Outlook에서 사무실 외부 자동 응답 설정 (전체 가이드)

오늘날의 디지털 시대에는 언제 어디서나 이메일에 접근할 수 있습니다. 그러나 항상 온라인 상태라고 해도, 휴가 중이거나 사무실을 비운 경우처럼 즉시 메시지에 응답할 수 없는 때가 있습니다. 이럴 때 사무실 외부 자동 응답 기능이 매우 유용하며, 이메일 발신자에게 우리의 응답이 지연될 것임을 알려줍니다. "Windows", "Web", "Mac", 또는 "iOS 및 Android 기기"에서 Outlook을 사용하는 경우, 이 가이드는 모든 플랫폼에서 사무실 외부 자동 응답을 설정하는 방법을 자세히 설명합니다. 시작해봅시다.

• Windows에서 Outlook의 사무실 외부 응답 설정
  • 자동 응답 사용 (Exchange 계정용)
  • Kutools for Outlook을 사용하여 쉽게 설정 (모든 이메일 계정용, 쉽고 유연함)
  • 규칙 사용 (모든 이메일 계정용, 복잡함)
• Mac에서 Outlook의 사무실 외부 응답 설정
• 웹에서 Outlook의 사무실 외부 응답 설정
• iOS 및 Android용 Outlook의 사무실 외부 응답 설정

비디오

Windows에서 Outlook의 사무실 외부 응답 설정

이 섹션에서는 Windows에서 Exchange 계정 및 모든 이메일 계정에 대해 사무실 외부 응답을 설정하는 세 가지 방법을 설명합니다.

자동 응답 기능으로 사무실 외부 응답 설정

Outlook에서 Exchange 계정을 사용하는 경우, 내장된 "자동 응답" 기능을 통해 Outlook에서 사무실 외부 응답을 설정할 수 있습니다. 다음과 같이 진행하세요.

단계1: 자동 응답 창 열기

Outlook에서 "파일" 탭으로 이동하여 자동 응답을 활성화해야 하는 Exchange 계정을 계정 드롭다운 목록에서 선택한 다음 "자동 응답"을 클릭합니다. 스크린샷을 참조하세요:

단계2: 자동 응답 활성화 및 설정 구성

열린 "자동 응답" 창에서 다음과 같이 진행해야 합니다.

1. "자동 응답 보내기" 옵션을 선택하여 이 기능을 활성화합니다.
2. 지정된 시간 범위 내에서만 자동 응답을 보내려면 "이 시간 범위 동안만 보내기" 체크박스를 선택하고 원하는 시작 및 종료 시간을 지정합니다.
   팁: 기간을 설정하지 않으면, "자동 응답 보내지 않기"를 선택하여 끌 때까지 자동 응답이 계속됩니다.
3. 조직 내부 발신자에게만 자동 응답을 보내려면 "내 조직 내부" 탭에 머무르세요.
4. 자동 응답 메시지를 텍스트 상자에 입력하세요.
5. 설정을 저장하려면 "확인" 버튼을 클릭하세요.

결과

단계3에서 자동 응답에 대한 기간을 설정한 경우, 지정된 시간에 자동 응답이 활성화되며, Outlook 리본 아래에 노란색 정보 막대가 표시됩니다. 기간이 지정되지 않은 경우, 자동 응답은 즉시 활성화됩니다.

"보낸 편지함" 폴더로 이동하여 자동 응답 이메일(제목에 "자동 응답:"이 접두사로 붙은 이메일)을 볼 수 있습니다.

놓치지 말아야 할 점

• Exchange 계정의 "자동 응답" 기능과 다른 이메일 계정(예: POP 계정)에 대해 생성한 "자동 응답 규칙"이 모두 활성화되어 있고 이메일이 수신되면, 수신 이메일이 Exchange "자동 응답"과 클라이언트 측 자동 응답 규칙 모두에서 응답을 유발할 수 있습니다. 응답 순서는 서버 처리 및 클라이언트 측 규칙 실행 순서에 따라 달라집니다.
  • Exchange의 "자동 응답": 이는 Exchange의 서버 측 기능이며 Outlook이 실행 중일 필요가 없습니다.
  • 생성된 규칙을 통한 자동 응답: 이는 일반적으로 클라이언트 측 기능으로, Outlook이 활성 상태이고 수신 이메일을 처리해야 합니다.
  따라서 두 가지 응답 방법이 모두 설정된 경우, 이메일을 보내는 사람은 두 개의 자동 응답 이메일을 받을 수 있습니다.
• 이 기능을 끄려면 정보 막대에서 "끄기" 버튼을 클릭하세요.

Kutools for Outlook을 사용하여 쉽게 사무실 외부 응답 설정

위 방법의 제한 사항을 고려하여, 여기서는 "Kutools for Outlook"의 "자동 응답" 기능을 추천합니다. 이 기능은 이메일 계정 유형에 관계없이 Outlook에서 쉽게 사무실 외부 응답을 설정할 수 있도록 도와줍니다. Kutools for Outlook을 다운로드하고 설치한 후 다음과 같이 진행하세요:

단계1: 자동 응답 설정 구성

"Kutools" > "회신" > "자동 응답 관리자"를 선택하여 "자동 응답" 대화 상자를 열고 다음을 수행해야 합니다:

1. 자동 응답을 활성화하려는 이메일 계정 확인:
   "계정 선택" 섹션에는 Outlook의 모든 이메일 계정이 나열됩니다. 자동 응답을 활성화하려는 계정을 선택하세요.
2. 자동 응답 이메일의 제목 접두사 수정:
   "제목 접두사" 텍스트 상자의 기본 텍스트는 "자동 응답"입니다. 이는 자동 응답 이메일 제목의 접두사가 됩니다. 필요에 따라 이 기본 텍스트를 바꿀 수 있습니다.
3. 자동 응답 내용 입력:
   대화 상자에 기본 템플릿이 제공되며, 필요에 따라 수정할 수 있습니다.
4. 변경 사항 저장: "확인" 버튼을 클릭하세요.
   

단계2: 자동 응답 기능 활성화

"Kutools for Outlook" 대화 상자가 나타나 기능을 즉시 활성화할 것인지 묻습니다. "예" 버튼을 클릭하여 기능을 활성화하세요.

결과

이제 선택한 계정으로 수신되는 이메일은 자동 응답을 유발합니다.

Outlook 규칙을 생성하여 사무실 외부 응답 설정

모든 이메일 계정에 대해 사무실 외부 응답을 설정하려면 Outlook 규칙을 생성할 수도 있습니다. 그러나 이 방법은 여러 단계를 필요로 합니다. 필요하다면 아래 단계를 따르세요.

단계1: 자동 응답 템플릿 생성

1. Outlook에서 "홈" 탭 아래의 "새 이메일"을 클릭하여 새 이메일 메시지를 만듭니다.

   

2. "메시지" 창에서 템플릿의 제목과 본문을 입력하세요.

   

3. "파일" > "다른 이름으로 저장"을 클릭합니다.

   

4. 열린 "다른 이름으로 저장" 대화 상자에서 템플릿의 이름을 지정하고(기본적으로 이메일 제목이 템플릿 이름으로 사용됨), "저장 형식 지정" 드롭다운 목록에서 "Outlook 템플릿"을 선택한 다음 "저장" 버튼을 클릭합니다.
   이 사용자 정의 템플릿은 기본 개인 템플릿 위치에 저장됩니다.

   

5. 템플릿을 저장한 후, 이메일을 저장하지 않고 닫습니다.

단계2: 규칙 및 경고 창 열기

"홈" 탭 아래에서 "규칙" > "규칙 및 경고 관리"를 클릭하여 "규칙 및 경고" 창을 엽니다.

단계3: 사무실 외부 자동 응답 규칙 생성

"규칙 및 경고" 창에서 사무실 외부 자동 응답 규칙을 생성하려면 다음을 수행하세요.

1. "이메일 규칙" 탭 아래에서 자동 응답 규칙을 적용할 이메일 계정을 지정한 다음 "새 규칙" 버튼을 클릭합니다.
   팁: Outlook의 "규칙 및 경고" 창에 "이 폴더에 변경 사항 적용" 드롭다운 목록이 표시되지 않으면, 생성한 규칙이 모든 이메일 계정에 적용됩니다.

   

2. 첫 번째 "규칙 마법사"에서 "빈 규칙에서 시작" 섹션의 "받은 메시지에 규칙 적용"을 선택한 다음 "다음" 버튼을 클릭합니다.

   

3. 두 번째 "규칙 마법사"에서 모든 수신 이메일 메시지에 자동으로 응답하려면 조건을 선택하지 않고 "다음" 버튼을 클릭합니다. 팝업 "Microsoft Outlook" 대화 상자에서 "예" 버튼을 클릭합니다.
   팁: 특정 이메일에만 자동으로 응답하려면 필요한 조건을 지정하세요.

   

4. 세 번째 "규칙 마법사"에서 "특정 템플릿을 사용하여 응답" 체크박스를 선택하고 "단계2" 상자의 밑줄이 그어진 텍스트를 클릭합니다.

   

5. "응답 템플릿 선택" 대화 상자에서 "검색 위치" 드롭다운 목록에서 "파일 시스템의 사용자 템플릿"을 선택하고1단계에서 생성한 템플릿을 선택한 다음 "열기" 버튼을 클릭합니다.

   

6. 세 번째 "규칙 마법사"로 돌아가면 "다음" 버튼을 클릭하여 계속 진행합니다.

   

7. 네 번째 "규칙 마법사"에서 필요에 따라 규칙의 예외를 지정합니다. 여기서는 예외를 선택하지 않고 "다음" 버튼을 클릭합니다.

   

8. 마지막 "규칙 마법사"에서 "단계1" 섹션에 이 규칙의 이름을 지정하고 "단계2"에서 "이 규칙을 켜기" 상자를 선택한 상태로 유지한 다음 "완료" 버튼을 클릭합니다.

   

9. 그런 다음 "Microsoft Outlook" 프롬프트 상자가 나타나 규칙이 Outlook이 실행 중일 때만 실행된다고 알립니다. "확인" 버튼을 클릭합니다.

   

10. 그런 다음 "규칙 및 경고" 창으로 돌아가 생성된 규칙이 창에 나열된 것을 볼 수 있으며, "확인" 버튼을 클릭하여 규칙을 저장합니다.

    

결과

이제 자동 응답 규칙을 생성했습니다. 이제부터 지정된 계정 또는 모든 계정으로 수신되는 이메일은 이 자동 응답 규칙을 유발하며, 이메일을 보낸 사람은 자동 응답 이메일을 받게 됩니다.

Mac에서 Outlook의 사무실 외부 응답 설정

Mac용 Outlook에서 자동 응답을 설정하려면 이 섹션의 방법이 도움이 될 수 있습니다. 다음과 같이 진행하세요.

단계1: "사무실 외부" 기능에 접근하기

Mac에서 Outlook을 실행하고 사무실 외부 기능을 활성화하려는 이메일 계정을 열고 "도구" 탭으로 이동하여 "사무실 외부"를 선택합니다.

단계2: 자동 응답 설정 구성

"자동 응답 설정" 대화 상자에서 다음 구성을 해야 합니다.

1. "계정에 대해 자동 응답 보내기" "(귀하의 계정)" 체크박스를 선택합니다.
2. "각 발신자에게 한 번 응답" 텍스트 상자에 자동 응답 메시지 본문을 입력합니다.
3. 선택 사항:
   • 자동 응답의 시작 및 종료 날짜 설정: "이 기간 동안만 응답 보내기" 체크박스를 선택하고 시작 및 종료 날짜와 시간을 입력합니다. 종료 날짜와 시간이 지나면 사무실 외부 응답이 자동으로 꺼집니다.
   • 조직 외부 사람에게 응답: 필요에 따라 "조직 외부 발신자에게도 응답 보내기" 체크박스를 선택합니다. "내 연락처 목록에 있는 발신자에게만" 또는 "모든 외부 발신자에게 보내기" 중 하나를 선택한 다음 자동 응답 메시지 본문을 입력합니다.
4. "확인"을 클릭하여 설정을 저장하고 이 자동 응답 기능을 적용합니다.

   

결과

Mac용 Outlook에서 특정 이메일 계정에 대해 자동 응답이 활성화되었습니다. 이제부터 이 계정으로 수신되는 이메일은 자동 응답을 유발합니다.

웹에서 Outlook의 사무실 외부 응답 설정

웹에서 Outlook을 사용 중이고 사무실 외부 응답을 설정하려면 이 섹션의 방법이 도움이 될 수 있습니다. 아래 단계를 따르세요.

단계1: "자동 응답" 기능에 접근하기

1. 페이지 오른쪽 상단 모서리에서 "설정" 버튼을 클릭합니다.

   

2. 열린 "설정" 창에서 "메일" 섹션의 "자동 응답"을 선택합니다.

   

단계2: "자동 응답" 설정 구성

1. "자동 응답 켜기" 토글을 클릭하여 "자동 응답" 기능을 켭니다.
2. "기간 동안만 응답 보내기" 체크박스를 선택하고 자동 응답의 시작 및 종료 날짜와 시간을 지정합니다. 필요하지 않으면 이 설정을 무시할 수 있습니다.
3. 텍스트 편집 상자에 자동 응답 메시지 본문을 입력합니다.
4. "저장" 버튼을 클릭합니다.

   

결과

이제 웹에서 Outlook의 자동 응답이 활성화되었습니다. 이제부터 이 계정으로 수신되는 이메일은 자동 응답을 유발합니다.

iOS 및 Android용 Outlook의 사무실 외부 응답 설정

많은 Outlook 사용자가 데스크톱에서 자동 응답 설정에 익숙하지만, 모바일 프로그램에 대해서는 잘 모릅니다. 이 기사 마지막 섹션에서는 iOS 또는 Android 기기에서 자동 응답을 설정하는 방법을 안내하여 어디에 있든 명확한 커뮤니케이션을 유지할 수 있도록 합니다. 아래 단계를 따라가 봅시다.

단계1: iOS 또는 Android 기기에서 Outlook 실행

단계2: "자동 응답" 기능에 접근하기

1. 페이지 왼쪽 상단 모서리에서 "홈" 버튼을 클릭합니다.

   

2. 그런 다음 "설정" 버튼을 클릭합니다.

   

3. "설정" 대화 상자에서 "메일 계정" 섹션 아래에서 자동 응답을 활성화하려는 이메일 계정을 선택합니다. 이 경우 "Exchange" 계정을 선택합니다.

   

4. "Exchange" 페이지에서 (이전 단계에서 다른 계정을 선택한 경우, 이 대화 상자의 제목은 다른 계정의 도메인을 표시합니다) "자동 응답" 기능이 꺼져 있는 것을 볼 수 있습니다. 클릭하세요.

   

단계3: 자동 응답 설정 구성

"자동 응답" 대화 상자에서 다음과 같이 구성해야 합니다.

1. "자동 응답" 필드에서 스위치를 켭니다.
2. 자동 응답을 보낼 대상을 지정하세요: "모든 사람에게" 또는 "조직 내 사람에게만" 중에서 선택합니다. 여기서는 "모든 사람에게 회신"을 선택합니다.
3. "모든 사람에게 회신" 텍스트 상자에 회신 메시지를 입력합니다.
4. 체크 마크를 클릭합니다. 화면 오른쪽 상단 모서리에서 설정을 저장합니다.

   

   참고:

   • "기간 동안 회신" 필드에서 스위치를 켜면 자동 응답을 보낼 시작 및 종료 날짜와 시간을 설정할 수 있습니다.
   • "다른 회신 사용" 필드에서 스위치를 켜면 조직 내부 또는 외부 사람에게 다른 회신 메시지를 지정할 수 있습니다.
   • Exchange 계정이 아닌 다른 유형의 계정을 선택하면 "자동 응답" 대화 상자에 "다른 회신 사용" 필드가 나타나지 않습니다.
   • 이전 대화 상자로 돌아가면 "자동 응답" 기능이 켜진 것을 볼 수 있습니다.

     

결과

이제 iOS 또는 Android용 Outlook에서 자동 응답이 활성화되었습니다.

요약하자면, Outlook에서 사무실 외부 자동 응답을 설정할 수 있는 기능은 연락하는 사람들이 당신이 부재 중임을 알 수 있도록 하여 전문적이고 효과적인 커뮤니케이션을 유지할 수 있게 합니다. Windows, Mac, 웹, 또는 모바일 기기에서 Outlook을 사용하든, 이 기능이 제공하는 유연성과 깊이는 필수적입니다. 이 포괄적인 가이드가 다양한 플랫폼에서 이러한 응답을 원활하게 구성할 수 있는 지식을 제공하여 당신과 이메일 발신자 모두에게 원활한 경험을 보장하기를 바랍니다. Outlook의 기능을 더 깊이 탐구하고자 하는 분들을 위해, 저희 웹사이트에는 많은 튜토리얼이 있습니다. 여기에서 더 많은 Outlook 팁과 트릭을 발견하세요.

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