Outlook 이메일을 Excel 파일로 내보내기(3 가지 쉬운 방법)

Outlook 에서 대규모 이메일 수를 관리하다 보면 금세 복잡해질 수 있습니다. 때로는 이메일 데이터를 분석하거나보고서 생성 통신 내용을 추적하거나 중요한 정보를 보관해야 할 수도 있습니다. Outlook 이메일을 Excel 로 내보내면 발신자, 제목, 날짜, 메시지 내용 같은 이메일 세부 정보를 구조화된 형식으로 정리하여 더 쉽게 분석하고 관리할 수 있습니다. 이 가이드에서는 Outlook 이메일을 Excel 로 내보내는 세 가지 실용적인 방법을 소개합니다。

Outlook 이메일을 Excel 로 내보내는 이유는 무엇인가요？

Outlook 이메일을 Excel 파일로 내보내기

• 방법 1: 가져오기/내보내기 기능을 사용하여 이메일 내보내기
• 방법 2: VBA 코드로 이메일을 빠르게 내보내기
• 방법 3: Kutools for Outlook 로 이메일을 빠르게 내보내기

Excel 에서 이메일 데이터 분석을 더욱 효과적으로 활용하는 팁

결론

Outlook 이메일을 Excel 로 내보내는 이유는 무엇인가요？

Outlook 이메일을 Excel 로 내보내면 특히 대량의 이메일 데이터를 처리할 때 여러 가지 장점이 있습니다。

주요 장점은 다음과 같습니다：

• 향상된 데이터 분석– Excel 수식， 피벗테이블 및 차트를 사용하여 커뮤니케이션 패턴을 분석하세요。
• 이메일 추적– 고객 이메일， 프로젝트 커뮤니케이션 또는 지원 티켓을 모니터링하세요。
• 중요 이메일 데이터 백업– 핵심 정보를 Outlook 외부에 저장하세요。
• 보고서 생성– 이메일 데이터에서 구조화된 보고서를 작성하세요。
• 필터 및 정렬을 쉽게– Excel 에서는 빠른 필터링， 정렬 및 검색이 가능합니다。

예를 들어， 이메일을 내보낸 후 다음 항목을 신속히 분석할 수 있습니다：

• 누가 가장 많은 이메일을 보내는지
• 하루 또는 한 달에 몇 통의 이메일을 받는지
• 어떤 고객이 가장 자주 연락하는지

Outlook 이메일을 Excel 파일로 내보내기

아래에서는 Outlook 에서 이메일을 Excel 파일로 내보내는 세 가지 신뢰할 수 있고 실용적인 방법을 소개합니다. Outlook 의 기본 제공 내보내기 기능을 사용하든, VBA 로 자동화하든, 아니면 Kutools for Outlook 와 같은 빠른 타사 도구를 사용하든 각 방법은 편의성과 유연성 측면에서 서로 다른 장점을 제공합니다。 자신의 작업 흐름과 내보낼 이메일 수에 가장 적합한 방법을 선택할 수 있습니다。

방법 1: 가져오기/내보내기 기능을 사용하여 이메일을 Excel 로 내보내기

Outlook 에는 이메일을 CSV 파일로 내보낼 수 있는 기본 제공 가져오기/내보내기 마법사가 있습니다. 이 CSV 파일은 Excel 에서 열 수 있습니다。

1. Outlook 을 열고파일>열기 및 내보내기>가져오기/내보내기。
   
2. 가져오기 및 내보내기 마법사에서파일로 내보내기를 선택하고다음을 클릭하세요。
   
3. 쉼표로 분리된 값을 파일 유형로 선택하고다음을 클릭하세요。
   
4. 내보낼 이메일 폴더(예： 받은 편지함)를 선택하고다음을 클릭하세요。
   
5. 찾아보기버튼을 클릭하여 저장 위치를 지정하고 파일 이름을 입력하세요。
   
6. 마지막파일로 내보내기대화 상자에서폴더에서 “전자 메일 메시지” 내보내기가 선택되어 있는지 확인하세요。
   

7. 마지막으로마침버튼을 클릭하여 내보내기를 시작하세요。

내보내기가 완료되면 내보낸 CSV 파일을 열면 이메일이 행과 열 형태로 표시되어 쉽게 분석하고 정리할 수 있습니다。

방법 2: VBA 코드를 사용하여 이메일을 Excel 로 내보내기

이메일을 자주 내보낸다면 VBA 자동화를 통해 저장 시간 가능하며 이메일을 직접 Excel 로 내보낼 수 있습니다。

1. Outlook 에서Alt + F11을 눌러 VBA 편집기를 엽니다。
2. 삽입>모듈을 클릭합니다。 다음 코드를 창에 복사하여 붙여넣으세요：

Sub ExportEmailsWithBodyToExcel()

    Dim olApp As Outlook.Application
    Dim olNs As Outlook.NameSpace
    Dim olFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim olSubFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim olItems As Outlook.Items
    Dim olMail As Object
    
    Dim xlApp As Object
    Dim xlWB As Object
    Dim xlWS As Object
    
    Dim i As Long
    Dim savePath As String
    Dim mailboxName As String
    Dim folderName As String
    
    '===== Modify here =====
    mailboxName = "skyyang@extendoffice.com"      'Specify the mailbox name
    folderName = "Inbox"                         'Specify the folder name (e.g., Inbox or Sent Items)
    savePath = "C:\Users\Public\OutlookEmails.xlsx"   'Specify the Excel file save path and file name    '=======================
    
    Set olApp = Outlook.Application
    Set olNs = olApp.GetNamespace("MAPI")
    Set olFolder = olNs.Folders(mailboxName)
    Set olSubFolder = olFolder.Folders(folderName)
    Set olItems = olSubFolder.Items
    olItems.Sort "[ReceivedTime]", True
    Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")
    xlApp.Visible = True
    Set xlWB = xlApp.Workbooks.Add
    Set xlWS = xlWB.Sheets(1)
    xlWS.Cells(1, 1).Value = "No."
    xlWS.Cells(1, 2).Value = "Subject"
    xlWS.Cells(1, 3).Value = "Sender Name"
    xlWS.Cells(1, 4).Value = "Sender Email"
    xlWS.Cells(1, 5).Value = "To"
    xlWS.Cells(1, 6).Value = "CC"
    xlWS.Cells(1, 7).Value = "Received Time"
    xlWS.Cells(1, 8).Value = "Email Body"
    i = 2
    For Each olMail In olItems
        If TypeName(olMail) = "MailItem" Then
           xlWS.Cells(i, 1).Value = i - 1
            xlWS.Cells(i, 2).Value = olMail.Subject
            xlWS.Cells(i, 3).Value = olMail.SenderName
            xlWS.Cells(i, 4).Value = olMail.SenderEmailAddress
            xlWS.Cells(i, 5).Value = olMail.To
            xlWS.Cells(i, 6).Value = olMail.CC
            xlWS.Cells(i, 7).Value = olMail.ReceivedTime
            xlWS.Cells(i, 8).Value = olMail.Body
            xlWS.Cells(i, 8).WrapText = True
            i = i + 1
        End If
    Next olMail
    xlWS.Columns("A:H").AutoFit
    xlWS.Columns("H").ColumnWidth = 80
    xlWS.Rows(1).Font.Bold = True
    xlWB.SaveAs savePath
    xlWB.Close
    xlApp.Quit
    MsgBox "Emails exported successfully!", vbInformation
End Sub

3. F5를 눌러 매크로를 실행하세요. Outlook 이 자동으로 이메일을 Excel 로 내보냅니다。

방법 3: Kutools for Outlook 를 사용하여 이메일을 Excel 로 내보내기

코드 없이 간편한 솔루션을 원하신다면 Kutools for Outlook 를 사용하면 몇 번의 클릭만으로 이메일을 훨씬 더 쉽고 빠르게 내보낼 수 있습니다. 복잡한 내보내기 설정이나 VBA 스크립트 작성이 필요 없이 원하는 폴더를 선택하기만 하면 Kutools 가 해당 폴더 내 모든 이메일을 일괄적으로 내보냅니다。 이 방법은 특히 대규모 이메일 수를 신속하게 내보내면서도 절차를 단순하고 효율적으로 유지해야 할 때 유용합니다。

Kutools for Outlook 를 다운로드하여 설치한 후 다음 단계를 따르세요：

1. Excel 로 내보낼 이메일 폴더(받은 편지함， 보낸 편지함 등)를 선택하세요。
2. 그런 다음Kutools 플러스>보고>빠른 보고서을 클릭하세요(스크린샷 참조)：
   
3. 보고서 저장대화 상자에서 먼저 Excel 파일을 저장할 대상 폴더를 선택합니다。 그런 다음 파일 이름 필드에 내보낸 파일의 이름을 입력하고 마지막으로저장버튼을 클릭하세요。
   
4. 내보내기 후 내보낸 파일을 열 것인지 묻는 대화 상자가 나타납니다。 즉시 열려면예를 클릭하세요。
   

지정한 메일 폴더의 모든 이메일이 성공적으로 내보내졌으며 새로 열린 Excel 통합 문서에 표시됩니다。

Excel 에서 이메일 데이터 분석을 더욱 효과적으로 활용하는 팁

Outlook 이메일을 Excel 로 내보낸 후에는 Excel 의 강력한 데이터 분석 도구를 활용하여 이메일 데이터를 정리하고 요약하며 인사이트를 추출할 수 있습니다。 아래 팁을 참고하시면 이메일 정보를 더욱 효율적으로 분석할 수 있습니다。

결론

Outlook 이메일을 Excel 로 내보내는 것은 이메일 데이터를 보다 체계적으로 정리·관리·분석하는 실용적인 방법입니다。 이 가이드에서는 이를 수행하는 세 가지 효과적인 방법을 소개했습니다。

이메일을 가끔씩만 내보낸다면 가져오기/내보내기 마법사가 간단하고 신뢰할 수 있는 옵션입니다. 자동화를 원하는 사용자의 경우 VBA 매크로가 더 높은 유연성을 제공합니다. 그러나 코딩 없이 더 빠르고 쉬운 솔루션을 선호하신다면 Kutools for Outlook 를 사용하면 몇 번의 클릭만으로 대규모 이메일 수를 내보낼 수 있습니다。

이메일이 Excel 에서 정리되면 커뮤니케이션 패턴을 쉽게 분석하고보고서 생성 이메일 정보를 더욱 효율적으로 관리할 수 있습니다。