택할 수 있습니다.

    doc-select-summary-style

  • 요약 스타일 사용자 정의 또는 추가: 사용자는 요약 선호도를 개인화할 수 있습니다.

    "기술 라이브러리 관리" 버튼을 클릭합니다. doc-skill-library-management-button요약 기술을 찾아 "옵션 추가" 버튼을 클릭하여 사용자 정의 요청을 입력합니다. 선호도를 저장하여 요약 출력을 자신의 필요에 맞게 조정하세요.

    add-options
장점 및 단점

✔️장점

  • 복사-붙여넣기가 필요 없는 자동 요약.
  • Outlook에 직접 통합되어 플랫폼 간 전환 없이 사용 가능.
  • 다양한 언어를 지원하여 외국어 이메일을 이해하기 쉽게 만듭니다.
  • 요약 스타일과 포함될 핵심 정보를 사용자 정의할 수 있습니다.

❌단점

  • Kutools for Outlook 설치가 필요합니다.

대량 이메일 요약

온라인 AI 도구를 사용하여 여러 이메일을 하나씩 요약할 수 있지만, 이 과정은 비효율적입니다. Kutools for Outlook의 "AI 요약 도구"는 이러한 목적을 위해 특별히 설계되었습니다.

Kutools for Outlook의 고급 AI 요약 도구

Outlook의 비효율성에 작별을 고하세요! Kutools for Outlook로 대량 이메일 처리가 더욱 쉬워졌습니다 - 이제 무료 AI 기능도 함께 제공됩니다! Kutools for Outlook을 지금 다운로드하세요!!

1단계. Kutools for Outlook을 설치하고, Outlook을 열고, "Kutools" > "AI 요약"을 클릭하여 Kutools AI 요약 기능을 활성화합니다.

doc-click-ai-summary
참고:

  • Outlook에서 Kutools의 AI 기능을 처음 사용하는 경우, "AI 설정" 대화 상자가 나타나며, "AI 제공자"(예: OpenAI, Google Gemini, Baidu)를 선택하고 "AI 키"를 입력하라는 메시지가 표시됩니다.

    doc-configure-settings

  • 아직 AI 키가 없는 경우, Kutools AI 키를 신청하는 것을 권장합니다. 이를 통해 Kutools AI 기능을 100회 무료로 사용할 수 있습니다. Kutools AI 키를 어떻게 받을 수 있나요?

2단계. "AI 작업 요약 1단계" 대화 상자에서 요약할 이메일의 "원하는 날짜 범위"를 선택하고 요약에 포함할 이메일이 있는 "폴더"를 선택합니다. 그런 다음 "다음" 버튼을 클릭합니다.

doc-ai-summary-select-date-rarnge-and-folder

3단계. 선택한 폴더에서 지정된 날짜 범위 내의 모든 이메일이 목록에 표시됩니다. 특정 이메일을 선택하여 요약을 더 정확하게 조정할 수 있습니다. 그런 다음 "언어"와 "요약 스타일"을 선택하고 "요약 시작"을 클릭합니다.

doc-select-email-and-language-style

이제 요약이 생성되었습니다.

doc-start-summary

요약이 만족스럽지 않으면 "다시 요약"을 클릭하여 새로운 요약을 받으세요.

doc-new-summary

요약에 만족한다면 "복사"를 클릭하여 필요한 곳에 붙여넣으세요. 또는 "내보내기"를 클릭하여 요약을 TXT 또는 PDF 파일로 저장할 수 있습니다. "새 이메일"을 클릭하여 새 메시지 창을 열고 요약을 자동으로 본문에 삽입할 수도 있습니다.

doc-satify
장점 및 단점

✔️장점

  • 여러 이메일의 일괄 요약으로 상당한 시간 절약.
  • 사용자 정의 가능한 요약 스타일과 언어.
  • 비교가 용이한 여러 요약 버전 생성.
  • 편집 가능한 요약, PDF 및 텍스트 파일로 내보내기 옵션 제공.

❌단점

  • Kutools for Outlook 설치가 필요합니다.

비교표: 어떤 방법을 선택해야 할까요?

기능 온라인 AI 도구 Kutools AI 패널 Kutools AI 요약
사용 사례 단일 이메일 단일 이메일 여러 이메일
자동화 ❌아니요, 수동 복사 필요 ✅예 ✅예
다중 언어 지원 AI 도구에 따라 다름 ✅예 ✅예
사용자 정의 요약 스타일 ❌기본만 가능 ✅예 ✅예
일괄 요약 ❌아니요 ❌아니요 ✅예
Outlook에 통합 ❌아니요 ✅예 ✅예
개인 정보 보호 및 보안 ❌데이터 노출 위험 ✅안전 ✅안전
결론
  • 단일 이메일만 요약해야 하는 경우, Kutools AI 패널이 가장 효율적인 선택입니다. 이 도구는 복사-붙여넣기 없이 자동으로 이메일을 요약합니다.
  • 여러 이메일을 요약해야 하는 경우, Kutools AI 요약이 최선의 선택입니다. 한 번에 여러 이메일을 처리하여 시간을 절약할 수 있습니다.
  • 플러그인을 설치하지 않으려면 온라인 AI 도구를 사용할 수 있지만, 수작업이 필요합니다.

Kutools for Outlook은 이제 AI 요약 기능을 포함한 100개 이상의 무료 도구를 제공합니다! 지금 다운로드하여 이메일 관리 효율성을 높이세요!

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