AI 를 사용하여 Outlook 에서 여러 이메일을 요약하고 보고서 생성하기
Kutools for Outlook
업무 중 매일 문서화된 이메일을 자주 주고받는 경우, 특정 기간 동안의 이메일을 요약하는 것이 필수적일 수 있습니다. 각 이메일을 수동으로 열어 정보를 종합해 보고서를 만드는 작업은 시간도 많이 소요되고 오류가 발생하기 쉽습니다. 이러한 요구를 해결하기 위해 Kutools for Outlook 에서는AI 요약기능을 도입했습니다. 이 도구는 Outlook 내에서 AI 를 활용해 여러 이메일을 신속하게 요약하고 상세한 보고서를 생성함으로써 업무 효율성을 높이고 정확도를 향상시킵니다。
AI 요약 기능의 주요 특징：
- 고급 AI 기술을 활용해여러 이메일의 내용을빠르게 요약하세요。
- 오늘， 어제， 이번 주， 이번 달 등 필요에 따라 이메일 요약을 위한다양한 기간을 선택하거나시간 범위를 직접 설정할 수 있습니다.
- 다음과 같은세 가지 요약 스타일을 제공합니다： 정확한 요약， 간결한 요약， 하이라이트 중심 요약。 또한 사용자 맞춤 요구사항을 설정할 수도 있습니다。
- 요약 보고서는40 개 언어로 번역 가능합니다.
- 동시에여러 개의 요약을 생성할 수 있으며， 현재 요약을 편집하여 더 적합한 새로운 요약을 생성할 수 있습니다。
- 생성된 요약은복사하거나,텍스트 또는 PDF 파일 형식으로 내보내거나， 또는새 이메일의 본문으로 바로 사용할 수 있습니다.
이러한 기능들은 이메일 요약 프로세스를 더욱 효율적이고 유연하게 만들어 줍니다。
AI 요약 기능 사용법
AI 요약 기능을 효과적으로 사용하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다。
1 단계. Outlook 을 실행하세요。
2 단계。 KUTOOLS AI 탭을 클릭하고 AI 요약 기능을 선택하세요。
3 단계. 작업 요약 창의 1 단계에서：
먼저 원하는 이메일 요약 기간을 선택하세요。 기간을 지정하는 방법은 두 가지입니다：
드롭다운 메뉴에서 기간을 빠르게 선택하세요。
필요에 따라 기간을 직접 설정하세요。
참고： 사용자 지정 날짜 옵션을 활성화하려면 먼저 드롭다운 메뉴에서 “사용자 지정"을 선택해야 합니다。
다음으로， 요약을 생성할 폴더를 선택하세요。
작업 요약 창의 2 단계로 이동하려면다음을 클릭하세요。
4 단계. 작업 요약 창의 2 단계에서：
첫째，요약할 이메일을 선택하세요.
그런 다음，요약 스타일과 언어를 선택하세요.
5 단계。 요약 시작
요약 시작버튼을 클릭하면
AI 가 나열된 이메일을 요약합니다。
현재 요약 결과가 만족스럽지 않다면，다시 요약버튼을 클릭해 수정된 버전을 생성할 수 있습니다。
또는처음 생성된 요약 내용을 직접 편집하여 원하는 부분을 추가하거나 삭제한 후， 다시 요약을 클릭하면 변경 사항을 반영한 개선된 버전이 생성됩니다。 원하는 요약을 얻을 때까지 계속 조정할 수 있습니다。
6 단계。 요약 사용
요약 내용을 클립보드에 복사하려면복사버튼을 클릭하고， 원하는 곳에 붙여넣으세요
.현재 요약을 폴더에 텍스트 파일 또는 PDF 파일 형식으로 내보내려면내보내기를 클릭하고 저장 위치를 지정하세요。
새 이메일버튼을 클릭하면
요약 내용이 본문에 미리 입력된 새 메시지 창이 열립니다。 발신자， 수신자 및 제목만 편집한 후보내기를 클릭하여 요약 이메일을 전송하세요。
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요약 내용이 본문에 미리 입력된 새 메시지 창이 열립니다。 발신자， 수신자 및 제목만 편집한 후보내기를 클릭하여 요약 이메일을 전송하세요。
마지막 단계의 옵션을 재설정하려면뒤로버튼을 클릭하세요。
AI 기능을 처음 사용하는 경우， 요약 기능을 적용하기 전에AI 설정을(를) 구성해야 합니다。
KUTOOLS AI 탭이 닫히는 경우， AI 요약 기능은 다음 위치에서 찾을 수 있습니다：Kutools>AI 유틸리티.
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📧이메일 자동화:자동 회신(POP 및 IMAP 지원)/이메일 예약 발송/이메일 발송 시 규칙에 따라 자동 참조/숨은 참조/자동 전달(고급 규칙)/자동 인사말 추가/수신자 여러 명이 포함된 이메일을 자동으로 개별 메시지로 분할...
📨이메일 관리:이메일 회수/제목 등을 기준으로 피싱 이메일 차단/중복된 이메일 삭제/고급 검색/폴더 정리...
📁첨부파일 프로:일괄 저장/일괄 분리/일괄 압축/자동 저장/자동 분리/자동 압축...
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👍한 번의 클릭으로 해결:모두 회신(첨부 파일 포함)/피싱 이메일 방지/🕘발신자의 현재 시간 시간대 표시...
👩🏼🤝👩🏻연락처 및 캘린더:선택한 이메일에서 연락처 추가 일괄 생성/연락처 그룹를 개별 그룹으로 분할/생일 알림 제거...
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