AI를 사용하여 여러 이메일을 요약하고 Outlook에서 보고서 생성

작가: 썬 최종 수정 날짜: 2024-08-14

일상 업무에 작업을 문서화하는 이메일 교환이 자주 포함되는 경우 특정 기간에 대한 이러한 이메일을 요약하는 것이 필수적일 수 있습니다. 각 이메일을 수동으로 열고 보고서에 대한 정보를 결합하는 것은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다. 이러한 요구를 해결하기 위해 Outlook용 Kutools는 AI 요약 기능을 도입했습니다. 이 도구는 AI를 사용하여 여러 이메일을 신속하게 요약하고 Outlook 내에서 직접 자세한 보고서를 생성하여 작업 흐름을 간소화하여 작업을 보다 효율적이고 정확하게 만드는 데 도움이 됩니다.

AI 요약 기능의 주요 특징:

첨단 AI 기술을 활용해 내용을 요약한다. 여러 이메일 빨리.
선택 다른 기간 오늘, 어제, 이번 주, 이번 달 또는 필요에 따라 이메일 요약을 위해 시간 범위 맞춤설정.
제공 세 가지 요약 스타일: 정확하고 단순하며 하이라이트 중심입니다. 또한 요구 사항을 사용자 정의할 수도 있습니다.
요약 보고서는 다음으로 번역될 수 있습니다. 40 언어.
지원 여러 요약을 동시에 생성, 현재 요약을 편집하여 필요에 더 잘 맞는 새 요약을 생성할 수 있습니다.
생성된 요약은 다음과 같습니다. 복사, 텍스트 또는 PDF 파일로 내보내기및 새 이메일의 본문으로 직접 사용됨.

이러한 기능은 이메일 요약 프로세스를 더욱 효율적이고 유연하게 만듭니다.

AI 요약 기능의 활용

AI 요약 기능을 효과적으로 활용하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

1단계. 아웃룩을 활성화합니다.

2 단계. Kutools AI 탭을 클릭하고 요약 기능을 선택하십시오.

3단계. 작업 요약 창의 1단계에서:

먼저 원하는 이메일 요약 기간을 선택하세요.. 기간을 지정하는 방법에는 두 가지가 있습니다.
드롭다운 메뉴에서 기간을 빠르게 선택하세요.
필요에 따라 기간을 맞춤설정하세요.
주의 사항: '를 선택해야 합니다.관습"를 먼저 드롭다운 메뉴에서 선택하여 맞춤 날짜 옵션을 활성화하세요.
다음으로, 요약을 컴파일하려는 폴더를 확인하세요.

다음 보기 작업 요약 창의 2단계로 이동합니다.

4단계. 작업 요약 2단계 창에서:

첫째, 요약하고 싶은 이메일을 선택하세요.
그런 다음, 요약 스타일과 언어를 선택하세요.

5단계. 요약 시작

클릭 시작 요약 단추 , 그러면 AI가 나열된 이메일을 요약합니다.

현재 요약이 만족스럽지 않으면 다시 요약 수정된 버전을 보려면 버튼을 누르세요.

또한, 콘텐츠를 추가하거나 제거하여 첫 번째 요약을 편집한 다음 다시 요약을 클릭하여 변경 사항에 따라 개선된 버전을 생성할 수 있습니다.. 원하는 요약을 얻을 때까지 계속해서 조정할 수 있습니다.

6단계. 요약 사용

부 단추 요약을 클립보드에 복사한 다음 원하는 곳에 붙여넣을 수 있습니다.
수출 현재 요약을 폴더에 텍스트 파일 또는 PDF 파일로 내보내도록 지정합니다.
클릭 새 이메일 단추 , 본문에 요약이 미리 입력된 새 메시지 창이 열립니다. 보내는 사람, 받는 사람, 제목을 편집한 다음 클릭하면 됩니다. 전송 요약된 이메일을 전달합니다.