Outlook 에서 문구지를 추가하고 만드는 방법은 무엇인가요？

일반 텍스트 이메일을 보내면 수신자가 바쁜 받은 편지함에서 내용을 간과하거나 겉핥기 식으로 읽는 경우가 있습니다. 문구지를 활용하면 메시지의 외관과 느낌을 개인화하여 눈에 띄게 만들고, 이메일이 주목받아 자세히 읽힐 가능성을 높일 수 있습니다. 일상 업무용 전문 템플릿이 필요하든 특별한 행사용 축하 디자인이 필요하든, Outlook 은 문구지를 만들고 적용하는 여러 가지 유연한 방법을 제공합니다。 아래에서는 사용자 지정 문구지를 만드는 실용적인 단계별 지침과 모든 이메일 메시지 또는 단일 메시지에 문구지를 사용하는 방법에 대한 안내를 제공합니다。

이메일 메시지를 위한 새 문구지 만들기

모든 이메일 메시지에 문구지 추가 및 적용

단일 이메일 메시지에 문구지 추가 및 적용

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이메일 메시지를 위한 새 문구지 만들기

Outlook 에는 기본 제공 문구지 라이브러리가 포함되어 있지만, 가끔은 사용 가능한 옵션 중에서 원하는 스타일이나 브랜딩과 일치하는 것이 없을 수도 있습니다. 사용자 지정 문구지를 만들면 글꼴, 배경색, 이미지 및 기타 서식 등 디자인을 완전히 제어하여 개인 취향이나 조직 요구 사항에 맞출 수 있습니다. 다음 단계는 Microsoft Outlook 에서 직접 문구지를 만들고 저장하는 방법을 안내합니다。

1. 먼저 Outlook 에서 새 이메일 메시지를 만드는 것으로 시작하세요。 여기서 글꼴， 색상， 이미지 삽입 또는 로고를 조정하고 기타 서식 속성을 설정하여 레이아웃을 디자인할 수 있습니다。 이 메시지는 문구지의 템플릿 역할을 하므로 다음 단계로 넘어가기 전에 원하는 모든 속성을 설정하세요。

2. 이메일 디자인이 완료되면 왼쪽 상단 모서리의 「파일」 메뉴를 클릭한 후 「다른 이름으로 저장」을 선택하세요。

3. 나타나는 '다른 이름으로 저장‘ 대화 상자에서 문구지 저장을 위한 올바른 폴더를 지정해야 합니다.为此， 주소 표시줄을 클릭하고「%appdata%\microsoft\stationery」를 상자에 복사하여 붙여넣은 후 키보드에서 「Enter」 키를 누르세요。 그러면 아래 그림과 같이 Outlook 문구지 폴더로 바로 이동됩니다：

4. 다음으로 「파일 이름:」 필드에 새 문구지를 위한 고유하고 인식하기 쉬운 이름을 입력하세요。 나중에 쉽게 식별하고 선택할 수 있도록 설명적인 이름을 사용하는 것이 좋습니다。

5. 「저장 형식 지정:」 드롭다운에서HTML (*.htm; *.html)를 선택하세요。 HTML 형식을 선택하면 문구지를 사용할 때 추가한 스타일과 이미지가 올바르게 표시됩니다。

6. 마지막으로 「저장」 버튼을 클릭하세요。 이제 원래 메시지 창을 닫을 수 있습니다。 방금 만든 문구지 템플릿은 Outlook 라이브러리에 저장되어 향후 사용할 수 있습니다。

추가 팁 및 유의 사항：

• 사용자 지정 문구지를 디자인할 때는 수신자의 이메일 성능이나 렌더링에 영향을 줄 수 있으므로 지나치게 큰 이미지나 복잡한 서식은 피하세요。
• 사용자 지정 문구지를 다른 장치나 다른 Outlook 프로필에서도 사용하려면 .htm 파일을 적절한 문구지 폴더에 복사하거나 해당 사용자와 공유하세요。
• 문구지는 HTML 이메일에서 가장 잘 작동한다는 점에 유의하세요。 일반 텍스트 텍스트 형식에서는 배경색나 이미지가 표시되지 않습니다。

Outlook 에서 여러 이메일을 다른 형식(PDF/HTML/WORD/EXCEL)의 파일로 저장하거나 내보내기

경우에 따라 백업, 공유 또는 규정 준수 목적으로 Outlook 의 이메일을 PDF, Word 또는 Excel 과 같은 다른 파일 유형으로 저장하거나 내보내야 할 수도 있습니다. Outlook 의 기본 제공 '다른 이름으로 저장' 및 '내보내기' 기능은 여러 형식으로 일괄 내보내기를 지원하지 않습니다. Kutools for Outlook 의 “Save as file"“ 기능을 사용하면 여러 이메일을 원하는 폴더에 다양한 형식으로 한 번에 효율적으로 내보낼 수 있어 반복적인 작업을 크게 단순화할 수 있습니다。

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모든 이메일 메시지에 문구지 추가 및 적용

모든 발신 메시지에 문구지를 적용하면 일관된 외관을 유지하고 회사 브랜딩을 강화하거나 단순히 개인적인 감성을 더할 수 있습니다. Outlook 에서는 기본 문구지를 설정하여 모든 새 이메일， 답장 및 전달 메시지에 자동으로 선택한 디자인이 포함되도록 할 수 있습니다。

1. 시작하려면 Outlook 설정을 조정하여 옵션 대화 상자에 액세스해야 합니다。 방법은 Outlook 버전에 따라 다릅니다：

• Outlook 2010 또는 2013 을 사용하는 경우 도구 모음에서 「파일」을 클릭한 후 왼쪽 사이드바에서 「옵션」을 선택하세요。
• Outlook 2007 을 사용하는 경우 메뉴 표시줄에서 「도구」를 선택한 후 「옵션」을 클릭하세요。

2. 이제 Outlook 옵션 창에서 「문구지 및 글꼴」 버튼을 찾아 클릭하세요：

• Outlook 2010 / 2013: 왼쪽 메뉴에서 「메일」을 클릭한 후 「메시지 작성」 섹션에서 「문구지 및 글꼴」을 찾으세요。
• Outlook 2007: 「메일 서식」 탭 아래 지정된 섹션에서 「문구지 및 글꼴」을 찾으세요。

3. 「서명 및 문구지」 대화 상자 내에서 「테마」를 클릭하여 사용 가능한 문구지 테마를 찾아보고， 「글꼴」 버튼을 사용하여 글꼴 선택을 개인화하세요。 이를 통해 새 메시지뿐 아니라 답장 및 전달 메시지의 스타일도 지정할 수 있습니다。

참고： 「새 HTML 이메일 메시지용 테마 또는 문구지」 영역에서 새 HTML 이메일의 테마를 선택하고 「테마의 글꼴 사용」을 선택하면 새 메시지 및 답장/전달 섹션의 「글꼴」 버튼이 비활성화되어 사용자 지정할 수 없습니다。 이 경우 선택한 테마에서 제공하는 글꼴 설정만 적용됩니다。

4. 「확인」을 클릭하여 선택 사항을 적용하고 대화 상자를 닫으세요。 이제 새로 작성하는 모든 이메일， 답장 및 전달 메시지에 선택한 문구지가 자동으로 적용되어 매번 수동으로 서식을 지정하지 않아도 즉시 일관된 디자인이 제공됩니다。

유용한 팁 및 유의 사항：

• 나중에 마음이 바뀌거나 다른 문구지로 전환하고 싶다면 위 단계를 다시 수행하기만 하면 됩니다。 언제든지 다른 테마를 선택하거나 「테마 없음」으로 되돌릴 수 있습니다。
• 문구지는 HTML 형식로 작성된 이메일에만 적용됩니다。 일반 텍스트 또는 리치 텍스트를 사용하는 경우 일부 시각적 요소가 표시되지 않을 수 있습니다。
• 수신자에게 문구지의 특정 요소(예： 이미지나 색상)가 표시되지 않는 경우 수신자의 이메일 설정을 확인하세요。 일부 이메일 클라이언트는 기본적으로 외부 이미지를 차단합니다。

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단일 이메일 메시지에 문구지 추가 및 적용

특정 메시지에만 특별한 서식이 필요한 경우가 있습니다. 예를 들어 연휴 인사, 이벤트 초대장 또는 기타 일회성 커뮤니케이션 등이 해당됩니다. Outlook 에서는 단일 이메일에만 문구지를 선택하고 사용할 수 있으므로 기본 메시지에 영향을 주지 않고 프레젠테이션을 맞춤화할 수 있습니다。

1. 시작하기 전에 Outlook 기본 인터페이스가 메일 보기로 설정되어 있는지 확인하세요。 메일 폴더 및 작성 옵션에 빠르게 액세스하려면 탐색 하단의 「메일」 아이콘을 클릭하여 메일 보기로 전환하세요。

Outlook 2010 / 2013 의 경우 「홈」 탭으로 이동하여 「새 항목」을 클릭하고， 「이메일 메시지 사용」을 선택한 후 「기타 문구지」를 선택하세요。 그러면 문구지 선택 대화 상자가 열립니다。

Outlook 2007 을 사용하는 경우 상단 메뉴에서 「작업」을 선택하고， 「새 메일 메시지 사용」을 선택한 후 「기타 문구지」를 선택하세요。

2. 「테마 또는 문구지」 대화 상자에서 「테마 선택:」 목록에서 사용 가능한 옵션을 찾아보고 원하는 문구지를 선택한 후 「확인」을 클릭하세요。 미리보기를 통해 메시지 맥락에 가장 잘 맞는 디자인을 선택할 수 있습니다。

3. 선택한 문구지가 이미 적용된 새 이메일 창이 열립니다。 평소처럼 메시지를 작성한 후 수신자에게 보내세요。

여기서 라이브러리에 저장한 사용자 지정 문구지 템플릿 중 하나를 사용하려면 이 대화 상자 목록에서 해당 템플릿을 선택하기만 하면 됩니다。

추가 유의 사항：

• 다양한 메시지에 서로 다른 문구지를 사용하여 각 커뮤니케이션이 적절하게 테마화되도록 할 수 있습니다。
• 선택한 문구지가 의도한 대로 보이지 않으면 올바른 형식을 선택했는지 확인하고 작성 전에 미리보기를 실행하세요。
• 답장 또는 전달 시 개별 메시지에 문구지를 사용하는 옵션은 사용할 수 없습니다。 이 기능은 새 이메일에만 적용됩니다。