Outlook 에서 부재 중 자동 응답 설정하기(완전 가이드)

디지털 시대인 오늘날 우리는 언제 어디서나 이메일에 접근할 수 있습니다. 그러나 항상 온라인 상태임에도 불구하고 휴가 중이거나 사무실을 비운 경우처럼 즉시 수신 메시지에 답장할 수 없는 상황이 생기기도 합니다. 바로 이때 부재 중 자동 응답(자동 회신) 기능이 큰 도움이 되어 발신자에게 답장이 지연될 것임을 알려줍니다. 「Windows」, 「웹」, 「Mac」, 심지어 「iOS 및 Android 기기」에서 Outlook 을 사용하든 관계없이， 이 가이드는 이러한 모든 플랫폼에서 부재 중 자동 응답을 설정하는 방법을 단계별로 안내해 드립니다。 지금 바로 시작해 보겠습니다。

• Windows 의 Outlook 에서 부재 중 회신 설정하기
  • 자동 회신 사용(Exchange 계정용)
  • Kutools for Outlook 쉽게 사용하기(모든 계정용， 쉽고 유연함)
  • 규칙 사용(모든 계정용， 복잡함)
• Mac 의 Outlook 에서 부재 중 회신 설정하기
• 웹의 Outlook 에서 부재 중 회신 설정하기
• iOS 및 Android 용 Outlook 에서 부재 중 회신 설정하기

동영상

Windows 에서 Outlook 으로 부재 중 자동 응답 설정하기

이 섹션에서는 Windows 에서 Exchange 계정과 모든 계정용으로 부재 중 자동 응답을 설정하는 세 가지 방법을 소개합니다。

자동 응답(Automatic Replies) 기능으로 부재 중 자동 응답 설정하기

Outlook 에서 Exchange 계정을 사용하는 경우， 기본 제공되는 「자동 응답(Automatic Replies)」 기능을 통해 부재 중 자동 응답을 설정할 수 있습니다。 다음 단계를 따르세요。

단계 1: 자동 응답 창 열기

Outlook 에서 「파일(File)」 탭으로 이동하여 자동 응답을 활성화할 Exchange 계정을 계정 드롭다운 목록에서 선택한 후， 「자동 응답(Automatic Replies)」을 클릭하세요。 아래 스크린샷 참조：

단계 2: 자동 응답 활성화 및 설정 구성

열린 「자동 응답(Automatic Replies)」 창에서 다음을 수행하세요。

1. 「자동 회신 보내기」 옵션을 선택하여 이 기능을 활성화하세요。
2. 지정된 시간 범위 내에서만 자동 회신을 보내려면 「이 시간 범위 동안에만 보내기」 확인란을 선택하고 원하는 시작 및 종료 시간을 지정하세요。
   팁： 시간 범위를 설정하지 않으면 「전송하지 않음 자동 회신」을 선택하여 직접 끌 때까지 자동 회신이 계속됩니다。
3. 조직 내부 발신자에게만 자동 회신을 보내려는 경우， 「내 조직 내부」 탭에 머무르세요。
4. 텍스트 상자에 자동 회신 메시지를 입력하세요。
5. 설정을 저장하려면 「확인」 버튼을 클릭하세요。

결과

단계 3 에서 자동 응답의 시간 범위를 설정한 경우， 지정된 시간에 자동 회신이 활성화되며 Outlook 리본 하단에 노란색 정보 표시줄이 나타납니다。 시간 범위를 지정하지 않은 경우， 자동 회신은 즉시 활성화됩니다。

「보낸 편지함」 폴더로 이동하여 자동 응답 이메일(「자동 응답:」 접두사가 붙은 이메일)을 확인할 수 있습니다。

놓치지 말아야 할 핵심 포인트

• Exchange 계정의 「자동 회신」 기능과 다른 이메일 계정(예: POP 계정)용으로 생성한 「자동 회신 규칙」이 모두 활성화되어 있고 이메일을 수신하면, 수신된 이메일이 Exchange 의 「자동 회신」과 클라이언트 측 자동 회신 규칙 모두를 트리거할 수 있습니다。 응답 순서는 서버 처리 및 클라이언트 측 규칙 실행 순서에 따라 달라집니다。
  • Exchange 용 「자동 회신」: 이는 Exchange 의 서버 측 기능으로 Outlook 실행이 필요 없습니다。
  • 생성된 규칙을 통한 자동 회신: 일반적으로 클라이언트 측 기능으로, Outlook 이 활성 상태여야 하며 수신 이메일을 처리해야 합니다。
  따라서 두 회신 방법이 모두 설정된 경우 이메일을 보내는 사람은 자동 회신 이메일을 두 개 받을 수도 있습니다。
• 이 기능을 끄려면 정보 표시줄에서 「끄기」 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다。

Kutools for Outlook 로 부재 중 자동 응답을 쉽게 설정하기

상기 방법의 제한 사항을 고려하여 여기서는 「Kutools for Outlook」의 「자동 회신」 기능을 추천드립니다. 이 기능은 이메일 계정 유형 유형에 관계없이 Outlook 에서 부재 중 자동 응답을 손쉽게 설정할 수 있도록 도와줍니다。Kutools for Outlook 을 다운로드하여 설치한 후다음 단계를 따르세요：

단계 1: 자동 회신 설정 구성

「Kutools」 > 「응답(Reply)」 > 「자동 응답 관리」를 선택하여 「자동 회신」 대화 상자를 열고 다음을 수행하세요：

1. 자동 회신을 활성화할 이메일 계정을 선택하세요：
   「계정 선택」 섹션에는 Outlook 의 모든 계정 목록이 표시됩니다。 자동 회신을 활성화할 계정을 선택하세요。
2. 자동 회신 이메일의 제목 접두사 제거을 수정하세요：
   「제목 접두사 제거」 텍스트 상자의 기본 텍스트는 “자동 응답”입니다。 이는 자동 회신 이메일 제목의 접두사로 사용됩니다。 필요에 따라 이 기본 텍스트를 변경할 수 있습니다。
3. 자동 회신 내용을 입력하세요：
   대화 상자에 기본 템플릿이 제공되며， 필요에 따라 수정할 수 있습니다。
4. 변경 사항을 저장하려면 「확인」 버튼을 클릭하세요。
   

단계 2: 자동 회신 기능 활성화

「Kutools for Outlook」 대화 상자가 나타나 해당 기능을 즉시 활성화할지 묻습니다。 「예(Yes)」 버튼을 클릭하여 기능을 활성화하세요。

결과

이제부터 계정 선택으로 수신되는 이메일은 자동 응답을 트리거합니다。

Outlook 규칙 생성으로 부재 중 자동 응답 설정하기

모든 계정용으로 부재 중 자동 응답을 설정하기 위해 Outlook 규칙을 생성할 수도 있습니다。 다만 이 방법은 여러 단계를 거쳐야 완료됩니다。 필요하시다면 아래 단계를 따라주세요。

단계 1: 자동 회신 템플릿 생성

1. Outlook 에서 「홈」 탭 아래의 「새 이메일」를 클릭하여 새 이메일 메시지를 생성하세요。

   

2. 「메시지」 창에서 템플릿용 제목과 본문을 입력하세요。

   

3. 「파일」 > 「다른 이름으로 저장」을 클릭하세요。

   

4. 열리는 「다른 이름으로 저장」 대화 상자에서 템플릿 이름을 지정하세요(기본적으로 이메일 제목이 템플릿 이름으로 사용됨)， 「저장 형식 지정」 드롭다운 목록에서 「Outlook 템플릿」을 선택한 후 「저장」 버튼을 클릭하세요。
   이 맞춤 템플릿은 기본 개인 템플릿 위치에 저장됩니다。

   

5. 템플릿 저장 후 이메일을 저장하지 않고 닫으세요。

단계 2: 규칙 및 알림(Rules and Alerts) 창 열기

「홈(Home)」 탭에서 「규칙(Rules)」 > 「규칙 및 알림 관리(Manage Rules & Alerts)」를 클릭하여 「규칙 및 알림(Rules and Alerts)」 창을 엽니다。

단계 3: 부재 중 자동 응답 규칙 생성

「규칙 및 알림(Rules and Alerts)」 창에서 다음과 같이 부재 중 자동 응답 규칙을 생성하세요。

1. 「이메일 규칙」 탭에서 자동 회신 규칙을 적용할 이메일 계정을 지정한 후 「새 규칙」 버튼을 클릭하세요。
   팁: Outlook 의 「규칙 및 알림」 창에 「이 폴더에 변경 사항 적용」 드롭다운 목록이 표시되지 않으면， 생성한 규칙은 모든 계정에 적용됩니다。

   

2. 첫 번째 「규칙 마법사」에서 「빈 규칙에서 시작」 섹션의 「받은 메시지에 규칙 적용」을 선택한 후 「다음」 버튼을 클릭하세요。

   

3. 두 번째 「규칙 마법사」에서 받는 모든 이메일에 자동으로 회신하려면 조건 없이 「다음」 버튼을 클릭하세요。 팝업되는 「Microsoft Outlook」 대화 상자에서 「예」 버튼을 클릭하세요。
   팁： 특정 이메일에만 자동 회신을 보내려는 경우 필요한 조건을 지정하세요。

   

4. 세 번째 「규칙 마법사」에서 「특정 템플릿을 사용하여 회신」 확인란을 선택한 후 「단계 2」 상자의 밑줄 친 텍스트를 클릭하세요。

   

5. 「회신 템플릿 선택」 대화 상자에서 「파일 시스템의 사용자 템플릿」을 「찾기 위치」 드롭다운 목록에서 선택하고, 단계 1 에서 생성한 템플릿을 선택한 후 「열기」 버튼을 클릭하세요。

   

6. 세 번째 「규칙 마법사」로 돌아오면 계속하려면 「다음」 버튼을 클릭하세요。

   

7. 네 번째 「규칙 마법사」에서 규칙에 예외를 지정할 수 있습니다。 여기서는 예외 없이 「다음」 버튼을 클릭합니다。

   

8. 마지막 「규칙 마법사」에서 단계 1 섹션에 규칙 이름을 지정하고, 단계 2 에서 「이 규칙 켜기」 확인란을 선택한 상태로 유지한 후 「마침」 버튼을 클릭하세요。

   

9. 그러면 Outlook 실행 중에만 규칙이 작동한다는 내용의 「Microsoft Outlook」 알림 상자가 나타납니다。 「확인」 버튼을 클릭하세요。

   

10. 「규칙 및 알림」 창으로 돌아오면 생성된 규칙 목록을 확인할 수 있습니다。 「확인」 버튼을 클릭하여 규칙을 저장하세요。

    

결과

이제 자동 응답 규칙이 생성되었습니다。 앞으로 지정된 계정 또는 모든 계정으로 수신되는 이메일은 이 자동 응답 규칙을 트리거하며， 이메일을 보낸 사람은 자동 응답 이메일을 받게 됩니다。

Mac 에서 Outlook 으로 부재 중 자동 응답 설정하기

Mac 용 Outlook 에서 자동 응답을 설정하고자 한다면， 이 섹션의 방법이 도움이 될 것입니다。 다음 단계를 따르세요。

단계 1: 「부재 중」 기능 접근

Mac 에서 Outlook 을 실행하고 자동 응답(부재 중) 기능을 활성화할 이메일 계정을 연 다음， 「도구(Tools)」 탭으로 이동하여 「부재 중」을 선택하세요。

단계 2: 자동 응답 설정 구성

「자동 응답 설정(Autoreply Settings)」 대화 상자에서 다음 설정을 구성하세요。

1. 「계정에 대한 자동 회신 보내기」 “(귀하의 계정)” 확인란을 선택하세요。
2. 「각 발신자에게 한 번만 다음으로 회신」 텍스트 상자에 자동 회신 메시지 본문을 입력하세요。
3. 다음은 선택 사항입니다：
   • 자동 회신의 시작 및 종료 날짜 설정： 「이 기간 동안에만 회신 보내기」 확인란을 선택하고 시작 및 종료 날짜 시간을 입력합니다。 종료 날짜 시간 이후에는 부재 중 회신이 자동으로 꺼집니다。
   • 조직 외부 사람에게 회신： 필요 시 「조직 외부 발신자에게도 회신 보내기」 확인란을 선택합니다。 「내 연락처 목록에 있는 발신자에게만」 또는 「모든 외부 발신자에게 보내기」 중 하나를 선택한 후 자동 회신 메시지 본문을 입력합니다。
4. 「확인」을 클릭하여 설정을 저장하고 이 자동 회신 기능을 적용하세요。

   

결과

Mac 용 Outlook 의 특정 이메일 계정에 대해 자동 응답이 활성화되었습니다。 이제부터 해당 계정으로 수신되는 이메일은 자동 응답을 트리거합니다。

웹에서 Outlook 으로 부재 중 자동 응답 설정하기

웹에서 Outlook 을 사용 중이며 부재 중 자동 응답을 설정하고자 한다면， 이 섹션의 방법이 도움이 될 것입니다。 아래 단계를 따라주세요。

단계 1: 「자동 응답(Automatic replies)」 기능 접근

1. 페이지 오른쪽 상단 모서리에서 「설정」 버튼을 클릭하세요。

   

2. 열리는 「설정」 창에서 「메일」 섹션의 「자동 회신」을 선택하세요。

   

단계 2: 「자동 응답(Automatic replies)」 설정 구성

1. 「자동 회신 켜기」 토글을 클릭하여 「자동 회신」 기능을 활성화하세요。
2. 「기간 동안에만 회신 보내기」 확인란을 선택하고 자동 회신의 시작 및 종료 날짜 날짜와 시간을 지정하세요。 필요 없으면 이 설정을 무시해도 됩니다。
3. 텍스트 편집 상자에 자동 회신 메시지 본문을 입력하세요。
4. 「저장」 버튼을 클릭하세요。

   

결과

이제 웹에서 Outlook 의 자동 응답이 활성화되었습니다。 앞으로 해당 계정으로 수신되는 이메일은 자동 응답을 트리거합니다。

iOS 및 Android 용 Outlook 에서 부재 중 자동 응답 설정하기

많은 Outlook 사용자가 데스크톱에서 자동 응답을 설정하는 방법은 잘 알고 있지만 모바일 앱에서는 잘 모르는 경우가 많습니다。 본 문서의 마지막 섹션에서는 iOS 또는 Android 기기에서 자동 응답을 설정하는 방법을 안내하여， 어디에 있든 원활한 커뮤니케이션을 유지할 수 있도록 도와드립니다。 아래 단계를 따라주세요。

단계 1: iOS 또는 Android 기기에서 Outlook 실행

단계 2: 「자동 응답(Automatic replies)」 기능 접근

1. 페이지 왼쪽 상단 모서리에서 「홈」 버튼을 클릭하세요。

   

2. 그런 다음 「설정」 버튼을 클릭하세요。

   

3. 「설정」 대화 상자의 「메일 계정」 섹션에서 자동 회신을 활성화할 이메일 계정을 선택하세요。 여기에서는 「Exchange」 계정을 선택합니다。

   

4. 「Exchange」 페이지(이전 단계에서 다른 계정을 선택했다면 이 대화 상자의 제목에 해당 계정의 도메인이 표시됨)에서 「자동 회신」 기능이 꺼져 있음을 확인할 수 있습니다。 여기를 클릭하세요。

   

단계 3: 자동 응답 설정 구성

「자동 응답(Automatic Replies)」 대화 상자에서 다음과 같이 설정하세요。

1. 「자동 회신」 필드에서 스위치를 켜세요。
2. 자동 회신을 보낼 대상을 지정하세요： 「모두에게」 또는 「조직 내 사람에게만」。 여기에서는 「모두에게 회신」을 선택합니다。
3. 「모두에게 다음으로 회신」 텍스트 상자에 회신 메시지를 입력하세요。
4. 설정을 저장하려면 화면 오른쪽 상단 모서리의 확인 표시를 클릭하세요。

   

   참고：

   • 「특정 기간 동안 회신」 필드에서 스위치를 켜면 자동 회신의 시작 및 종료 날짜 시간을 설정할 수 있습니다。
   • 「다른 회신 사용」 필드에서 스위치를 켜면 조직 내부와 외부 사람에게 각각 다른 회신 메시지를 지정할 수 있습니다。
   • Exchange 계정이 아닌 다른 유형의 계정을 선택하면 「자동 회신」 대화 상자에 「다른 회신 사용」 필드가 표시되지 않습니다。
   • 이전 대화 상자로 돌아가면 「자동 회신」 기능이 이미 켜져 있음을 확인할 수 있습니다。

     

결과

이제 iOS 및 Android 용 Outlook 에서 자동 응답이 활성화되었습니다。

요약하자면, Outlook 에서 부재 중 자동 응답을 설정하면 연락하는 사람들이 사용자가 자리를 비웠음을 알 수 있어 전문적이고 효과적인 커뮤니케이션이 유지됩니다. Windows, Mac, 웹 또는 모바일 기기에서 Outlook 을 사용하든, 이 기능이 제공하는 유연성과 정교함은 필수적입니다. 이 포괄적인 가이드가 다양한 플랫폼에서 원활하게 자동 응답을 설정하는 데 필요한 지식을 제공해 드리기를 바랍니다. Outlook 의 더 많은 기능을 탐색하고 싶으시다면， 당사 웹사이트에 다양한 튜토리얼이 준비되어 있습니다。더 많은 Outlook 팁과 노하우 보기.

관련 문서