아웃룩에서 이메일 스케줄링 마스터하기: 적절한 시간에 손쉽게 이메일 보내기

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-21

이메일을 스케줄링하면, 특히 다른 시간대에 있는 사람들과 소통할 때 커뮤니케이션 효율성을 크게 향상시킵니다. 이를 통해 메시지가 최적의 시간에 수신자의 받은 편지함에 도착하여 가시성과 효과를 높일 수 있습니다. "Kutools for Outlook"은 강력한 "예약 이메일" 기능으로 이러한 능력을 더욱 향상시키며, 원하는 정확한 시간에 이메일을 손쉽게 예약할 수 있도록 합니다.

왜 이메일을 예약해야 할까요?
Kutools for Outlook의 예약 이메일 기능 사용의 장점
Kutools for Outlook을 사용한 아웃룩에서 이메일 예약 단계
추가 팁 및 중요한 참고 사항

왜 이메일을 예약해야 할까요?

이메일을 예약하면 다음과 같은 작업이 가능합니다:

최적의 시간에 이메일을 보내 효율성을 높입니다.
미리 이메일을 작성하고 나중에 발송하도록 예약하여 워크플로우를 관리합니다.
업무 외 시간에 메시지를 보내는 것을 피하여 전문적인 경계를 유지합니다.

Kutools for Outlook의 예약 이메일 기능 사용의 장점

? 시간대 지원이 포함된 유연한 스케줄링

시간 기반 및 날짜 기반의 사전 설정 옵션(예: "1시간 후", "내일") 중에서 선택하거나, 사용자 정의 날짜, 시간 및 시간대를 수동으로 설정할 수 있습니다. 시간대 처리는 투명하게 이루어지며, Kutools는 선택한 시간대와 현지 시간을 모두 표시하여 지역 간에도 정확한 배달을 보장합니다.

? 스마트 시간 해석

사전 설정된 시간은 선택한 옵션에 따라 현지 시간 또는 선택한 시간대를 기준으로 지능적으로 계산됩니다. 상대적인 시간(예: "3시간 후")이나 고정된 날짜와 시간(예: "다음 월요일 오전 9시")을 선택하더라도, Kutools는 이메일이 어떻게 예약되는지 명확히 표시해줍니다.

⚙️ 저장 및 재사용 가능한 발송 시간

생성한 사용자 정의 예약 시간은 저장되어 빠르게 재사용할 수 있습니다. 몇 번의 클릭만으로 위로 이동, 아래로 이동 또는 삭제하여 쉽게 관리할 수 있습니다.

? 액션 옵션과 함께 즉각적인 발송 확인

보내기를 클릭한 후, 알림 바에서 세 가지 옵션—실행 취소, 즉시 발송 또는 알겠습니다—을 제공합니다. 이는 이메일이 예약되기 전 마지막으로 변경하거나 의도를 확인할 기회를 줍니다.

?️ 지연 발송과의 원활한 통합

Kutools는 아웃룩의 기본 제공 "지연 발송" 기능과 원활하게 통합됩니다. 두 기능은 서로 자동으로 동기화되므로, 한 도구에서 설정한 시간이 다른 도구에서도 즉시 반영되어 일관되고 예측 가능한 스케줄링을 보장합니다.

Kutools for Outlook을 사용한 아웃룩에서 이메일 예약 단계

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1단계: 예약 이메일 기능 열기

1. 아웃룩을 열고 "Kutools" > "예약 이메일"을 클릭합니다.

2. 새 이메일 창이 자동으로 열리며, "예약 이메일" 대화상자가 함께 나타납니다.

2단계: 예약 발송 시간 선택 또는 생성하기

1. "예약 이메일" 대화상자에서 다음 두 가지 방법 중 하나를 사용하여 원하는 발송 시간을 선택합니다:

옵션 A: 제공된 목록에서 기존 예약 발송 시간을 선택합니다.

옵션 B: "추가" 버튼을 클릭하여 사용자 정의 예약 발송 시간을 생성합니다.

그런 다음 "시간대 및 예약 발송 시간 설정" 대화상자에서:

1). "예약 발송을 위한 시간대 선택" 드롭다운 목록에서 원하는 시간대를 선택합니다.

? 팁: 시간대를 선택한 후 해당 시간대의 현재 시간이 표시됩니다. 예약 발송 시간이 그보다 이후인지 확인하세요.

shot of the current time of the selected time zone

2). "예약 발송 시간 설정"에서 발송 시간을 지정합니다:

사용자 정의 시간: "사용자 지정"을 선택한 후 제공된 "캘린더", "날짜", "시간" 필드를 사용하여 원하는 날짜와 시간을 수동으로 선택합니다.
사전 설정 옵션: "1시간 후", "내일" 등 미리 정의된 옵션 중에서 선택합니다. 날짜 기반 사전 설정의 경우 "시간" 상자를 사용하여 발송 시간을 지정할 수도 있습니다.

3). "확인"을 클릭하여 예약 시간을 확정합니다.

참고:

"현지 시간대"가 아닌 다른 시간대(예: "(UTC-12:00) 국제 날짜 변경선 서쪽")를 선택한 경우, 대화상자는 선택한 시간대의 예약 발송 시간과 컴퓨터의 현지 시간대의 해당 시간을 모두 표시합니다.
❗ 중요: 이메일은 항상 로컬 컴퓨터 시간에 따라 발송됩니다. 선택한 시간대는 참조용이며 실제 발송 동작에는 영향을 주지 않습니다.
비현지 시간대를 선택하고 "사용자 지정"을 선택한 후 날짜와 시간을 수동으로 지정하면, 시스템은 해당 날짜와 시간을 선택한 시간대로 해석한 후 현지 시간대로 변환합니다. 선택한 시간대의 사용자 정의 날짜/시간과 현지 시간대의 해당 시간이 모두 표시됩니다.
"1시간 후", "3시간 후", "6시간 후", "12시간 후", "24시간 후"와 같은 시간 기반 사전 설정 옵션을 비현지 시간대와 함께 선택하면, 시간은 먼저 현지 시간을 기준으로 계산된 후 선택한 시간대로 변환되어 표시됩니다.
"내일", "모레", "3일 후", "오늘 이후 다음 토요일", "오늘 이후 다음 일요일", "오늘 이후 다음 월요일"과 같은 날짜 기반 사전 설정 옵션을 사용하는 경우, "시간" 상자를 사용하여 발송 시간을 지정할 수 있습니다. 실제 날짜는 선택한 시간대의 현재 날짜를 기준으로 자동 계산되며, 현지 시간이 아닙니다. 최종 예약 발송 시간은 선택한 시간대의 해당 날짜와 시간으로 표시되며, 현지 시간대의 해당 시간도 함께 표시됩니다.

? 시간대 변환 예제

선택한 시간대	스케줄링 방법	사용자 입력	(선택한 시간대에서 해석됨)	(현지 시간대: UTC+8로 변환됨)	최종 발송 시간 (현지 기준)
UTC+1:00 (중앙 유럽 시간)	사용자 정의	2025년 4월 20일 오전 10:00	UTC+1에서 2025년 4월 20일 오전 10:00으로 해석됨	2025년 4월 20일 오후 5:00 (UTC+8)	✅ 2025년 4월 20일 오후 5:00
UTC+1:00 (중앙 유럽 시간)	사전 설정 (시간 기반)	3시간 후	—	예: 2025년 4월 16일 오전 11:00 ➝ 오후 2:00 (UTC+8)	✅ 2025년 4월 16일 오후 2:00
UTC+1:00 (중앙 유럽 시간)	사전 설정 (날짜 기반)	내일 + 오전 9:00	UTC+1의 내일 기준으로 2025년 4월 17일 오전 9:00으로 해석됨	2025년 4월 17일 오후 4:00 (UTC+8)	✅ 2025년 4월 17일 오후 4:00

2. 예약 발송 시간을 설정한 후 "예약 이메일" 대화상자에서 "확인"을 클릭하여 대화상자를 닫습니다.

3단계: 이메일 메시지 작성하기

1. 평소처럼 수신자, 제목 및 이메일 본문 내용을 입력합니다.

2. 메시지 작성을 완료한 후 "보내기" 버튼을 클릭합니다.

4단계: 확인 알림

아웃룩 창의 오른쪽 하단 모서리에 알림 바가 나타나며, 세 가지 작업 옵션을 제공합니다:

실행 취소: 예약된 발송을 취소하고 이메일을 편집 모드로 되돌립니다.
즉시 발송: 스케줄링을 무시하고 즉시 이메일을 보냅니다.
알겠습니다: 예약된 발송을 확인하고 알림을 닫습니다.

? 팁: 아무 버튼도 클릭하지 않으면 몇 초 후 알림 바가 자동으로 사라지며, 예약된 발송은 계속 활성 상태로 유지됩니다.

결과

이메일은 예약된 발송 시간까지 "발신함" 폴더에 남아 있다가, 예약된 시간이 되면 자동으로 발송됩니다.

? 추가 팁 및 중요한 참고 사항

다음 팁은 예약 이메일 기능을 활용한 고급 사용법 및 실질적인 제안을 다룹니다. 다음 항목에 대한 자세한 정보를 확인할 수 있습니다:

예약 시간 관리
"스케줄" 버튼 활성화하기
아웃룩의 지연 발송 기능과의 호환성
중요한 알림

? 예약 시간 관리

사용자 정의 발송 시간을 생성한 후에는 예약 시간 목록에 나타나 빠르게 재사용할 수 있습니다. 필요에 따라 항목을 자유롭게 삭제하거나 위로 이동, 아래로 이동할 수 있습니다.

⚙️ "보내기" 버튼 아래 "스케줄" 버튼 활성화하기

1. "Kutools" > "예약 이메일" > "보내기 버튼 아래에 예약 이메일 버튼 표시"로 이동합니다.

2. 이 옵션을 활성화하면 새 이메일을 작성하거나 답장하거나 전달할 때마다 "보내기" 버튼 바로 아래에 "스케줄" 버튼이 나타납니다. 해당 버튼 옆의 아래 화살표를 클릭하여 드롭다운 메뉴에서 다음 3가지 옵션에 접근할 수 있습니다:

예약 이메일: "예약 이메일" 대화상자를 열어 현재 이메일에 대해 예약된 발송 시간을 설정할 수 있습니다.
이 아웃룩 세션에 대해 예약 이메일 버튼을 표시하지 않음: 현재 세션 동안 스케줄 버튼을 임시로 숨깁니다. 아웃룩을 다시 시작하면 다시 나타납니다.
보내기 버튼 아래에 예약 이메일 버튼 표시: 확인 대화상자가 열립니다. "확인"을 클릭하여 스케줄 버튼을 숨기거나 "취소"를 클릭하여 유지합니다.

? 팁: “보내기 버튼 아래에 예약 이메일 버튼 표시” 옵션을 활성화하지 않은 경우 이메일 작성 중 "보내기" 아래에 "스케줄" 버튼이 나타나지 않습니다. 하지만 리본에서 "Kutools" > "예약 이메일"을 클릭하여 언제든지 "예약 이메일" 기능에 접근할 수 있습니다.

? 아웃룩의 지연 발송 기능과의 호환성

"Kutools for Outlook"의 "예약 이메일" 기능은 아웃룩의 기본 제공 "지연 발송" 기능과 완벽하게 호환됩니다. 두 기능은 원활하게 작동하여 이메일이 의도한 시간에 발송되도록 보장합니다.

이메일을 작성하거나 답장하거나 전달할 때 다음 중 하나라도 해당되면:
- "보내기" 버튼 아래에 "스케줄" 버튼이 표시됩니다.
- 현재 세션 동안 "예약 이메일" 대화상자가 한 번이라도 열렸습니다.
그런 다음 이메일을 보내기 전에 "지연 발송" 기능을 사용하면 "보내기"를 클릭한 후 아웃룩 창의 오른쪽 하단 모서리에 "Kutools 알림 바"가 나타납니다. 이 바는 "예약 이메일"이 발송 스케줄을 모니터링하고 있음을 확인시켜줍니다.
먼저 아웃룩의 "지연 발송" 기능을 사용하여 "이 시간 전에 발송하지 않음" 시간을 설정한 후 "예약 이메일" 대화상자를 열면, 해당 시간이 자동으로 예약 시간 목록에 나타납니다.
먼저 "예약 이메일" 대화상자를 사용하여 예약된 발송 시간을 설정한 후 "지연 발송" 대화상자를 열면, "이 시간 전에 발송하지 않음" 필드에 해당 예약 시간이 자동으로 반영됩니다.