외부 조직에만 자동으로 회신하는 방법은 무엇입니까?
Outlook에서 작업할 때 내부 메시지는 무시하고 외부 발신자로부터 온 이메일에만 자동으로 답변하는 설정이 필요할 수 있습니다. 동료에게 불필요한 응답을 보내지 않으면서 부재중 회신, 지원 응답 또는 중요한 알림을 설정하는 데 유용합니다. 이 가이드에서는 Outlook에서 외부 이메일에만 자동으로 회신하는 규칙을 만드는 방법을 설명합니다.
Outlook에서 외부 조직에만 자동 회신
자동 회신 템플릿을 만들고 외부 발신자에게만 회신이 전송되도록 규칙을 설정하는 단계를 따르세요:
1단계: 자동 회신 템플릿 만들기
1. Outlook을 열고 홈 탭으로 이동하여 새 이메일을 클릭하여 새 메시지를 작성합니다. 그런 다음 제목 줄을 입력하고 필요한 경우 자동 회신 메시지를 작성합니다.
2. 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
3. 다른 이름으로 저장 대화 상자에서 1). 파일 이름 필드에 템플릿의 이름을 입력합니다. 2). 저장 형식 드롭다운 목록에서 Outlook 템플릿 (*.oft)를 선택합니다. 3). 저장을 클릭한 후 이메일을 저장하지 않고 닫습니다.
2단계: 외부 자동 회신용 Outlook 규칙 설정
1. 규칙을 적용하려는 메일 폴더를 선택하고 홈 > 규칙 > 규칙 및 경고 관리를 클릭합니다.
2. 규칙 및 경고 대화 상자에서 새 규칙을 클릭합니다.
3. 규칙 마법사에서 받은 메시지에 규칙 적용을 선택한 다음 다음을 클릭합니다.
4. 다음 규칙 마법사 창에서 조건을 선택하지 않고 다음을 클릭합니다.
5. 경고 대화 상자가 나타나면 계속 진행하기 위해 예를 클릭합니다.
6. 다음 규칙 마법사 창에서 특정 템플릿을 사용하여 회신을 선택한 다음 특정 템플릿을 클릭합니다.
7. 답장 템플릿 선택 대화 상자에서 보기 드롭다운 목록에서 파일 시스템의 사용자 템플릿을 선택합니다. 그 후 이전에 생성한 템플릿을 선택하고 열기를 클릭합니다.
8. 다음을 클릭하여 진행합니다.
3단계: 내부 이메일을 자동 회신에서 제외
1. 다음 규칙 마법사 창에서 발신자 주소에 특정 단어가 포함된 경우 제외를 선택한 다음 특정 단어를 클릭합니다.
2. 검색 텍스트 대화 상자에 회사 도메인 이름 (예: @yourcompany.com)을 텍스트 필드에 입력합니다. 추가를 클릭한 다음 확인을 클릭합니다.
3. 계속 진행하기 위해 다음을 클릭합니다.
4단계: 규칙 최종화 및 활성화
1. 규칙 이름을 1단계 상자에 입력합니다.
2. 필요에 따라 2단계에서 추가 옵션을 선택합니다.
3. 규칙을 저장하고 활성화하기 위해 완료를 클릭한 다음 확인을 클릭합니다.
최종 결과
설정이 완료되면 Outlook은 내부 동료의 메시지는 무시하고 외부 발신자의 모든 들어오는 이메일에 자동으로 회신합니다. 이를 통해 조직 내 불필요한 회신 없이 효율적인 커뮤니케이션이 가능합니다.
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데모: Outlook에서 외부 조직에만 자동으로 회신
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