Outlook 에서 특정 발신자(이메일 주소)에게 자동 회신하는 방법은 무엇인가요？

특정 발신자(예: 고객, 동료 또는 팀원)에게 자동 회신을 설정하여 귀하의 가용 상태를 알리거나 즉각적인 피드백을 제공하고 싶을 때가 있습니다. Outlook 은 이를 위한 방법을 제공하지만 절차가 복잡할 수 있습니다. 반면, Kutools for Outlook 은 고급 규칙 기능을 통해 이 작업을 간소화합니다。 다음은 두 가지 방법을 사용해 특정 이메일 주소에게 자동으로 회신하는 방법입니다。

Outlook 에서 규칙을 사용해 특정 발신자에게 자동 회신하기

Kutools for Outlook 의 고급 규칙으로 특정 발신자에게 자동 회신하기

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Outlook 에서 규칙을 사용해 특정 발신자에게 자동 회신하기

이 방법은 Outlook 에서 특정 발신자 또는 이메일 주소에게 자동으로 회신하는 규칙을 만드는 과정을 안내합니다。

1. 필요한 대로 제목을 입력하고 메시지를 작성한 후， 「파일」 > 「다른 이름으로 저장」을 클릭합니다。

2. 열린 '다른 이름으로 저장‘ 대화 상자에서 「파일 이름」 상자에 새 이메일 이름을 입력하고， 「저장 형식 지정」 드롭다운 목록에서 「Outlook 템플릿(*.oft)」을 선택한 다음， 「저장」 버튼을 클릭합니다。 스크린샷 참조：

3. 저장하지 않고 이메일을 닫습니다。

4. 「홈」 > 「규칙」 > 「규칙 및 알림 관리」를 클릭합니다。 스크린샷 참조：

5. 열린 「규칙 및 알림」 대화 상자에서 「새 규칙」 버튼을 클릭합니다。 스크린샷 참조：

6. 이제 「규칙 마법사」이 열립니다。 「수신한 메시지에 규칙 적용」을 선택하세요하고 「다음」 버튼을 클릭합니다。 스크린샷 참조：

7. 두 번째 「규칙 마법사」 화면에서 「사람 또는 공개 그룹으로부터」 옵션을 선택한 후， 「사람 또는 공개 그룹」 텍스트를 클릭합니다。 스크린샷 참조：

8. 열린 「규칙 주소」 대화 상자에서 특정 발신자의 이메일 주소을 「보낸 사람」 상자에 입력하고 「확인」 버튼을 클릭합니다(아래 스크린샷 참조)。 그런 다음 「규칙 마법사」에서 「다음」 버튼을 클릭합니다。

9. 이제 세 번째 「규칙 마법사」 화면에 도달합니다。 「특정 템플릿을 사용하여 회신」 옵션을 선택하고， 「특정 템플릿」 텍스트를 클릭합니다。 스크린샷 참조：

10. 이제 「회신 템플릿 선택」 대화 상자가 열립니다. 「찾기 위치」 드롭다운 목록에서 「파일 시스템의 사용자 템플릿」을 선택하세요하고, 1 단계에서 만든 메시지 템플릿을 선택한 후 「열기」 버튼을 클릭합니다。 스크린샷 참조：

11. 「다음」 버튼을 두 번 클릭하여 마지막 「규칙 마법사」 화면으로 이동합니다。 「단계 1」 상자에 새 규칙 이름을 입력하고， 「단계 2」 섹션에서 필요에 따라 옵션을 선택한 후 「마침」 버튼을 클릭합니다。 스크린샷 참조：

12. 「규칙 및 알림」 대화 상자에서 「확인」 버튼을 클릭합니다。

지금까지 지정된 발신자가 보낸 모든 이메일에 자동으로 회신하는 규칙을 생성했습니다。 앞으로 해당 발신자의 이메일이 도착하면 자동으로 회신됩니다。

데모: Outlook 에서 규칙을 사용해 특정 발신자에게 자동 회신하기

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Kutools for Outlook 의 고급 규칙으로 특정 발신자에게 자동 회신하기

Kutools for Outlook 은 「고급 규칙」 기능을 통해 절차를 간소화하고 더 많은 유연성과 추가 기능을 제공합니다。

단계 1. Kutools for Outlook 을 다운로드하여 설치하고, Outlook 을 실행한 후 「Kutools」 > 「고급 규칙」을 클릭합니다。

단계 2. 팝업되는 「고급 규칙」 대화 상자에서 「새로 만들기」 버튼을 클릭하여 새 규칙을 생성합니다。

단계 3. 아래와 같이 설정을 구성합니다：

1. 「보낸 사람에 특정 단어 포함」을 선택합니다。
2. 팝업되는 「텍스트 포함」 대화 상자에서 「새로 만들기」 버튼을 클릭하여 보낸 사람을 추가합니다。
3. 「검색 텍스트」 대화 상자에서 보낸 사람 주소나 키워드를 입력하고， 「추가」 버튼을 클릭하여 「검색 목록」에 추가합니다。 「확인」 > 「확인」을 차례로 클릭하여 「새 규칙」 대화 상자로 돌아갑니다。

단계 4. 「다음」을 클릭하여 「새 규칙」 대화 상자의 다음 단계로 이동하고， 「특정 템플릿을 사용하여 회신」을 선택한 후 회신 내용을 작성하고， 「확인」을 클릭하여 「새 규칙」 대화 상자로 돌아갑니다。

단계 5. 「다음」을 클릭하여 계속 진행합니다。 이 단계에서는 「예외」를 지정할 수 있습니다。 예외가 없다면 바로 「다음」을 클릭하여 마지막 단계로 이동합니다。

단계 6. 마지막 단계에서 규칙에 「이름」을 지정하고 「규칙 범위」을 선택합니다。 「확인」 > 「확인」을 차례로 클릭하여 규칙을 활성화합니다。

이제부터 「aaaa」를 포함한 발신자로부터 오는 모든 이메일은 회신 템플릿으로 자동 회신됩니다。

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관련 문서：