손쉬운 이메일 작성: Outlook 에서 AI 도구 활용하기

전문적인 어조를 유지하거나 신속하게 응답을 작성하려 할 때 이메일 작성은 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 다행히도 AI 기반 도구가 이메일 작성을 그 어느 때보다 쉽게 만들어주고 있습니다. 이 가이드에서는 Outlook 에서 이메일 작업을 간소화하기 위해 AI 를 활용하는 세 가지 주요 방법을 소개합니다。

Outlook 내장 AI 기능 사용하기(Copilot 은 365 구독자 전용)

Kutools for Outlook 의 AI 작성 기능 사용하기

제3 자 AI 도구 사용하기(ChatGPT， Grammarly)

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Outlook 내장 AI 기능 사용하기(Copilot 은 365 구독자 전용)

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Outlook 은 이메일 초안 작성을 지원하는 Copilot 과 같은 내장 AI 기능을 제공합니다。 그러나 이러한 기능은 Microsoft 365 구독자만 이용할 수 있으며 추가 비용이 발생합니다。

사용 방법

단계 1. Outlook 을 열고 메시지 작성 창에서 새 이메일을 시작하세요。

단계 2. Copilot 탭을 클릭한 후 ‘Copilot 으로 초안 작성’을 선택하세요。

단계 3. ‘Copilot 으로 초안 작성’ 텍스트 상자에 필요한 이메일 내용을 간략히 설명하세요(예： “프로젝트 업데이트에 관한 고객 후속 이메일 작성”)。 그런 다음 생성 버튼을 클릭하세요。

단계 4. AI 가 생성한 초안을 검토하고 필요한 수정을 진행하세요。 내용에 만족하면 ‘유지하기’ 버튼을 클릭하고， 그렇지 않으면 ‘재시도’ 버튼을 눌러 새 초안을 생성하세요。

단계 5. 이메일을 보내세요。

기능

• ✅추가 플러그인을 설치할 필요가 없습니다。
• ✅간편하며 Outlook 에 통합되어 있습니다。
• ❌Microsoft 365 구독자에게만 제공됩니다。
• ❌기업용 라이선스가 필요할 수 있어 진입 장벽이 높습니다。
• ❌추가 월간 구독 비용이 발생합니다。

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Kutools for Outlook 의 AI 작성 기능 사용하기

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Kutools for Outlook 은 이메일을 빠르고 효율적으로 작성할 수 있도록 도와주는 AI 작성 기능을 포함한 강력한 플러그인입니다。

사용 방법

단계 1. Kutools for Outlook 을 설치하고 애플리케이션을 실행한 후 메시지 작성 창을 여세요。

단계 2. KUTOOLS AI 탭으로 이동하여 AI 를 클릭하고 KUTOOLS AI 패널을 활성화하세요。

단계 3. Kutools 창에서 작성 탭을 선택하고 이메일 요구사항을 입력하세요。

1. 지원되는 40 개 이상의 언어 옵션 중에서 선호하는 언어를 선택하세요。

2. 공식적， 캐주얼， 상세한 스타일 등 이메일 스타일을 선택하세요。

3. 이메일의 핵심 내용을 입력한 후 생성 버튼을 클릭하세요。

단계 4. AI 가 생성한 초안을 검토하세요。 내용에 만족하면 삽입 버튼을 클릭해 이메일에 바로 적용하세요。 그렇지 않으면 생성 버튼을 눌러 원하는 결과가 나올 때까지 새 초안을 만들 수 있습니다。

옵션

다국어 지원： 다양한 언어로 이메일을 작성할 수 있습니다。

이메일 스타일 선택： 공식적， 캐주얼 또는 사용자 정의 스타일 중 선택할 수 있습니다。

사용자 정의 스타일： 이메일 어조와 기본 설정을 정의하세요。 스킬 라이브러리 관리 버튼을 클릭하고 작성 탭으로 이동하여 역할， 명령어 및 옵션을 사용자 정의할 수 있습니다。

기능

• ✅다양한 언어 및 이메일 스타일을 지원합니다。
• ✅스타일을 완전히 사용자 정의할 수 있습니다。
• ✅OpenAI API 키만 제공하면 무료로 사용할 수 있습니다。
• ❌추가 플러그인 설치가 필요합니다。

이메일 작성용 기타 AI 기능

Kutools 는 다음과 같은 기능도 제공합니다：

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제3 자 AI 도구 사용하기(ChatGPT， Grammarly)

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ChatGPT 및 GrammarlyGO 와 같은 다양한 제3 자 AI 도구가 브라우저 확장 프로그램이나 독립형 앱을 통해 Outlook 과 연동됩니다。 이러한 도구는 이메일 콘텐츠 생성 및 개선을 위한 강력한 기능을 제공합니다。

사용 방법

예시： ChatGPT

단계 1. 브라우저나 앱에서 ChatGPT 를 여세요。

단계 2. 필요한 이메일에 대한 프롬프트를 입력하세요(예： “회의 후속 조치를 위한 전문적인 이메일 작성”)。 그런 다음 보내기 버튼을 클릭하세요。

ChatGPT 가 콘텐츠를 생성합니다。

단계 3. 생성된 초안을 복사하여 Outlook 에 붙여넣으세요。

기능

• ✅다양한 언어와 스타일을 지원하여 매우 유연합니다。
• ✅Outlook 과 독립적으로 작동하여 다양한 플랫폼에서 활용할 수 있습니다。
• ❌애플리케이션 간 전환이 필요합니다。
• ❌제3 자 도구와 이메일 내용을 공유할 경우 데이터 프라이버시 문제가 발생할 수 있습니다。

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결론

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AI 도구는 Outlook 의 내장 기능, 제3 자 도구 또는 Kutools for Outlook 과 같은 특화 플러그인을 사용하든 상관없이 이메일 작성 프로세스를 크게 향상시킬 수 있습니다. 내장 기능은 Microsoft 365 구독자에게 편리하지만, Kutools for Outlook 은 모든 사용자를 위해 보다 접근 가능하고 맞춤화된 솔루션을 제공합니다。

이메일 작업 흐름을 간소화할 준비가 되셨나요？지금 바로 Kutools for Outlook 을 다운로드하고 AI 기반 이메일 작성의 강력함을 경험하세요！