Outlook에서 플래그된 항목을 자동으로 보관하지 않으려면 어떻게 해야 하나요?
AutoArchive는 대부분의 사용자가 Microsoft Outlook에서 항목을 자동으로 적시에 보관하는 데 매우 유용합니다. 그러나 때로는 일부 항목에 플래그를 지정하고 해당 항목을 보관하지 않도록 스스로에게 상기시키는 경우가 있습니다. 그렇다면 플래그된 항목이 자동으로 보관되는 것을 방지하려면 어떻게 해야 할까요? 이 문서에서는 Microsoft Outlook에서 플래그된 항목을 보관하지 않는 방법을 자세히 설명하겠습니다.
파트 1: 규칙을 사용하여 모든 플래그된 이메일을 특정 폴더로 이동하기
- AI 기술을 활용하여 이메일 생산성을 향상시키고, 빠르게 이메일에 회신하거나 새 이메일을 작성하며 메시지를 번역하는 등 더욱 효율적으로 작업하세요.
- 자동 참조/숨은 참조(Auto CC/BCC), 규칙에 따른 자동 전달(Auto Forward)로 이메일 작업을 자동화하고, 교환 서버 없이도 자동 응답(Out of Office)을 보낼 수 있습니다...
- BCC에 내 이메일을 포함하여 답장할 때 알림(BCC Warning)이나 첨부 파일 누락 시 알림(Remind When Missing Attachments)과 같은 알림을 받으세요...
- 첨부 파일을 포함한 회신(Reply All With Attachments), 인사말 또는 날짜와 시간을 서명 또는 제목에 자동 추가(Auto Add Greeting or Date & Time into Signature or Subject), 여러 이메일에 회신하기(Reply Multiple Emails) 등을 통해 이메일 효율성을 개선하세요...
- 이메일 회수(Recall Emails), 첨부 파일 도구(Attachment Tools)(전체 압축, 전체 자동 저장...), 중복된 이메일 삭제, 빠른 보고서 생성 등을 통해 이메일 작업을 간소화하세요...
파트 1: 규칙을 사용하여 모든 플래그된 이메일을 특정 폴더로 이동하기
첫 번째 파트에서는 규칙을 생성하고, 모든 플래그된 이메일 메시지를 특정 폴더로 자동으로 이동하는 방법을 안내합니다. 다음 단계를 따라 주세요:
1단계: 메일 보기로 전환하고, 특정 메일 폴더를 열고, Rules & Alerts 대화상자를 엽니다:
- Outlook 2007에서는 Tools > Rules and Alerts를 클릭하세요.
- Outlook 2010 및 2013에서는 홈 탭에서 Rules > Manager Rules & Alerts를 클릭하세요.
2단계: Rules and Alerts 대화상자에서 E-mail Rules 탭의 New Rule 버튼을 클릭하세요. 스크린샷 참조:
3단계: 나타나는 Rules Wizard 대화상자에서 Apply rule on messages I receive (또는 Outlook 2007에서는 Check messages when they arrive)를 강조 표시하고 Next 버튼을 클릭하세요.
4단계: 두 번째 Rules Wizard 대화상자에서
(1) 후속 조치 필요 옵션을 선택합니다;
(2) Step 2 섹션의 action 텍스트를 클릭합니다;
(3) 나타나는 Flagged Message 대화상자에서 Flag 박스를 클릭하고 드롭다운 목록에서 플래그 스타일을 선택합니다(예: 후속 조치 필요), 그리고 OK 버튼을 클릭합니다;
(4) Next 버튼을 클릭합니다.
참고: 어떤 종류의 플래그인지 확실하지 않은 경우, Flagged Message 대화상자의 Flag 드롭다운 목록에서 Any를 선택하세요.
5단계: 세 번째 Rules Wizard 대화상자에서
(1) move it to the specified folder 옵션을 선택합니다;
(2) Step 2 섹션의 specified 텍스트를 클릭합니다;
(3) 나타나는 Rules and Alerts 대화상자에서 Choose a folder 박스에서 폴더를 강조 표시하고 OK 버튼을 클릭합니다;
(4) Next 버튼을 클릭합니다.
6단계: 다음 Rules and Wizard 대화상자에서 Next 버튼을 클릭하면 마지막 Rules Wizard 대화상자로 이동합니다.
(1) Step 1: Specify a name for this rule 박스에 새 규칙의 이름을 입력합니다;
(2) Rule this rule now on messages already in specified folder 옵션을 선택합니다;
(3) Finish 버튼을 클릭합니다.
7단계: Rules and Alerts 대화상자를 종료하려면 OK 버튼을 클릭합니다.
그러면 플래그가 지정된 모든 이메일이 자동으로 지정된 폴더로 이동됩니다.
파트 2: 특정 폴더를 보관하지 않기
이 파트에서는 플래그된 항목을 규칙으로 이동한 특정 폴더의 속성을 변경하여 앞으로 이 폴더가 보관되지 않도록 하는 방법을 안내합니다.
1단계: Navigation Pane에서 특정 메일 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고, 마우스 오른쪽 버튼 메뉴에서 Properties를 클릭합니다. 스크린샷 참조:
2단계: 나타나는 대화상자에서 AutoArchive 탭으로 이동하고 Do not archive items in this folder 옵션을 선택한 다음 OK 버튼을 클릭합니다.
지금까지 모든 플래그된 이메일 메시지는 지정된 메일 폴더로 이동되었으며 앞으로 영원히 보관되지 않습니다.
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