Outlook에서 템플릿을 생성하고 사용하는 방법은 무엇입니까?

Author: Siluvia Last Modified: 2025-08-06

비슷한 이메일을 자주 작성한다면, 동일한 내용을 수동으로 다시 입력하는 것은 시간이 많이 걸리고 비효율적입니다. Outlook의 기본 제공 이메일 템플릿을 사용하면 자주 사용하는 메시지를 저장하고 재사용할 수 있어 작업 흐름을 간소화하고 반복 작업을 줄이며 커뮤니케이션의 일관성을 유지할 수 있습니다. 그러나 더 빠르고 원활한 경험을 위해서는 Kutools for Outlook의 고급 자동 텍스트 기능이 템플릿 관리를 단순화하여 빠른 삽입, 더 나은 조직화, 그리고 저장된 콘텐츠에 대한 손쉬운 접근을 가능하게 합니다.

Outlook에서 이메일 전송 시 템플릿 생성 및 사용 (수동 & 시간 소모적)

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Outlook에서 이메일 전송 시 템플릿 생성 및 사용

비슷한 이메일을 자주 보내는 경우, Outlook에서는 시간을 절약하고 일관성을 유지하기 위해 이메일 템플릿을 생성할 수 있습니다. 하지만 이러한 템플릿을 사용하려면 여러 단계를 거쳐야 하므로 자주 사용하는 사용자에게는 효율성이 떨어집니다. 아래는 Outlook에서 수동으로 템플릿을 생성하고 사용하는 방법입니다.

1단계: Outlook 이메일 템플릿 생성하기

1. Outlook을 열고 홈 > 새 이메일을 클릭하여 새 이메일을 작성합니다.

the screenshot of composing a new email

2. 템플릿으로 저장하려는 이메일 내용을 입력합니다.

3. 완료되면 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.

the screenshot of the Save As option

4. 다른 이름으로 저장 대화 상자에서 폴더를 선택하고 (기본적으로 템플릿은 C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\에 저장됨), 파일 이름을 지정하고 저장 형식 드롭다운에서 Outlook 템플릿 (*.oft)을 선택합니다.

the screenshot of the Save As dialog box

5. 저장을 클릭하여 템플릿을 저장합니다.

2단계: Outlook 이메일 템플릿 사용하기

1. 홈 탭에서 새 항목 > 더 많은 항목 > 양식 선택을 클릭합니다.

the screenshot of the Choose Form option

2. 양식 선택 대화 상자에서 다음을 수행하세요:

1). 보기 드롭다운에서 파일 시스템의 사용자 템플릿을 선택합니다.
2). 이전에 생성한 템플릿을 찾아 선택합니다.
3). 열기를 클릭합니다.

the screenshot of the Choose Form dialog

3. 필요한 수정을 하고, 받는 사람을 추가한 후 이메일을 보냅니다.

💡 팁: Outlook 템플릿은 새 이메일에만 작동합니다. 답장이나 전달에 템플릿을 삽입하려면 내용을 수동으로 복사하여 붙여넣어야 합니다.

내장된 Outlook 템플릿 방법의 한계:

❌ 빈번한 사용에 비효율적: 매일 템플릿에 의존하는 사용자들에게 너무 많은 단계가 필요합니다.
❌ 한 번의 클릭으로 삽입 불가: 템플릿을 한 번의 클릭으로 삽입할 수 없습니다.
❌ 답장/전달에서 사용 불가: Outlook 템플릿은 새 이메일에만 작동하며, 답장에는 수동으로 복사하여 붙여넣어야 합니다.
❌ 시간이 많이 걸리는 업데이트: 템플릿을 업데이트하려면 저장된 파일을 별도로 수정해야 합니다.
❌ 열악한 조직화: 템플릿을 분류하거나 관리할 구조적인 방법이 없습니다.

더 빠르고 사용자 친화적인 방식으로 템플릿을 생성하고 삽입하려면 Kutools for Outlook이 더 효율적인 솔루션을 제공합니다.

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Outlook의 내장된 템플릿 기능은 유용하지만, 템플릿을 삽입할 때마다 여러 단계를 거쳐야 합니다. Kutools for Outlook은 자동 텍스트 기능을 통해 이메일 템플릿을 저장, 구성, 그리고 한 번의 클릭으로 삽입할 수 있게 해줍니다. 이는 반복되는 이메일을 자주 보내는 사용자들에게 더 빠르고 직관적인 접근법을 제공하는 이상적인 솔루션입니다.

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1. Outlook을 열고 Kutools > 자원 라이브러리를 클릭하여 Outlook 창 오른쪽에 있는 Kutools 자동 텍스트 패널을 엽니다.

the screenshot of the Kutools Pane