Outlook에서 AI를 사용하여 여러 이메일을 요약하고 보고서 생성하기

Author: Sun Last Modified: 2025-05-21

일상적인 업무가 작업 내용을 문서화한 이메일 교환에 자주 포함된다면, 특정 기간 동안의 이메일을 요약하는 것이 필수적일 수 있습니다. 각 이메일을 수동으로 열어보고 정보를 결합해 보고서를 작성하는 것은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다. 이러한 필요를 해결하기 위해 Kutools for Outlook에서는 AI 요약 기능을 도입했습니다. 이 도구는 AI를 활용하여 여러 이메일을 빠르게 요약하고 Outlook 내에서 직접 상세한 보고서를 생성함으로써 작업을 더욱 효율적이고 정확하게 처리할 수 있도록 지원합니다.

AI 요약 기능의 주요 특징:

고급 AI 기술을 활용하여 여러 이메일의 내용을 신속하게 요약합니다.
오늘, 어제, 이번 주, 이번 달 등 필요에 따라 다양한 기간을 선택하거나 시간 범위를 사용자 지정할 수 있습니다.
정확한 요약, 간단한 요약, 핵심 포인트 중심 요약 등 세 가지 요약 스타일을 제공하며, 요구 사항을 사용자 정의할 수도 있습니다.
요약 보고서는 40개 언어로 번역 가능합니다.
여러 요약을 동시에 생성할 수 있으며, 현재 요약을 편집하여 새로운 요약을 생성할 수 있어 더 나은 결과물을 얻을 수 있습니다.
생성된 요약은 복사하거나 텍스트 또는 PDF 파일로 내보낼 수 있으며, 새 이메일 본문으로 바로 사용할 수도 있습니다.

이러한 기능들은 이메일 요약 과정을 더욱 효율적이고 유연하게 만들어줍니다.

AI 요약 기능 사용 방법

AI 요약 기능을 효과적으로 사용하는 방법에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

1단계. Outlook을 실행합니다.

2단계. Kutools AI 탭을 클릭하고 요약 기능을 선택합니다.

3단계. 작업 요약 창의 1단계에서:

먼저 원하는 이메일 요약 기간을 선택하세요. 기간을 지정하는 두 가지 방법이 있습니다:
드롭다운 메뉴에서 기간을 빠르게 선택합니다.
필요에 따라 기간을 사용자 정의합니다.
참고: 사용자 정의 날짜 옵션을 활성화하려면 먼저 드롭다운 메뉴에서 "사용자 지정"을 선택해야 합니다.
그런 다음 요약을 컴파일할 폴더를 선택하세요.

다음을 클릭하여 작업 요약 창의 2단계로 이동합니다.

4단계. 작업 요약 창의 2단계에서:

먼저 요약하고 싶은 이메일을 선택하세요.
그런 다음 요약 스타일과 언어를 선택하세요.

5단계. 요약 시작

클릭하세요 요약 시작 버튼 AI가 목록에 있는 이메일을 요약합니다.

현재 요약에 만족하지 않으면 수정된 버전을 위해 다시 요약 버튼을 클릭할 수 있습니다.

또는 첫 번째 요약에 추가하거나 제거하여 편집한 후 다시 요약을 클릭하여 변경 사항을 반영한 개선된 버전을 생성할 수 있습니다. 원하는 요약을 얻을 때까지 계속 조정할 수 있습니다.

6단계. 요약 사용하기

클릭하세요 복사 버튼 요약을 클립보드에 복사한 후 원하는 곳에 붙여넣을 수 있습니다.
내보내기를 클릭하고 현재 요약을 텍스트 파일 또는 PDF 파일로 폴더에 저장하도록 지정합니다.
클릭하세요 새 이메일 버튼 새로운 메시지 창이 열리며 요약 내용이 본문에 미리 입력되어 있습니다. 보내는 사람, 받는 사람, 제목만 편집한 후 보내기 를 클릭하여 요약된 이메일을 전송합니다.