Outlook에서 이메일을 자동으로 다른 폴더에 복사하는 규칙을 설정하는 방법은 무엇입니까?

Microsoft Outlook에서 이메일을 효율적으로 관리하는 것은 특히 많은 양의 메시지를 받는 경우 어려울 수 있습니다. 이메일을 수동으로 정렬하는 대신, 정의된 기준에 따라 특정 폴더로 이메일을 자동으로 복사하는 규칙을 설정하여 이 과정을 자동화할 수 있습니다. 이 가이드에서는 이메일을 자동으로 다른 폴더에 복사하는 두 가지 방법을 안내합니다.

방법 1: Outlook 규칙을 설정하여 이메일을 자동으로 다른 폴더에 복사하기 (수동 설정 & 더 많은 단계)

방법 2: Kutools for Outlook을 사용하여 이메일을 자동으로 다른 폴더에 복사하기 👍 (더 빠르고 가장 효율적)

방법 1: Outlook 규칙을 설정하여 이메일을 자동으로 다른 폴더에 복사하기

Outlook의 규칙 마법사는 사용자가 특정 조건(예: 특정 제목 키워드가 포함된 이메일)을 충족하는 이메일을 지정된 폴더로 자동 복사하는 사용자 정의 규칙을 생성할 수 있도록 합니다. 다음 단계에 따라 규칙을 구성하세요.

1. 규칙을 만들 폴더를 선택하고 홈 > 규칙 > 규칙 및 알림 관리를 클릭하세요.

2. "규칙 및 알림" 대화 상자에서 새 규칙 버튼을 클릭하세요.

3. "규칙 마법사"에서 "받은 메시지에 규칙 적용"을 선택한 후 다음을 클릭하세요.

4. "규칙 마법사 (어떤 조건을 확인하시겠습니까?)"에서 필요에 따라 필터 조건을 설정하세요. 예를 들어, 제목에 특정 키워드(예: "댓글")가 있는 이메일을 복사하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 1). "제목에 특정 단어 포함"을 체크하세요.
2. 2). 단계 2 섹션에서 연결된 텍스트 "특정 단어"를 클릭하세요.
3. 3). "검색 텍스트" 대화 상자에서 키워드(예: "댓글")를 입력하고 추가 > 확인을 클릭하세요.
4. 4). 다음을 클릭하세요.
   

5. 규칙 마법사 (메시지로 무엇을 하시겠습니까?)에서 작업을 설정하세요.

1. 1). "지정된 폴더로 사본 이동"을 체크하세요.
2. 2). 단계 2 섹션에서 연결된 텍스트 "지정된"을 클릭하세요.
3. 3). "규칙 및 알림" 대화 상자에서 이메일을 복사할 폴더를 선택한 후 확인을 클릭하세요.
4. 4). 다음을 클릭하세요.
   

6. 규칙 마법사 (예외가 있습니까?)에서 예외가 필요하지 않다면 다음을 클릭하세요.

7. 마지막 규칙 마법사에서 규칙 설정을 구성하세요.

1. 1). 단계 1 박스에 규칙 이름을 입력하세요.
2. 2). 단계 2 섹션에서 필요한 추가 옵션을 선택하세요.
3. 3). 완료를 클릭하세요.
   

8. 확인을 클릭하여 규칙 및 알림 대화 상자를 닫으세요.

📌 결과: 정의된 조건(예: 제목에 "댓글"이라는 키워드 포함)을 충족하는 모든 이메일은 지정된 폴더로 자동 복사됩니다.

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방법 2: Kutools for Outlook을 사용하여 이메일을 자동으로 다른 폴더에 복사하기 👍

특정 기준에 따라 이메일을 자주 복사해야 하는 사용자의 경우, Kutools for Outlook의 고급 규칙 기능은 더 빠르고 사용자 친화적인 대안을 제공합니다. 규칙 생성을 단순화하고 불필요한 단계를 제거하여 효율적인 자동화를 가능하게 합니다.

1단계: 고급 규칙 기능 활성화

1. Kutools 탭으로 이동하여 고급 규칙을 클릭하세요.
   
2. 고급 규칙 대화 상자에서 새로 만들기 버튼을 클릭하여 새 규칙을 만듭니다.
   

2단계: 조건 설정

1. 4단계 중 1단계 대화 상자에서 "제목에 특정 단어 포함"을 체크하세요.
2. 클릭하세요 새로 만들기 버튼을 클릭하여 텍스트 포함 대화 상자를 엽니다.
   
3. 검색 텍스트 대화 상자에서 키워드(예: "댓글")를 입력한 후 추가 > 확인을 클릭하세요.
   
4. 확인 > 다음을 클릭하여 진행하세요.

3단계: 대상 폴더 지정

1. 4단계 중 2단계에서 "사본을 지정된 폴더로 이동"을 체크하세요.
2. 팝업되는 폴더 선택 대화 상자에서 이메일을 복사할 대상 폴더를 선택하세요.
3. 확인 > 다음 > 다음을 클릭하세요.
   

4단계: 규칙 완료

1. 4단계 중 4단계에서 규칙 이름 필드에 규칙 이름을 입력하세요.
2. (선택 사항) 규칙을 설명하기 위해 참고 사항을 추가하세요.
3. 확인 > 확인을 클릭하여 규칙을 저장하고 활성화하세요.
   

📌 결과: 규칙이 성공적으로 생성되었습니다. 들어오는 이메일 제목에 "댓글"이라는 키워드가 포함되어 있다면, 해당 이메일은 지정된 폴더로 자동 복사됩니다.

어떤 방법을 사용해야 할까요?

다음은 두 가지 방법의 비교로, 귀하의 요구에 가장 적합한 방법을 결정하는 데 도움이 됩니다.

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