메시지 형식 – HTML, 일반 텍스트 및 리치 텍스트

Microsoft Outlook은 세 가지 유형의 메시지 형식을 제공합니다: HTML, 리치 텍스트 및 일반 텍스트. 각 메시지 형식은 다른 요구 사항을 충족합니다.

1.1 HTML

HTML 형식은 Outlook에서 가장 인기 있는 메시지 형식입니다.

HTML은 웹 페이지 언어로, 풍부한 서식의 텍스트, 이미지 및 기타 객체로 웹 페이지를 코딩하는 데 도움이 됩니다. 마찬가지로, HTML 형식은 전체 메시지 내용을 깔끔하고 정돈된 웹 페이지처럼 보이게 만듭니다. HTML 형식의 이메일은 대부분의 일반적인 글꼴 서식, 단락 서식, 정렬 등을 지원합니다. 또한, HTML 형식의 이메일은 대부분의 이메일 클라이언트에서 인식할 수 있습니다.

Outlook 사용자는 메시지 테마를 직접 적용하여 여러 미리 설정된 제목, 글꼴 서식, 정렬 등을 가진 HTML 메시지를 만들 수 있습니다. 반면에, Outlook 사용자는 필요에 따라 굵은 글씨, 기울임꼴, 밑줄, 강조 색상, 고급 텍스트 효과 등으로 HTML 이메일을 꾸밀 수도 있습니다.

그러나 일부 이미지와 도형이 수신자의 Outlook에서 바로 표시되지 않고, 수동으로 다운로드해야 하는 경우를 발견했을 것입니다. 더 나쁜 점은 Outlook 수신자가 HTML 이메일에서 모든 이미지 다운로드를 방지하도록 설정할 수 있다는 것입니다. 이미지가 다운로드되어 수신자의 Outlook에 표시되지 않으면, 해당 이미지는 사진 자리 표시자로 대체되어 전체 메시지가 어지럽게 보일 수 있습니다.

1.2 일반 텍스트

HTML 형식과 비교하면, 일반 텍스트 형식은 메시지 본문에서 일반 텍스트만 지원합니다. 일반 텍스트 형식은 굵게, 기울임꼴, 밑줄, 취소선, 강조 색상 등의 서식을 전혀 지원하지 않습니다. 또한, 메시지 내부의 이미지와 하이퍼링크도 표시할 수 없습니다. 중요한 이미지를 삽입해야 할 경우, 유일한 해결책은 첨부 파일로 추가하는 것입니다.

1.3 리치 텍스트

리치 텍스트 형식은 여러 글꼴 서식, 하이퍼링크, 표, 도형, 이미지 등을 지원합니다. 그러나 리치 텍스트 메시지의 대부분의 서식은 Microsoft Outlook 및 Microsoft Exchange와만 호환됩니다. 또한, 첨부 파일은 메시지 헤더에 첨부되는 것이 아니라 메시지 본문에 포함됩니다.

새 메시지를 작성하거나, Outlook에서 메시지에 답장하거나 전달할 때 메시지 형식을 쉽게 변경할 수 있습니다.

새로 작성 중인, 답장 중인 또는 전달 중인 메시지 창에서, Format Text 탭의 Format 그룹에서 HTML, Plain Text 또는 Rich Text 버튼을 클릭하세요.

참고: 답장 또는 전달 메시지가 읽기 창에 포함된 경우, 읽기 창의 왼쪽 상단 모서리에 있는 Pop Out 버튼을 클릭하여 답장 또는 전달 메시지를 메시지 창에서 표시해야 합니다.

일반적으로 새 이메일은 Outlook에서 자동으로 HTML 형식으로 보내집니다. 그러나 특정 상황에서는 새 이메일을 다른 메시지 형식(예: 일반 텍스트 또는 리치 텍스트)으로 자동으로 보내야 할 수 있습니다. 여기에서는 Outlook에서 모든 새 발송 메시지에 대한 기본 메시지 형식을 변경하는 방법을 안내합니다.

1. File > Options를 클릭하세요.

2. Outlook 옵션 대화 상자에서 왼쪽 바에서 Mail을 클릭하고 Compose messages 섹션으로 이동한 후 Compose messages in this format 드롭다운 목록에서 새 메시지 형식을 선택하세요.

3. OK 버튼을 클릭하여 변경 사항을 저장하고 대화 상자를 닫습니다.

이제부터 모든 새 메시지는 자동으로 지정된 메시지 형식으로 변경됩니다.

일반적으로 매일 Outlook에서 여러 이메일을 받으며, 이러한 이메일은 HTML 형식, 일반 텍스트 형식 또는 리치 텍스트 형식일 수 있습니다. 여기에서는 Outlook에서 수신된 이메일의 형식을 빠르게 변경하는 방법을 안내합니다.

1. 메시지 목록에서 지정된 이메일을 두 번 클릭하여 엽니다.

2. 이제 이메일이 메시지 창에서 열립니다. Message > Actions > Edit Message를 클릭하세요.

3. 이제 메시지를 편집할 수 있습니다. Format Text 탭을 활성화하고 Format 그룹에서 변환할 메시지 형식을 클릭하세요.

4. Ctrl + S 키를 누르거나 (기본적으로 탭 위의 빠른 실행 도구 모음에 있는) Save 버튼을 클릭하여 변경 사항을 저장하고 메시지 창을 닫습니다.

참고: 이 방법은 한 번에 하나의 수신된 이메일에 대한 메시지 형식만 변경할 수 있습니다.

Outlook에서 항상 일반 텍스트 형식으로 이메일에 회신하거나 전달해야 하는 경우, 이 섹션에서 문제를 쉽게 해결할 수 있습니다.

1. Outlook의 주 인터페이스에서 File > Options를 클릭하여 Outlook 옵션 대화 상자를 엽니다.

2. Outlook 옵션 대화 상자에서 왼쪽 바에서 Trust Center를 클릭하고 Trust Center Settings 버튼을 클릭합니다.

3. Trust Center 대화 상자에서 왼쪽 바에서 Email Security 를 클릭하고 Read as Plain Text 섹션에서 Read all standard mail in plain text 옵션을 선택합니다.

4. OK 버튼을 연속으로 클릭하여 두 대화 상자를 모두 닫습니다.

이제 Outlook의 주 인터페이스로 돌아가면, 메시지 목록에서 모든 수신된 이메일이 자동으로 일반 텍스트로 변환된 것을 볼 수 있습니다.

5. 회신하려는 이메일을 선택하고 Home > Reply 또는 Reply All을 클릭합니다.

팁: 이메일을 전달하려면 메시지 목록에서 이메일을 선택하고 Kutools > Forward를 클릭하세요.

6. 그러면 회신 메시지 또는 전달 메시지가 일반 텍스트 형식으로 생성됩니다. 필요한 대로 회신 메시지를 작성하고 보내세요.

참고 : Read all standard mail in plain text 옵션이 활성화된 경우, 모든 수신된 이메일이 자동으로 일반 텍스트 형식으로 변환됩니다.

Outlook에서 이메일을 HTML 형식으로 회신하거나 전달해야 하는 경우, 아래 VBA 코드를 사용하여 문제를 쉽게 해결할 수 있습니다.

1. Outlook에서 Alt + F11 키를 눌러 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 엽니다.

2. Microsoft Visual Basic for Applications 창에서 Insert > Module을 클릭하고 새 모듈에 아래 코드를 붙여넣습니다.

VBA: HTML 형식으로 자동으로 이메일에 회신하거나 전달하기

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

참고: 위의 코드는 HTML 형식으로 이메일에 회신하는 데 도움을 줍니다. 만약 모든 사람에게 회신하거나 HTML 형식으로 이메일을 자동으로 전달하려면 다음과 같이 하세요:

(1) 모든 수신자에게 HTML 형식으로 회신하려면 왼쪽 코드를 오른쪽 코드로 교체하세요:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) HTML 형식으로 이메일을 전달하려면 왼쪽 코드를 오른쪽 코드로 교체하세요:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. 이제 이메일을 선택하고 지정된 모듈 창에서 Run 버튼을 클릭하거나 F5 키를 눌러 HTML 형식으로 이메일에 회신, 모두 회신 또는 전달할 수 있습니다.

그러나 지정된 모듈 창을 열어 VBA 코드를 수동으로 실행하는 것은 지루할 수 있습니다. 이 VBA를 자주 사용해야 한다면 작업을 간소화하기 위해 이 VBA를 빠른 실행 도구 모음에 명령 버튼으로 추가하여 앞으로 한 번의 클릭으로 쉽게 VBA 모듈을 실행할 수 있습니다.

4. 지정된 모듈 창에서 Ctrl + S 키를 눌러 코드를 저장하고 모듈 창과 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 닫습니다.

5. Outlook의 주 인터페이스에서 빠른 실행 도구 모음의 작은 화살표를 클릭합니다.  그리고 다음을 선택합니다. 추가 명령 드롭다운 메뉴에서.

참고: File > Options를 클릭하여 Outlook 옵션 대화 상자를 열고 왼쪽 바에서 Quick Access Toolbar를 클릭할 수도 있습니다.

6. 이제 Outlook 옵션 대화 상자가 나타나며 왼쪽 바에서 빠른 실행 도구 모음 이 활성화됩니다. 다음과 같이 진행하세요:
(1) 다음에서 매크로 를 선택합니다. 명령 선택 드롭다운 목록;
(2) 왼쪽 목록 상자에서 방금 추가한 지정된 VBA 명령을 클릭하여 강조 표시합니다;
(3) 다음을 클릭합니다. 추가 버튼.

7. 이제 지정된 VBA 명령이 오른쪽 목록 상자에 추가되었습니다. 다음과 같이 계속 진행하세요:
(1) 오른쪽 목록 상자에서 지정된 VBA 명령을 클릭하여 강조 표시합니다;
(2) 다음을 클릭합니다. 수정 버튼;
(3) 나타나는 Modify Button 대화 상자에서 VBA 명령에 대한 기호를 기호 박스에서 지정합니다;
(4) VBA 명령에 대한 이해하기 쉬운 이름을 표시 이름 박스에 입력합니다;
(5) 다음을 클릭합니다. 확인 버튼을 차례로 클릭하여 변경 사항을 저장하고 두 대화 상자를 모두 닫습니다.

이제 VBA 명령이 아래 스크린샷과 같이 빠른 실행 도구 모음에 추가되었습니다.

앞으로는 원래 이메일의 메시지 형식에 관계없이 빠른 실행 도구 모음에서 VBA 명령을 클릭하여 현재 선택된 이메일을 HTML 형식으로 회신, 모두 회신 또는 전달할 수 있습니다.

Outlook에서 일반 텍스트 형식으로 이메일에 회신하거나 전달하면서 수신된 이메일의 메시지 형식에는 영향을 주지 않으려면 어떻게 해야 할까요? 위의 VBA 외에도 HTML로 회신하거나 전달하는 쉬운 솔루션이 있을까요? 그리고 리치 텍스트 형식으로 자동으로 회신하거나 전달하는 방법은 무엇일까요? 여기에서는 Kutools for Outlook에서 제공하는 Fixed Reply Formatting 및 Fixed Forward Formatting 이라는 놀라운 타사 도구를 소개하며, 이를 통해 언제든지 지정된 메시지 형식으로 이메일에 자동으로 회신하거나 전달할 수 있습니다.

1. Kutools > Fixed Formatting > Fixed Reply Formatting > Set Reply Formatting을 클릭합니다.

참고: 고정된 메시지 형식으로 이메일을 전달하려면 Kutools > Fixed Formatting > Fixed Forward Formatting > Set Forward Formatting을 클릭하세요.

2. Set Reply Formatting 또는 Set Forward Formatting 대화 상자에서 항상 회신하거나 전달할 지정된 메시지 형식을 선택하고 OK 버튼을 클릭합니다.

3. Kutools > Fixed Formatting > Fixed Reply Formatting (또는 Fixed Forward Formatting) > Enable Fixed Reply Formatting (또는 Enable Fixed Forward Formatting)을 클릭하여 기능을 활성화합니다.

팝업으로 나타나는 Kutools for Outlook 확인 대화 상자에서 OK 버튼을 클릭합니다.

이제부터 Home > Reply, Reply All 또는 Forward를 클릭하여 이메일에 회신하거나 전달할 때, 회신 또는 전달은 지정된 메시지 형식으로 자동으로 변경됩니다.