이메일 템플릿에 드롭다운 목록을 추가하고 Outlook 에서 사용하는 방법은？

이메일 템플릿을 사용하여 새 메시지를 작성하거나 답장할 때마다 몇 가지 변수를 매번 변경해야 할 수도 있습니다。 이런 경우 이메일 템플릿에 드롭다운 목록을 삽입하여 여러 변수 중에서 선택할 수 있으면 매우 유용하며 많은 시간을 절약할 수 있습니다。 이 튜토리얼에서는 이메일 템플릿에 드롭다운 목록을 추가하고 사용하는 쉬운 방법을 소개합니다。

• Word 에서 드롭다운 목록이 포함된 텍스트 만들기
• Outlook 에서 드롭다운 목록이 포함된 텍스트를 이메일 템플릿으로 저장하고 기존 방식으로 사용하기

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이메일 템플릿에 드롭다운 목록 추가 및 기존 방식으로 사용하기

Word 에서 드롭다운 목록이 포함된 텍스트 만들기

1. Word 에서 「개발 도구」 탭을 표시하려면 「파일」 > 「옵션」 > 「리본 사용자 지정」으로 이동하세요。 「리본 사용자 지정」 아래의 「기본 탭」에서 「개발 도구」 체크 박스을 선택하세요。 스크린샷 참조：

2. 새 빈 문서를 열고 이메일 템플릿에 사용할 텍스트를 입력하세요。

3. 드롭다운 메뉴를 삽입할 콘텐츠를 선택하세요。 「개발 도구」 탭의 「컨트롤」 그룹에서 「드롭다운 목록 콘텐츠 컨트롤」을 클릭하세요。

4. 이제 컨트롤이 추가되었으므로 「컨트롤」 그룹에서 「속성」을 클릭하세요。

5. 「콘텐츠 컨트롤 속성」 창에서 「드롭다운 목록 속성」 섹션의 「항목 선택」을 클릭한 후 「제거」 버튼을 눌러 삭제하세요。

6. 「추가」 버튼을 클릭하면 「선택 항목 추가」 대화상자가 나타납니다。 드롭다운 목록에 표시될 미리 정의된 값을 입력하세요。

7. 모든 값을 추가할 때까지 6 단계를 반복하세요. 그런 다음 「확인」 버튼을 클릭하여 변경 사항을 저장하세요. 이제 Word 에서 드롭다운 목록이 포함된 텍스트가 성공적으로 생성되었습니다。

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Outlook 에서 드롭다운 목록이 포함된 텍스트를 이메일 템플릿으로 저장하고 기존 방식으로 사용하기

1. Outlook 에서 「새 메시지」 탭으로 이동하여 「새 메시지」 그룹의 「새 이메일」를 클릭하세요. Word 의 텍스트를 복사하여 이메일 본문에 붙여넣으세요. Outlook 에서 목록이 제대로 작동하는지 확인하세요。

2. 그런 다음 메시지를 이메일 템플릿으로 저장해야 합니다。 「파일」 탭으로 이동하여 「다른 이름으로 저장」 버튼을 클릭하세요。

3. 「저장 형식 지정」 상자에서 반드시 「Outlook 템플릿」 옵션을 선택하세요。 그리고 「파일 이름」 상자에 템플릿 이름을 입력하세요。

√ 참고: 이메일 템플릿을 저장할 때 기본 대상 폴더를 반드시 그대로 유지해야 합니다. 기본 대상 경로를 변경하면 Outlook 이 해당 템플릿을 찾지 못하게 됩니다。 이메일 템플릿이 저장되는 기본 대상 폴더는 다음과 같습니다：
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

4. 「저장」 버튼을 클릭하여 드롭다운 목록이 포함된 텍스트를 이메일 템플릿으로 저장하세요。

5. 저장된 이메일 템플릿을 새 메시지에서 사용하려면 「홈」 탭으로 이동하여 「새 항목」 > 「기타 항목」 > 「양식 선택」을 클릭하세요。

6. 「양식 선택」 창에서 「찾기 위치」 상자의 드롭다운 메뉴에서 「파일 시스템의 사용자 템플릿」을 선택하세요。 저장된 모든 이메일 템플릿이 표시됩니다。 원하는 템플릿을 선택하고 「열기」 버튼을 클릭하세요。

7. 그러면 선택한 메시지 템플릿을 사용하여 새 메시지가 생성됩니다。 메시지 본문에서 필요한 항목을 선택하려면 드롭다운 목록을 클릭하세요。

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놀라운 도구로 드롭다운 목록이 포함된 이메일 템플릿 만들기 및 사용하기

여기서는 「Kutools for Outlook」의 유용한 기능인 "자동 텍스트"를 추천합니다。 이 기능을 사용하면 템플릿의 본문 내용(드롭다운 목록 포함)을 자동 텍스트 항목으로 쉽게 저장하고 향후 몇 번의 클릭만으로 해당 항목을 사용할 수 있습니다！

1. Outlook 에서 「새 메시지」 탭으로 이동하여 「새 메시지」 그룹의 「새 이메일」를 클릭하세요. Word 에서 드롭다운 목록이 포함된 텍스트를 복사하여 Outlook 에 붙여넣으세요. Outlook 에서 목록이 제대로 작동하는지 확인하세요。 동시에 페이지 오른쪽에 「Kutools 창」이 표시됩니다。

√ 팁： Kutools 창이 표시되지 않으면 “Kutools"> "창“을 클릭하여 열어야 합니다。

2. 텍스트를 선택하고 「자동 텍스트」 섹션의 ➕ 버튼을 클릭하세요。

3. 나타난 「새 자동 텍스트」 대화상자에서 「이름」 상자에 이 이메일 템플릿의 이름을 입력하세요。 「범주」 드롭다운 목록에서 범주를 선택하세요。 기본 기본 카테고리는 「일반」입니다。 「새 카테고리」 버튼을 클릭하여 더 많은 범주를 만들 수 있습니다。 「추가」 버튼을 클릭하세요。

4. 이메일 템플릿이 자동 텍스트 항목으로 성공적으로 저장되었으며 「Kutools 창」의 「자동 텍스트」 탭 아래에 나열됩니다。

5. 「Kutools 창」에서 저장된 템플릿을 클릭하기만 하면 드롭다운 목록이 포함된 텍스트가 이메일 본문에 삽입됩니다。 단 「한 번의 클릭」으로 끝납니다！ 정말 간단합니다！

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관련 문서