Outlook 이메일을 위한 AI 요약

오늘날 빠르게 변화하는 업무 환경에서 이메일 커뮤니케이션은 필수적입니다。 이메일에서 핵심 정보를 빠르게 추출하면 업무 효율성이 향상되고 중요한 세부 사항을 놓치는 것을 방지할 수 있습니다。

예를 들어：

• 긴 이메일을 받을 때 전체 내용을 읽는 데 시간이 많이 소요됩니다。 간단한 요약을 통해 핵심 내용을 더 빠르게 파악할 수 있습니다。
• 프로젝트와 관련된 여러 이메일을 관리할 때 각 이메일을 개별적으로 읽는 것은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 중요한 업데이트를 놓칠 수도 있습니다。 관련 이메일 전체를 한 번에 요약하면 명확한 개요를 얻고 효율성을 높일 수 있습니다。

이 튜토리얼에서는 단일 및 여러 이메일을 모두 효율적으로 요약하는 방법을 안내합니다。

단일 이메일 요약

• 방법 1: 온라인 AI 솔루션
• 방법 2: Kutools for Outlook 의 내장형 AI 창

대량 이메일 요약

• Kutools for Outlook 의 고급 AI 요약 도구

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단일 이메일 요약

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단일 이메일 요약은 일반적인 작업이며 대부분의 AI 도구로 쉽게 처리할 수 있습니다。 아래에 두 가지 권장 방법을 소개합니다：

방법 1: 온라인 AI 솔루션

내용을 빠르게 요약할 수 있는 다양한 온라인 AI 도구가 있습니다. 여기서는 가장 인기 있는 도구 중 하나인 ChatGPT 를 예로 사용 방법을 설명합니다：

1 단계 1. Outlook 에서 이메일을 열고 텍스트를 선택한 후 복사합니다(「Ctrl」 + 「C」 단축키 사용)。

2 단계 2. ChatGPT 또는 유사한 AI 도구로 이동하여 이메일 내용을 붙여넣고 「다음 내용을 요약하세요:」와 같은 프롬프트를 입력한 후 「전송」 버튼을 클릭합니다.

AI 가 간결한 요약을 생성합니다。 필요에 따라 복사하여 사용하세요。

제공된 요약이 만족스럽지 않다면 추가 요구사항을 입력하여 새로운 요약을 생성하도록 요청할 수 있습니다。

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방법 2: Kutools for Outlook 의 내장형 AI 창

「Kutools for Outlook」에는 복사-붙여넣기 없이 이메일 내용을 자동으로 요약하는 「AI 창」이 제공됩니다。

1 단계 1. Kutools for Outlook 을 설치하고 Outlook 을 연 다음 「Kutools」 > 「AI」를 클릭하여 「KUTOOLS AI 창」을 활성화합니다。

KUTOOLS AI 창이 이제 활성화되었습니다。 「요약」 탭을 클릭하면 현재 이메일에 대한 요약이 자동으로 생성됩니다。 다음 이메일로 이동하면 새 요약이 자동으로 생성됩니다。

요약을 수동으로 생성하고 싶다면 「자동 모드」를 비활성화하고 「수동 모드」로 전환하세요。 그러면 「생성」 버튼을 클릭할 때만 요약이 생성됩니다。

3 단계 3. 내용이 만족스럽지 않다면 「재생성」 버튼을 클릭하여AI 가 새로운 핵심 정보를 추출하도록 하세요。 내용이 만족스럽다면 「복사」 버튼을 클릭하여추출된 내용을 복사한 후 원하는 위치에 붙여넣으세요。

사용자 정의

• 요약 언어 선택: 원하는 요약 언어를 선택하세요. 40 개 이상의 언어를 지원하므로 필요에 가장 적합한 언어로 요약을 생성할 수 있습니다。

  

• 요약 스타일 선택： 기본적으로 네 가지 사전 정의된 요약 스타일이 제공됩니다。

  

• 요약 스타일 사용자 정의 또는 추가： 사용자는 요약 설정을 개인화할 수 있습니다。

  「스킬 라이브러리 관리」 버튼을 클릭한 후， 요약 스킬을 찾아 「추가」 버튼을 눌러 사용자 정의 요청을 입력하세요。 설정을 저장하면 요구사항에 맞는 요약 결과를 얻을 수 있습니다。

  

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대량 이메일 요약

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온라인 AI 도구를 사용하여 여러 이메일을 하나씩 요약할 수도 있지만 이 과정은 비효율적입니다. Kutools for Outlook 의 「AI 요약 도구」는 이러한 목적을 위해 특별히 설계되었습니다。

Kutools for Outlook 의 고급 AI 요약 도구

1 단계 1. Kutools for Outlook 을 설치하고 Outlook 을 연 다음 「Kutools」 > 「AI 요약」를 클릭하여 KUTOOLS AI 요약 기능을 활성화합니다。

2 단계 2. 「AI 작업 요약」 대화 상자의 「2단계 1」에서 이메일 요약에 사용할 「원하는 날짜 범위」을 선택하고 요약에 포함할 이메일이 있는 「폴더」를 선택한 후 「다음」 버튼을 클릭합니다。

3 단계 3. 선택한 폴더 내 특정 날짜 범위에 해당하는 모든 이메일이 목록으로 표시됩니다。 특정 이메일만 선택하여 더 정확한 요약을 생성할 수 있습니다。 그런 다음 「언어」와 「요약 스타일」을 선택하고 「요약 시작」을 클릭합니다。

이제 요약이 생성되었습니다。

요약이 만족스럽지 않다면 「다시 요약」을 클릭하여 새 요약을 생성하세요。

요약이 만족스럽다면 「복사」를 클릭하여 필요한 위치에 붙여넣으세요。 또는 「내보내기」를 클릭하여 요약을 TXT 또는 PDF 파일 형식으로 저장할 수 있습니다。 또한 「새 이메일」을 클릭하여 요약이 자동으로 이메일 본문에 삽입된 새 메시지 창을 열 수도 있습니다。

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비교표： 어떤 방법을 선택해야 할까요？

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기능	온라인 AI 도구	KUTOOLS AI 창	KUTOOLS AI 요약
사용 사례	단일 이메일	단일 이메일	여러 이메일
자동	❌아니요， 수동 복사 필요	✅예	✅예
다국어 지원	AI 도구에 따라 다름	✅예	✅예
사용자 정의 요약 스타일	❌기본형만 제공	✅예	✅예
일괄 요약	❌아니요	❌아니요	✅예
Outlook 에 통합됨	❌아니요	✅예	✅예
개인정보 보호 및 보안	❌데이터 노출 위험	✅안전함	✅안전함

결론

• 단일 이메일만 요약해야 하는 경우 KUTOOLS AI 창이 가장 효율적인 선택입니다。 복사-붙여넣기 없이 자동으로 이메일을 요약해 줍니다。
• 여러 이메일을 요약해야 하는 경우 KUTOOLS AI 요약이 최선의 선택입니다。 여러 이메일을 한 번에 처리하여 시간을 절약할 수 있습니다。
• 플러그인 설치를 원하지 않는다면 온라인 AI 도구를 사용할 수 있지만， 수동 작업이 필요합니다。

Kutools for Outlook 은 이제 AI 요약 기능을 포함한 100+가지 무료 도구를 제공합니다！지금 다운로드하여 이메일 관리 효율성을 높이세요！

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