Outlook 에서 중복 연락처 관리： 삭제， 병합， 이동， 분류
Kutools for Outlook
Excel 스프레드시트나 다른 소프트웨어에서 Outlook 으로 연락처를 가져올 때 연락처 폴더에 중복 항목이 생성될 가능성이 있습니다. 이러한 중복은 Outlook 의 불필요한 공간을 차지하며 연락처 폴더를 어지럽힐 수 있습니다。 보다 효율적인 해결을 위해중복 연락처유틸리티를 추천합니다。Kutools for Outlook이 기능을 사용하면 선택한 연락처 폴더 내 여러 이메일 계정에 걸쳐 중복 연락처을 손쉽게 삭제， 병합， 이동 및 분류할 수 있습니다。
Kutools for Outlook 의 중복 연락처 장점
- 🔄 유연한 중복 처리 옵션: Kutools for Outlook 은 다양한 사용자 요구와 선호에 맞춰 조정 가능한 옵션 세트를 제공함으로써 중복 연락처 관리를 한 단계 더 발전시킵니다：
- 🗑️ 중복 항목을 임시로 또는 영구 삭제 중 처리： 사용자는 중복 항목을 「삭제된 항목」 폴더로 임시 이동시켜 필요 시 복구할 수 있도록 하거나， 연락처 목록을 간소화하기 위해 영구 삭제할 수 있습니다。 이를 통해 연락처 보호와 깔끔한 데이터베이스 유지 사이의 균형을 잡을 수 있습니다。
- 🔗 중복 정보를 단일 연락처로 병합: 중복 항목을 병합할 때 Kutools 는 선택한 모든 중복 연락처의 정보를 통합하여 데이터 손실 없이 처리합니다。
- 📂 유연하게 중복 항목 이동： 사용자는 첫 번째 인스턴스를 포함한 모든 중복 항목 또는 추가 중복 항목만을 지정된 폴더로 선택적으로 이동시킬 수 있습니다。 이 기능은 나중에 중복 항목을 검토하거나 다른 목적을 위해 별도의 목록을 유지하려는 사용자에게 특히 유용합니다。
- 🏷️ 나중에 쉽게 식별할 수 있도록 중복 항목 분류: 사용자가 중복 항목을 분류할 수 있도록 함으로써 Kutools 는 연락처 관리 및 정리를 더욱 용이하게 만듭니다。 이 기능은 대규모 연락처 데이터베이스를 관리할 때 효율적인 분류를 통해 저장 시간하고 워크플로우를 개선하는 데 특히 유용합니다。
- 🌐 계정 및 폴더 간 중복 관리: Kutools 는 여러 이메일 계정과 연락처 폴더에서 동시에 중복 항목을 관리할 수 있는 기능으로 두각을 나타냅니다。 이 기능은 Outlook 기본 도구로는 번거롭고 시간이 많이 소요되는 작업을 통합적 접근 방식으로 간소화하여， Outlook 내 어디에 있든 중복 연락처을 효과적으로 처리할 수 있게 해줍니다。
- 🔍 사용자 맞춤형 중복 감지: Outlook 의 기본 중복 감지 기능과 달리 Kutools 는 사용자가 비교할 특정 【联系人】 필드을 선택할 수 있도록 하여 중복 표시을 세밀하게 사용자 맞춤 설정할 수 있게 합니다。 이를 통해 사용자에게 가장 관련 있는 기준에 따라 보다 정확하게 중복 항목을 감지할 수 있습니다。
- 🧭 시간 절약 재필터링: Kutools 는 이전에 선택한 폴더 및 【联系人】 필드에 대한 설정을 기억하여 사용자가 설정을 다시 구성하지 않고도 신속하게 중복 항목을 재필터링할 수 있게 합니다。 이 기능은 특히 정기적으로 중복 관리 작업을 수행하는 사용자의 시간을 크게 절약해 줍니다。
- 👥 중복 연락처 그룹 관리： 이 유틸리티는 중복 관리 기능을 연락처 그룹까지 확장하여 그룹 이름， 멤버 이름 또는 멤버의 이메일 주소을 기준으로 중복 연락처 그룹을 관리할 수 있는 옵션을 제공합니다。
Outlook 에서 중복 연락처을(를) 빠르게 삭제， 병합， 이동 또는 분류하기
중복 연락처 기능을 사용하여중복 연락처Outlook 에서 중복 연락처을(를) 삭제， 병합， 이동 또는 분류하는 방법은 다음과 같습니다。
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- Kutools 플러스 탭에서중복 연락처을(를)삭제그룹 내에서 클릭하세요。
- 중복 연락처 - 단계 1 ： 데이터 파일 선택마법사에서 중복 연락처을(를) 삭제， 병합， 이동 또는 분류하려는 데이터 파일을(를) 선택하세요。 선택 후다음： 연락처 폴더 선택버튼을 클릭하세요。
참고：Outlook 에 크기가 큰 연락처 폴더을 포함한 여러 이메일 계정이 있는 경우 아래 스크린샷과 같이 연락처 폴더 로딩 창이 나타납니다。현재 로딩 중인 메일함 건너뛰기버튼을 클릭하거나， 모든 연락처 폴더의 로딩이 완료될 때까지 기다릴 수 있습니다。
- 연락처 폴더의 로딩이 완료되면 모든 연락처 폴더이(가)중복 연락처 – 단계 2 (총 5 단계 중)창의 왼쪽 상자에 표시됩니다。 처리할 중복 연락처이(가) 포함된 연락처 폴더을(를) 선택한 후다음： 중복 연락처 감지를 위한 필드 선택버튼을 클릭하세요。
팁：- 폴더 선택을 위한모두 선택과 같은 추가 빠른 옵션은 폴더 목록에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하세요。
- 모든 선택한 파일에서가 오른쪽 상자에 표시됩니다。 필요에 따라 삭제하거나 정렬할 수 있습니다。 상단에 나열된 폴더의 연락처는 중복 관리 시 우선적으로 유지됩니다。
- 이 도구를 이전에 사용하여 필터 조건을 설정한 적이 있다면， 기존 기준을 적용해 중복 연락처을 필터링하려면 간단히필터링 시작버튼을 클릭하면 됩니다。
- 중복 연락처 – 단계 3 (총 5 단계 중)마법사에서 중복 표시을(를) 위한 선택하세요 필터링 조건을(를) 선택하세요(이 필드의 정보가 정확히 일치하는 경우 연락처가 중복으로 간주됨)。 그런 다음중복 판단 조건을 선택하세요상자에서다음： 결과에 나열할 필드 선택버튼을 클릭하세요。
팁：- 위 이미지에 표시된 선택한 검색 조건은 Kutools 에서 제공하는 기본 설정입니다。기본값버튼을 클릭하면 이러한 기본값을 쉽게 선택할 수 있습니다。
- 모든 선택한 파일에서 검색옵션을 선택하면 유틸리티가 선택한 모든 폴더에서 중복 연락처을 검색합니다。 이 옵션을 선택하지 않으면 각 개별 연락처 폴더 내에서만 중복이 검색됩니다。
- 중복 연락처 – 단계 4 (총 5 단계 중)마법사에서 결과 상자에 나열할 필드를 지정하는 옵션을 선택한 후필터링 시작버튼을 클릭하세요。
팁：- 기본값： 이 옵션은 사전 설정된 필드를 선택하며， 해당 필드는 다음과 같습니다：이름(연락처 그룹),그룹의 구성원 이름(연락처 그룹),회원 이메일 주소(연락처 그룹)， 및전체 이름.
- 사용자 지정： 이 옵션은 결과에 표시할 필드를 선택할 수 있도록사용자 정의 결과 내용버튼을 활성화합니다。
- 선택한 검색 조건： 이 옵션은 이전 단계에서 선택한 필드를 선택합니다。
- 모든 중복 연락처이(가)결과(왼쪽 상자)에 표시되며， 이는중복 연락처 – 단계 5 (총 5 단계 중)마법사에서 표시할 필드를 선택한 대로 나타납니다。 이 마법사에서는 다음 작업을 수행할 수 있습니다：
- 중복 항목을 확장한 후 처리에서 포함하거나 제외할 연락처를 선택하거나 선택 해제하세요。 팁： 그룹을 클릭하여 확장할 수 있습니다。 그런 다음 중복 연락처를 선택하여연락처 정보 미리보기상자에서 세부 정보를 확인하세요。
- 중복 연락처을(를) 어떻게 처리하시겠습니까？드롭다운 목록에서 중복 선택에 적용할 작업을 선택하세요。
- 삭제(「삭제된 항목」 폴더로 이동)： 이 작업은 중복 항목을 삭제된 항목 폴더로 이동시키되 영구 삭제 중하지는 않습니다。
- 영구 삭제： 이 작업은 모든 중복 선택을 영구 삭제합니다。
- 병합： 이 작업은 선택한 모든 중복 연락처을 결합하여 정보를 통합합니다。
- 중복 하위 항목 이동： 이 작업은 첫 번째 인스턴스를 제외한 중복 항목을 지정된 폴더로 이동시킵니다。
- 중복 연락처 이동： 이 작업은 중복 항목의 모든 인스턴스를 지정된 폴더로 이동시킵니다。
- 카테고리 추가： 이 작업은 나중에 쉽게 식별할 수 있도록 선택한 모든 중복 연락처에 지정된 범주를 태그합니다。
- 선택한 작업에 따라 중복 항목을 처리하려면지금 적용을 클릭하세요。
프로세스가 완료되면 처리된 모든 중복 연락처가결과에서 취소선과 함께 표시됩니다。 프로세스를 완료하려면중복 연락처마법사를 닫으세요。
Kutools for Outlook 의 중복 연락처 기능 사용 시 추가 팁
- 특정 중복 연락처 처리연락처를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 상황에 맞는 메뉴에서 필요한 옵션을 선택하여 단일 중복 연락처를 분류， 이동， 삭제 또는 영구 삭제할 수 있습니다。
- 그룹 내 선택된 모든 중복 항목 처리그룹을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 상황에 맞는 메뉴에서 필요한 옵션을 선택하여 그룹 내 선택된 모든 중복 항목을 분류， 이동， 병합， 삭제 또는 영구 삭제할 수 있습니다。
- 중복 연락처의 간편한 재필터링이중복 연락처유틸리티는 선택한 폴더와 【联系人】 필드를 포함하여 이전 설정을 유지합니다。 다음에 이 기능을 사용할 때는필터링 시작버튼을중복 연락처 – 단계 2(5 중)마법사에서 누르기만 하면 다시 설정하지 않고도 중복 항목을 바로 필터링할 수 있습니다。
- 중복 연락처을(를) 찾지 못한 경우중복된 중복 연락처이 없으면 필요에 따라 중복 표시용 필드를 다시 선택하거나 프로세스를 종료할 수 있습니다。
- 중복된 연락처 그룹 관리선택한 폴더 내에 중복된 연락처 그룹이 있는 경우， 이를 효율적으로 처리할 수 있습니다。중복 연락처 - 단계 3(5 중)마법사에서 원하는 기준을 선택하기만 하면 됩니다。 예를 들어이름(연락처 그룹),그룹의 구성원 이름(연락처 그룹)또는회원 이메일 주소(연락처 그룹)등이 있으며， 필요에 따라 선택하여 해당 중복 그룹을 관리하세요。
데모: Outlook 에서 중복 연락처 삭제 또는 이동
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