Outlook에서 연락처 그룹을 생성, 편집, 사용 및 공유하기
이 튜토리얼은 연락처 그룹(이전에는 '배포 목록'이라고 함)을 사용할 때 Outlook에서 마주칠 수 있는 문제에 초점을 맞춥니다. 가장 일반적이고 편리한 해결책들을 요약했습니다. 아래에 나열된 해결책을 클릭하여 해당 지침으로 이동하십시오.
- Outlook 연락처 또는 주소록에서 연락처 그룹 만들기
- Excel, Word 또는 기타 응용 프로그램의 데이터로부터 연락처 그룹 만들기
- 메일함의 수신자 또는 발신자에 대한 연락처 그룹 만들기
- 연락처 그룹에서 구성원 추가하거나 제거하기
- Outlook에서 연락처 그룹 분리하기
- 연락처 그룹을 분리하고 Outlook에서 구성원을 연락처로 추가하기
- Outlook에서 연락처 그룹을 하나로 병합하기
Outlook에서 연락처 그룹 만들기
비즈니스상 이유로 회사나 작업 그룹의 구성원들에게 대량 이메일을 보내야 하는 상황이나, 모든 가족과 친구들에게 연휴 카드를 보내야 할 때가 있을 수 있습니다. 이런 경우, 연락처 그룹을 생성하면 한 명씩 이메일을 보내는 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 여기서 ExtendOffice 팀은 Outlook 연락처, 주소록, Excel, Word 또는 텍스트 형식의 데이터로부터 연락처 그룹을 생성하는 방법과 메일함의 발신자 또는 수신자를 위한 그룹을 생성하는 방법을 정리했습니다.
Outlook 연락처 또는 주소록에서 연락처 그룹 만들기
1. Outlook의 탐색 모음에서 연락처 또는 사람을 클릭합니다.
2. 홈 탭 아래에서 새 항목 그룹의 새 연락처 그룹을 클릭합니다.
3. 연락처 그룹 창에서 이름 필드에 연락처 그룹의 이름을 입력합니다.
4. 구성원 그룹에서 구성원 추가를 클릭하고 필요에 따라 드롭다운 목록에서 Outlook 연락처 또는 주소록에서 선택하세요. (현재 단일 연락처만 추가하고자 하며, 해당 연락처가 Outlook 연락처 또는 주소록에 없는 경우 새 이메일 연락처를 선택하세요.)
5. 구성원 선택 대화 상자에서 여러 개의 비연속적인 연락처를 선택하려면 Ctrl 키를 누른 상태에서 연락처를 하나씩 클릭하고, 여러 개의 연속적인 연락처를 선택하려면 첫 번째 연락처를 클릭한 후 Shift 키를 누르고 마지막 연락처를 선택합니다.
6. 대화 상자의 왼쪽 하단에 있는 구성원 버튼을 클릭하여 선택한 모든 연락처를 구성원 필드에 추가한 다음 확인을 클릭합니다.
7. 연락처 그룹 창에서 저장 및 닫기를 클릭합니다.
Excel, Word 또는 기타 응용 프로그램의 데이터로부터 연락처 그룹 만들기
위와 같이 Excel 스프레드시트, Word 문서 또는 기타 응용 프로그램에서 이메일 주소 목록을 받았다고 가정해 봅시다. 이러한 주소들을 Outlook의 연락처 그룹에 일괄적으로 추가하려면 다음과 같이 하세요:
1. Outlook의 탐색 모음에서 연락처 또는 사람을 클릭합니다.
2. 홈 탭 아래에서 새 항목 그룹의 새 연락처 그룹을 클릭합니다.
3. 연락처 그룹 창에서 이름 필드에 연락처 그룹의 이름을 입력합니다.
4. 구성원 그룹에서 구성원 추가를 클릭하고 Outlook 연락처에서를 선택합니다.
5. Excel 스프레드시트 또는 Word 문서의 데이터를 복사합니다.
6. 구성원 선택 대화 상자에서 데이터를 구성원 필드에 붙여넣고 확인을 클릭합니다.
7. 연락처 그룹 창에서 저장 및 닫기를 클릭합니다.
√ 참고: 각 이메일 주소는 세미콜론 또는 단락 표시로 구분되어야 합니다(한 줄에 하나의 이름과 주소). 이름이 없는 경우 주소가 연락처 그룹에서 표시 이름으로 사용됩니다.
메일함의 수신자 또는 발신자에 대한 연락처 그룹 만들기
특정 메일 또는 여러 메일의 모든 수신자와 발신자를 연락처 그룹에 추가하거나, 메일함의 일부 발신자 또는 수신자를 그룹화하려는 경우, 우리 팀에서 개발한 유용한 Outlook 추가 기능인 Kutools for Outlook의 그룹에 추가 기능 을 사용할 수 있습니다. 이 기능은 귀하의 요구에 따라 연락처 그룹을 신속하게 생성합니다.
1. 연락처 그룹에 추가하려는 수신자 또는 발신자가 포함된 메일을 선택합니다.
2. Kutools Plus 탭으로 이동하여 연락처 그룹에서 그룹에 추가를 클릭합니다.
3. 연락처 그룹에 수신자 추가 대화 상자에서 범위 드롭다운 목록에서 전체, 모든 발신자 또는 모든 수신자를 선택합니다. 조건을 충족하는 이메일 주소 옆의 상자가 체크됩니다.
4. 대화 상자의 오른쪽에서 주소를 추가할 연락처 그룹을 선택하거나 새 연락처 그룹을 클릭하여 새 그룹을 생성한 후 해당 상자를 체크합니다. 확인을 클릭합니다.
우리의 Outlook 추가 기능이 설치되지 않은 경우 여기를 클릭하여 다운로드하세요. 또는 더 번거로운 방법으로, 연락처 그룹에 추가하려는 발신자 또는 수신자의 주소를 복사한 다음 구성원 선택 대화 상자의 구성원 필드에 붙여넣을 수 있습니다. 자세한 내용은 Outlook 연락처 또는 주소록에서 연락처 그룹을 생성하는 4-7단계를 참조하세요.
Outlook에서 연락처 그룹 편집하기
연락처 그룹을 편집해야 할 때가 있습니다: 회사에 인력 변동이 있거나 동료와 프로젝트가 바뀌면서 구성원을 추가하거나 제거해야 할 수도 있습니다. 연락처 그룹의 구성원이 혼합되어 있어 두 개 이상의 그룹으로 분리하고 싶을 수도 있고, 두 부서가 합병하면서 두 연락처 그룹을 병합해야 할 수도 있습니다.
그 전에 그룹이 어디 있는지 찾아야 합니다:
메일 보기 상태라면 홈 탭 아래의 찾기 그룹에서 주소록을 클릭하고 팝업 대화 상자에서 그룹을 검색하세요. Outlook의 탐색 모음에서 사람 또는 연락처 보기에 전환했다면 목록 위의 검색 상자에 그룹 이름을 입력하여 연락처 목록에서 그룹을 찾을 수 있습니다.
연락처 그룹을 찾은 후 그룹 이름을 두 번 클릭하여 연락처 그룹 창을 엽니다. 이제 다음 단계를 위해 필요한 방법을 찾아보세요.
연락처 그룹에서 구성원 추가 또는 제거하기
• 연락처 그룹에 구성원을 추가하려면 Outlook 연락처 또는 주소록에서 연락처 그룹을 생성하는 4-7단계를 참조하세요.
• 연락처 그룹에서 구성원을 제거하려면 열린 연락처 그룹 창에서 구성원을 먼저 선택한 다음 구성원 그룹의 구성원 제거 기능을 클릭합니다. 작업 그룹에서 저장 및 닫기를 클릭합니다.
Outlook에서 연락처 그룹 분리하기
Outlook에서 연락처 그룹을 분리하는 두 가지 방법을 소개합니다: 하나는 자체 기능을 사용하는 것이고, 다른 하나는 Kutools for Outlook의 연락처 그룹 분리 기능을 사용하는 것입니다.
• 복사하고 제거하여 Outlook에서 연락처 그룹 분리하기
연락처 그룹을 두 개로 분리해야 한다고 가정해 봅시다. 다음 단계를 따르세요:
1. 연락처 또는 사람 페이지에서 편집하려는 연락처 그룹을 검색합니다.
2. 마우스를 놓지 말고 그룹을 약간 위나 아래로 드래그한 후 마우스 버튼을 놓으면 아래 스크린샷과 같이 짧은 팝업 메뉴가 나타납니다. 복사를 클릭합니다. 목록에 두 개의 동일한 연락처 그룹이 나타납니다.
 | >>> |  |
3. 두 그룹 모두를 두 번 클릭하여 열고 필요에 따라 그룹 이름을 변경합니다. 예를 들어, ExtendOffice1과 ExtendOffice2로 변경합니다. 그런 다음 ExtendOffice1에서 이름 8-15를 제거하고 ExtendOffice2에서는 이름 1-7을 제거합니다.
4. 이제 두 개의 새로운 작은 연락처 그룹이 생성되었습니다. 저장 및 닫기를 클릭합니다.
• 놀라운 도구로 Outlook에서 연락처 그룹 쉽게 분리하기
컴퓨터에 Kutools for Outlook이 설치되어 있다면 연락처 그룹을 분리하려면 다음 단계를 따르세요:
1. 분리하려는 연락처 그룹을 선택합니다. (예를 들어, 여기서는 ExtendOffice test 1이라는 그룹을 선택했습니다.)
2. Kutools Plus 탭으로 이동하여 연락처 리본 메뉴에서 연락처 그룹을 찾고 드롭다운 목록에서 연락처 그룹 분리 기능을 선택합니다.
3. 연락처 그룹 분리 창에서 새 연락처 그룹으로 이동할 구성원 옆의 상자를 체크하고 확인을 클릭합니다.
4. 팝업 대화 상자에서 새 그룹의 이름을 입력하고 확인을 클릭합니다.
5. 분리된 두 개의 연락처 그룹이 연락처 목록에 나타납니다. 그룹을 열어 구성원을 확인하세요.
연락처 그룹을 분리하고 Outlook에서 구성원을 연락처로 추가하기
Outlook에서 연락처 그룹을 분리하거나 삭제하려면 사람 또는 연락처 페이지로 이동하여 삭제하려는 그룹을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 팝업 메뉴에서 삭제를 클릭하면 됩니다. 그러나 동시에 모든 구성원을 개별적인 Outlook 연락처로 추가하려면 아래에 나열된 두 가지 방법을 참조하세요:
• Outlook의 내장 기능으로 연락처 그룹 분리하기
1. 연락처 목록에서 연락처 그룹을 두 번 클릭하여 엽니다.
2. 연락처 목록에 추가하려는 구성원을 두 번 클릭합니다.
3. 더 많은 옵션을 보려면 세 점 버튼을 클릭하고 Outlook 연락처에 추가를 클릭합니다.
4. 팝업 연락처 창에서 필요한 경우 추가 정보를 입력한 후 저장 및 닫기를 클릭합니다.
5. 모든 구성원을 추가하기 위해 2-4단계를 반복합니다.
6. 이제 사람 또는 연락처 보기로 돌아가 연락처 그룹을 삭제합니다.
이 방법은 몇 명의 구성원만 포함된 그룹에 적합합니다. 그룹에 많은 수의 구성원이 포함된 경우 이 방법은 너무 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 이 경우 아래의 Kutools for Outlook의 분리 기능을 확인하세요.
• Kutools for Outlook으로 연락처 그룹 쉽게 분리하기
1. 분리하려는 연락처 그룹을 선택합니다.
2. Kutools Plus 탭으로 이동하여 연락처 그룹 > 분리 기능을 클릭합니다.
3. 분리 창에서 모두를 클릭하여 모든 상자를 체크한 후 확인을 클릭합니다.
4. 현재 연락처 그룹을 개별 연락처로 분리하시겠습니까?라는 대화 상자가 팝업됩니다. 예를 클릭합니다.
5. 모든 구성원이 연락처 목록에 추가되고 연락처 그룹은 동시에 삭제됩니다.
√ 참고: 특정 구성원만 연락처 목록에 추가하려면 해당 구성원 옆의 상자를 체크하고 확인을 클릭하여 목록에 추가하면서 그룹에서 삭제합니다. 체크하지 않은 구성원이 포함된 그룹은 계속 존재합니다.
Outlook에서 연락처 그룹을 하나로 병합하기
두 개 이상의 연락처 그룹을 하나의 새 그룹으로 병합하려면 다음 단계를 따르세요:
1. 새 연락처 그룹을 생성합니다. (Outlook 연락처 또는 주소록에서 연락처 그룹을 생성하는 1-3단계를 따릅니다.)
2. 구성원 그룹에서 구성원 추가를 클릭하고 Outlook 연락처에서를 선택합니다.
3. 구성원 선택 대화 상자에서 결합하려는 연락처 그룹을 선택합니다.
4. 대화 상자의 왼쪽 하단에 있는 구성원을 클릭한 다음 확인을 클릭합니다.
5. 연락처 그룹 창에서 저장 및 닫기를 클릭합니다.
√ 참고: 위의 방법은 매우 간단하고 빠릅니다. 그러나 이렇게 생성한 그룹은 여러 개의 작은 그룹을 포함하는 큰 그룹처럼 작동하며, 그룹 구성원을 편집할 때 불편할 수 있습니다. 각 작은 그룹을 열어야만 편집할 수 있기 때문입니다. 여러 연락처 그룹을 병합하고 구성원만 하나의 그룹에 추가하려면 배포 목록을 병합하거나 결합하는 방법을 확인하세요.
Outlook에서 연락처 그룹에게 이메일 보내기
Outlook에서 하나 이상의 연락처 그룹에게 이메일을 보내려면 다음 단계를 따르세요:
1. 메일 보기에서 새 이메일을 클릭하여 새 메시지를 시작합니다.
2. ...받는 사람 필드에 연락처 그룹의 이름을 입력합니다. Outlook은 아래 그림과 같이 연락처 목록에서 잠재적인 일치 항목을 표시합니다. 수신자들이 서로를 보지 못하게 하려면 ...숨은 참조 필드에 그룹 이름을 입력하세요. (필드가 메시지 창에 표시되지 않는 경우 옵션 탭으로 이동하여 표시 필드 그룹에서 숨은 참조를 클릭하세요.)
그룹 이름을 기억하지 못하는 경우 ...받는 사람을 클릭하여 연락처 목록의 모든 연락처를 볼 수 있는 이름 선택 창을 열 수 있습니다. 메시지를 보내려는 그룹을 선택한 다음 필요에 따라 받는 사람, 참조 또는 숨은 참조를 클릭합니다. 그룹 이름은 해당 필드에 표시됩니다. (여기서는 받는 사람을 클릭한 예입니다.) 확인을 클릭합니다.
3. 이메일 메시지의 제목과 본문을 입력합니다. 입력을 마친 후 보내기를 클릭합니다.
Outlook에서 연락처 그룹 공유 및 저장하기
새로운 직원에게 업무 관련 연락처 그룹을 보내거나, 관심 관련 그룹을 친구들과 공유해야 할 수 있습니다. 또한 다른 사람에게서 공유된 연락처 그룹을 받을 수도 있습니다. 이 부분에서는 연락처 그룹을 공유하는 방법과 Outlook에서 다른 사람이 보낸 연락처 그룹을 저장하는 방법에 대해 설명합니다.
Outlook에서 연락처 그룹 공유하기
• 그룹을 이메일 메시지에 포함하여 다른 사람에게 보낼 수 있습니다:
1. 메일 보기에서 새 이메일을 클릭하여 새 메시지를 작성합니다. 메시지 창이 팝업됩니다. 창 크기를 조정하고 Outlook 창 옆에 배치하여 두 창이 동시에 보이도록 합니다.
2. Outlook 창의 탐색 모음에서 사람 또는 연락처를 클릭합니다.
3. 공유하려는 연락처 그룹을 찾아 메시지 본문에 첨부 파일로 드래그합니다.
4. 메시지 창에서 필요한 정보를 입력한 후 보내기를 클릭하여 연락처 그룹을 공유합니다.
• 연락처 그룹을 메시지 본문으로 드래그하는 대신 첨부 파일로 삽입할 수도 있습니다:
1. 메일 보기에서 새 이메일을 클릭하여 새 메시지를 작성합니다.
2. 팝업 메시지 창의 삽입 탭으로 이동하여 포함 그룹에서 Outlook 항목을 클릭합니다.
3. 항목 삽입 대화 상자에서 특정 메일함의 연락처 폴더를 선택하여 항목 상자에 모든 연락처와 연락처 그룹을 나열합니다. 이제 연락처 그룹을 찾아 선택하고 확인을 클릭하여 첨부 파일로 삽입합니다.
4. 메시지 창에서 필요한 정보를 입력한 후 보내기를 클릭하여 연락처 그룹을 공유합니다.
Outlook에서 연락처 그룹 저장하기
이메일 메시지에 포함된 연락처 그룹을 저장하려면:
1. 연락처 그룹 첨부 파일이 포함된 메시지를 엽니다.
2. 첨부 파일을 탐색 모음으로 드래그하여 사람 또는 연락처에 놓습니다.
이것이 가장 간단한 방법이며, 새로 저장된 그룹을 확인하려면 사람 또는 연락처를 클릭하세요.
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