Outlook에서 템플릿을 생성하고 사용하는 방법은 무엇입니까?
비슷한 이메일을 자주 작성한다면, 동일한 내용을 수동으로 다시 입력하는 것은 시간이 많이 걸리고 비효율적입니다. Outlook의 내장된 이메일 템플릿을 사용하면 자주 사용하는 메시지를 저장하고 재사용할 수 있어 작업 흐름을 간소화하고 반복 작업을 줄이며 커뮤니케이션의 일관성을 유지할 수 있습니다. 그러나 더 빠르고 원활한 경험을 위해서는 Kutools for Outlook이 고급 자동 텍스트 기능을 제공하여 템플릿 관리를 단순화하고 빠른 삽입, 더 나은 조직화 및 저장된 콘텐츠에 대한 쉬운 접근을 가능하게 합니다.
Outlook에서 이메일 발송 시 템플릿 생성 및 사용 (수동 & 시간 소모)
Kutools for Outlook로 Outlook에서 템플릿을 쉽게 생성하고 사용하기 👍 (빠르고 원활함)
Outlook에서 이메일 발송 시 템플릿 생성 및 사용
비슷한 이메일을 자주 보내는 경우, Outlook을 사용하여 시간을 절약하고 일관성을 유지하기 위해 이메일 템플릿을 생성할 수 있습니다. 그러나 이러한 템플릿을 사용하려면 여러 단계가 필요하며, 이로 인해 자주 사용하는 사용자에게는 효율성이 떨어질 수 있습니다. 아래에서는 Outlook에서 수동으로 템플릿을 생성하고 사용하는 방법을 설명합니다.
1단계: Outlook 이메일 템플릿 생성하기
1. Outlook을 열고 홈 > 새 이메일을 클릭하여 새 이메일을 작성합니다.
2. 템플릿으로 저장하고 싶은 이메일 내용을 입력하세요.
3. 완료되면 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
4. 다른 이름으로 저장 대화 상자에서 폴더를 선택하세요 (기본적으로, 템플릿은 C:\Users\사용자이름\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\에 저장됨), 파일 이름을 지정하고 저장 형식 드롭다운에서 Outlook 템플릿 (*.oft)을 선택합니다.
5. 저장을 클릭하여 템플릿을 저장합니다.
2단계: Outlook 이메일 템플릿 사용하기
1. 홈 탭에서 새 항목 > 추가 항목 > 폼 선택을 클릭합니다.
2. 폼 선택 대화 상자에서 다음을 수행하세요:
- 1). 보기 드롭다운에서 파일 시스템의 사용자 템플릿을 선택합니다.
- 2). 이전에 생성한 템플릿을 찾아 선택합니다.
- 3). 열기를 클릭합니다.
3. 필요한 수정을 하고, 수신자를 추가한 후 이메일을 보냅니다.
내장된 Outlook 템플릿 방식의 제한 사항:
- ❌ 빈번한 사용에 비효율적: 매일 템플릿을 사용하는 사용자에게 너무 많은 단계가 필요합니다.
- ❌ 한 번의 클릭으로 삽입 불가: 템플릿을 한 번의 클릭으로 삽입할 수 없습니다.
- ❌ 답장/전달에 사용 불가: Outlook 템플릿은 새로운 이메일에만 작동하며, 답장에는 수동으로 복사하여 붙여넣어야 합니다.
- ❌ 시간이 많이 걸리는 업데이트: 템플릿을 업데이트하려면 저장된 파일을 별도로 수정해야 합니다.
- ❌ 열악한 조직화: 템플릿을 분류하거나 관리할 구조적인 방법이 없습니다.
더 빠르고 사용자 친화적인 방법으로 템플릿을 생성하고 삽입하려면 Kutools for Outlook이 더 효율적인 솔루션을 제공합니다.
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반복적인 이메일에 수동으로 응답하는 데 지치셨나요? Kutools for Outlook의 강력한 '템플릿을 사용하여 하나 이상의 선택한 이메일에 회신하기' 기능을 사용하면 응답 템플릿을 빠르게 생성하고 저장한 후, 한 번의 클릭으로 재사용할 수 있습니다. Kutools > 대량 처리 > 템플릿을 사용하여 하나 이상의 선택한 이메일에 회신하기 > 회신 템플릿 생성 및 관리로 이동하여 회신 내용을 입력하고 나중에 사용하기 위해 저장하세요 — 이를 통해 이메일 응답이 더 빠르고 효율적이 됩니다.
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Outlook의 내장된 템플릿 기능은 유용하지만, 템플릿을 삽입할 때마다 여러 단계가 필요합니다. Kutools for Outlook은 AutoText 기능으로 이 과정을 단순화하여, 한 번의 클릭으로 이메일 템플릿을 저장, 구성 및 삽입할 수 있도록 하여, 자주 반복되는 이메일을 보내는 사용자에게 더 빠르고 직관적인 솔루션을 제공합니다.
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1. Outlook을 열고 Kutools > 자원 라이브러리를 클릭하여 Outlook 창 오른쪽에 Kutools 자동 텍스트 패널을 엽니다.
2. 메시지 본문에서 템플릿으로 저장할 내용을 선택한 후, 추가 버튼을 클릭합니다.
3. 새 자동 텍스트 대화 상자에서:
- 1). 이름 필드에 템플릿의 이름을 입력하세요.
- 2). 더 나은 조직화를 위해 카테고리 드롭다운 메뉴에서 카테고리를 선택하세요. ("새 카테고리"를 클릭하여 새 카테고리를 생성할 수도 있습니다.)
- 3). 추가를 클릭하여 템플릿을 저장합니다.
4. 이제 템플릿이 자동 텍스트 패널에 저장되었습니다. 언제든지 이메일에 삽입하려면 저장된 항목을 클릭하면 즉시 추가됩니다.
왜 Kutools for Outlook의 자동 텍스트 기능을 사용해야 하나요?
- ✅ 한 번의 클릭으로 삽입: 새로운 이메일, 답장 또는 전달에 템플릿을 즉시 삽입할 수 있습니다.
- ✅ 어디서든 작동: Outlook의 기본 방법과 달리, 추가 단계 없이 답장 및 전달에서도 템플릿을 사용할 수 있습니다.
- ✅ 더 나은 조직화: 긴 목록을 스크롤하지 않고도 빠른 검색을 위해 템플릿을 카테고리별로 분류하세요.
- ✅ 빠른 접근 패널: 파일을 찾아보지 않고도 Kutools 패널에서 템플릿을 바로 확인하고 삽입할 수 있습니다.
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