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Kutools for Office — 하나의 패키지. 다섯 가지 도구. 더 많은 일을 처리하세요.

특정 도메인에만 자동으로 회신하는 방법은 무엇입니까?

Author Kelly Last modified

이메일을 효과적으로 관리하려면 특정 도메인에 대한 자동 응답을 설정해야 합니다. 고객에게 답변하거나 팀 커뮤니케이션을 관리할 때, 자동 회신 규칙을 생성하면 전문성을 유지하고 시간을 절약할 수 있습니다. Outlook에서는 이를 수행할 수 있지만 여러 단계와 신중한 구성이 필요합니다. 반면, Kutools for Outlook의 고급 규칙 기능은 이 과정을 간소화하여 더 빠르고 효율적인 접근 방식을 제공합니다. 이 문서에서는 Outlook에서 특정 도메인에 자동 회신하는 두 가지 방법을 살펴보겠습니다.

내장된 규칙을 사용하여 특정 도메인에만 자동 회신하기 (복잡하고 번거로움)

Kutools for Outlook을 사용하여 특정 도메인에 쉽게 자동 회신하기 👍 (빠르고 간편함)

내장된 규칙을 사용하여 특정 도메인에만 자동 회신하기

Outlook의 내장된 규칙을 사용하여 특정 도메인에 대한 자동 회신을 구성할 수 있습니다. 비록 효과적이지만 이 방법은 단순함을 중요시하는 사용자들에게 다소 복잡하게 느껴질 수 있는 여러 수동 단계를 요구합니다.

1단계: 이메일 템플릿 만들기

  1. 제목과 본문을 포함한 새 이메일을 작성하세요.
  2. 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭하세요.
  3. 다음에서 다른 이름으로 저장 대화 상자에 이메일 이름을 입력하고 파일 이름 상자에 선택하세요. Outlook 템플릿 (*.oft) 드롭다운 목록에서 선택하고저장 형식클릭하세요. 저장 버튼을 클릭하세요.
    shot of the Save As dialog box
  4. 이메일을 닫고 추가 변경 사항 없이 종료하세요.

2단계: 규칙 설정

  1. 클릭하세요. 홈 > 규칙 > 규칙 및 알림 관리.
    doc-auto-reply-rule-1
  2. 다음에서 규칙 및 알림 대화 상자에서 클릭하세요. 새 규칙 버튼을 클릭하세요.
    doc-auto-reply-rule-2
  3. 팝업 창에서 규칙 마법사에서 다음을 선택하세요. 수신 메시지에 규칙 적용 옵션을 선택하고 다음 버튼을 클릭하세요.
    doc-auto-reply-rule-3

3단계: 도메인 지정하기

  1. 두 번째 규칙 마법사에서 다음을 확인하세요. 보낸 사람 주소에 특정 단어 포함 옵션을 선택하고 밑줄 친 텍스트 "특정 단어".
    doc-auto-reply-to-specific-domain-1
  2. 다음에서 텍스트 검색 대화 상자에 지정된 도메인을 첫 번째 상자에 입력하고 추가 버튼을 클릭하고 확인 버튼을 클릭하세요.
    doc-auto-reply-to-specific-domain-2
  3. 다음 클릭.

4단계: 자동 회신 템플릿 첨부하기

  1. 세 번째 규칙 마법사로 들어갔습니다. 다음을 확인하세요. 특정 템플릿으로 회신 옵션을 선택하고 밑줄 친 텍스트 "특정 템플릿".
    doc-auto-reply-to-specific-domain-3
  2. 다음에서 회신 템플릿 선택 대화 상자에서 다음을 선택하세요. 파일 시스템의 사용자 템플릿옵션을 선택하고 찾아보기 위치 드롭다운 목록에서 이전에 저장한 메시지 템플릿을 선택하고 열기 버튼을 클릭하세요.
    doc-auto-reply-to-specific-domain-4
  3. 이제 마지막 규칙 마법사까지 이동하려면 다음 버튼을 두 번 클릭하세요.

5단계: 규칙 완료하기

  1. 다음에서 1단계 박스에 새 규칙 이름을 입력하고 2단계 섹션에서 필요한 옵션을 선택하고 완료 버튼을 클릭하세요.
    doc-auto-reply-to-specific-domain-5
  2. 규칙 및 알림 대화 상자에서 확인 버튼을 클릭하여 설정을 완료하세요.

결과

Outlook은 이제 저장된 템플릿을 사용하여 지정된 도메인에서 이메일에 자동으로 회신합니다. 그러나 이를 설정하는 데 많은 수작업이 필요하며 나중에 규칙을 수정하는 것도 시간이 많이 소요될 수 있습니다.

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  • ⚡ 번거로움 제로: 템플릿이나 긴 설정이 필요하지 않습니다.
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shot of the Search Text dialog box

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Kutools for Outlook의 고급 규칙 기능은 자동 회신 설정 과정을 간소화합니다. 이 도구는 불필요한 단계를 제거하여 사용자 친화적인 인터페이스로 규칙을 빠르게 생성하고 관리할 수 있도록 도와줍니다.

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1단계: 고급 규칙 기능 활성화하기

  1. 다음으로 이동하세요. Kutools 탭을 클릭하고 고급 규칙.
    shot of the Advanced Rules feature
  2. 다음에서 고급 규칙 대화 상자에서 클릭하세요. new button 새로 만들기 버튼을 클릭하여 새 규칙 생성을 시작합니다.
    shot of the New button

2단계: 도메인 조건 설정하기

  1. 4단계 중 1단계 대화 상자에서 보낸 사람 주소에 특정 단어 포함을 선택하세요.
  2. 팝업 창에서 텍스트 포함 대화 상자에서 클릭하세요. new button새로 만들기 버튼을 클릭하세요.
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. 다음에서 검색 텍스트 대화 상자에 도메인(예: @example.com)을 입력하고 추가클릭하고 확인.
    shot of the Search Text dialog box
  4. 확인 > 다음 클릭.

3단계: 자동 회신 사용자 정의하기

  1. 4단계 중 2단계 대화 상자에서 특정 템플릿으로 회신을 선택하세요.
  2. 나타나는 회신 템플릿 대화 상자에서 제목 접두사를 제목 접두사 텍스트 상자에 입력하세요.
  3. 자동 회신 본문을 텍스트 텍스트 상자에 입력하세요.
  4. 클릭하세요. 확인.
    shot of the Step 2 of 4 dialog
  5. 다음 > 다음 클릭.

4단계: 규칙 완료하기

  1. 4단계 중 4단계 대화 상자에서 규칙 이름 텍스트 상자에 규칙 이름을 입력하세요.
  2. (선택 사항) 규칙 설명 텍스트 상자에 규칙 설명을 입력하세요.
  3. 클릭하세요. 확인.
    shot of the Step 4 of 4 dialog

결과

이제 규칙이 성공적으로 생성되었습니다. 클릭하세요. 확인 설정을 활성화합니다. 지정된 도메인에서 보내온 모든 이메일은 사용자가 정의한 회신을 자동으로 받게 됩니다. 전체 과정은 빠르고 직관적이어서 원활한 해결책을 원하는 사용자에게 이상적입니다.
shot of the rule that is successfully created

왜 Kutools for Outlook을 선택해야 하나요?

  • 사용 용이성: 미발송 이메일이나 복잡한 설정 없이도 몇 초 만에 기능을 활성화할 수 있습니다.
  • 원활한 작업: Outlook이 백그라운드에서 실행되며 즉시 액세스할 준비가 되어 있습니다.
  • 시간 절약: Outlook을 다시 시작하거나 동기화를 기다리는 번거로움을 피할 수 있습니다.
  • 오류 제로: 수동 트릭에 의존하지 않고 실수로 프로그램이 닫히는 것을 방지합니다.
참고: 고급 규칙 기능을 Kutools for Outlook에서 적용하려면 먼저 Kutools for Outlook을 다운로드하여 설치해야 합니다.

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