아웃룩에서 이메일 스케줄링 마스터하기: 최적의 시간에 손쉽게 이메일 보내기

📅 시간대 지원이 포함된 유연한 스케줄링

시간 기반 및 날짜 기반의 미리 설정된 옵션 (예: "1시간 후", "내일") 중에서 선택하거나, 직접 사용자 정의 날짜, 시간 및 시간대를 설정할 수 있습니다. 시간대 처리는 투명하게 이루어지며, Kutools는 선택한 시간대와 현지 시간을 모두 보여주어 지역 간에도 정확한 전달을 보장합니다.

🧠 스마트한 시간 해석

미리 설정된 시간은 선택한 옵션에 따라 현지 시간 또는 선택한 시간대를 기준으로 지능적으로 계산됩니다. 상대적인 시간 ("3시간 후") 또는 고정된 날짜와 시간 ("다음 월요일 오전 9시")을 선택하더라도, Kutools는 이메일이 어떻게 예약될지 명확하게 표시해줍니다.

⚙️ 저장 및 재사용 가능한 발송 시간

생성한 사용자 정의 예약 시간은 재사용을 위해 저장됩니다. 몇 번의 클릭만으로 위로 이동, 아래로 이동 또는 삭제하여 쉽게 관리할 수 있습니다.

🔔 즉각적인 발송 확인 및 작업 옵션

보내기를 클릭한 후, 알림 바에서 세 가지 옵션(Undo, Send Immediately, I understand)을 제공합니다. 이는 이메일이 예약되기 전 마지막 변경 기회를 제공합니다.

🖱️ 지연 발송과의 원활한 통합

Kutools는 아웃룩의 기본 제공 "지연 발송" 기능과 원활하게 통합됩니다. 두 기능은 서로 자동으로 동기화되어 어느 한 도구에서 설정한 시간이 즉시 다른 도구에 반영되어 일관되고 예측 가능한 스케줄링을 보장합니다.

참고:

• "현지 시간대" 외의 시간대(예: "(UTC-12:00) 국제 날짜 변경선 서쪽")를 선택하면 대화 상자에는 선택한 시간대의 예약 발송 시간과 컴퓨터 현지 시간대의 동일한 시간이 모두 표시됩니다.
  ❗ 중요: 이메일은 항상 로컬 컴퓨터 시간을 기준으로 발송됩니다. 선택한 시간대는 참조용이며 실제 발송 동작에는 영향을 미치지 않습니다.
  
• 비현지 시간대를 선택하고 "Custom"을 선택한 후 날짜와 시간을 수동으로 지정하면 시스템은 해당 datetime을 선택한 시간대로 해석한 후 현지 시간대로 변환합니다. 선택한 시간대의 사용자 정의 datetime과 현지 시간의 동일한 시간이 모두 표시됩니다.
• "1시간 후", "3시간 후", "6시간 후", "12시간 후", "24시간 후"와 같은 시간 기반 미리 설정된 옵션을 비현지 시간대와 함께 선택하면 시간은 먼저 현지 시간을 기준으로 계산된 후 선택한 시간대로 변환되어 표시됩니다.
• "내일", "모레", "3일 후", "오늘 이후 다음 토요일", "오늘 이후 다음 일요일", "오늘 이후 다음 월요일"과 같은 날짜 기반 미리 설정된 옵션을 사용할 경우 "시간" 박스를 사용하여 발송 시간을 지정할 수 있습니다. 실제 날짜는 자동으로 선택한 시간대의 현재 날짜를 기준으로 계산되며 현지 시간이 아닌 날짜입니다. 최종 예약 발송 시간은 선택한 시간대의 해당 날짜와 시간으로 표시되며 현지 시간대의 해당 시간도 함께 표시됩니다.

🕒 시간대 변환 예제

📋 예약된 시간 관리

사용자 정의 발송 시간을 생성하면 재사용을 위해 예약된 시간 목록에 나타납니다. 필요에 따라 항목을 자유롭게 삭제하거나 위로 이동, 아래로 이동할 수 있습니다.

⚙️ "Send" 아래의 "Schedule" 버튼 활성화

1. "Kutools" > "Schedule Email" > "Send 버튼 아래 Schedule Email 버튼 표시"로 이동합니다.

2. 이 옵션을 활성화하면 새 이메일을 작성하거나 답장하거나 전달할 때마다 "Send" 버튼 바로 아래에 "Schedule" 버튼이 나타납니다. 옆에 있는 화살표를 클릭하면 드롭다운 메뉴에서 다음 세 가지 옵션에 접근할 수 있습니다:

• Schedule Email: "Schedule Email" 대화 상자를 열어 현재 이메일의 예약 발송 시간을 설정합니다.
• 이 아웃룩 세션에서는 Schedule Email 버튼을 표시하지 않음: 현재 세션에서 일시적으로 Schedule 버튼을 숨깁니다. 다음에 아웃룩을 다시 시작하면 다시 나타납니다.
• Send 버튼 아래 Schedule Email 버튼 표시: 확인 대화 상자가 열립니다. "확인"을 클릭하여 Schedule 버튼을 숨기거나 "취소"를 클릭하여 유지합니다.
  

💡 팁: “Send 버튼 아래 Schedule Email 버튼 표시” 옵션을 활성화하지 않은 경우 이메일 작성 중에는 "Send" 아래에 "Schedule" 버튼이 나타나지 않습니다. 하지만 리본에서 "Kutools" > "Scheduled Email"을 클릭하여 언제든지 "Scheduled Email" 기능에 접근할 수 있습니다.

📩 Outlook의 지연 발송 기능과의 호환성

"Kutools for Outlook"의 "Schedule Email" 기능은 아웃룩의 기본 제공 "Delay Delivery" 기능과 완벽하게 호환됩니다. 이들은 원활하게 협력하여 이메일이 의도한 시간에 발송되도록 보장합니다.

• 이메일을 작성하거나 답장하거나 전달할 때 다음 중 하나라도 참인 경우:
  • "Send" 버튼 아래에 "Schedule" 버튼이 보입니다.
  • 해당 세션 동안 "Schedule Email" 대화 상자가 한 번 이상 열렸습니다.

  그러면 "Delay Delivery" 기능을 사용한 후 "Send"를 클릭하면 아웃룩 창의 오른쪽 하단에 "Kutools 알림 바"가 나타납니다. 이 바는 "Schedule Email"이 발송 스케줄을 모니터링 중임을 확인합니다.

  

• 먼저 아웃룩의 "Delay Delivery" 기능을 사용하여 "이 시간 전에 전달하지 않음" 시간을 설정한 후 "Schedule Email" 대화 상자를 열면, 해당 시간이 자동으로 예약된 시간 목록에 나타납니다.
• 먼저 "Schedule Email" 대화 상자를 사용하여 예약된 발송 시간을 설정한 후 "Delay Delivery" 대화 상자를 열면, "이 시간 전에 전달하지 않음" 필드는 자동으로 해당 예약된 시간을 반영합니다.

이 양방향 동기화는 어떤 기능을 먼저 설정하든 일관된 발송 동작을 보장합니다.

예약된 이메일이 정확한 시간에 발송되도록 하려면 아웃룩이 열려 있어야 합니다. 아웃룩이 예약된 발송 시간에 닫혀 있으면, 다음에 아웃룩을 열었을 때 즉시 발송됩니다.