전문가처럼 규칙 만들기: Outlook의 Kutools 고급 규칙을 사용한 마스터 이메일 관리

작가: Zhoumandy 최종 수정 날짜: 2025-04-18

분주한 전문 커뮤니케이션 세계에서 받은 편지함을 효율적으로 관리하는 것은 모든 전략적 결정만큼 중요할 수 있습니다. Microsoft Outlook은 많은 비즈니스에서 이메일 처리를 위한 필수 요소이지만 Outlook용 Kutools의 고급 규칙을 사용하면 사용자는 일반적인 제한을 뛰어넘고 이메일 프로세스를 최적화할 수 있습니다. 이 가이드에서는 표준 Outlook 규칙에 비해 고급 규칙의 뚜렷한 장점을 자세히 살펴보고, 설정 방법을 보여주고, 전자 메일 환경을 효과적으로 마스터하는 데 도움이 될 수 있는 실제 응용 프로그램을 살펴봅니다.

Kutools 고급 규칙 VS Outlook 규칙

Outlook에서 고급 규칙을 사용하여 규칙을 만드는 예

예 1: 이메일을 특정 폴더로 자동 이동
예 2: 우선순위가 높은 통신에 대한 알림 설정
예시 3: 일반적인 문의에 대한 응답 자동화

Kutools 고급 규칙 VS Outlook 규칙

Microsoft Outlook의 기본 규칙은 기본적인 이메일 관리 기능을 제공하지만 Outlook 용 Kutools's 고급 규칙 기능은 생산성을 한 단계 높여줍니다. 그만큼 고급 규칙 기능은 여러 가지 고유한 기능을 제공합니다. 장점 표준 이상 Outlook 규칙. 이러한 이점을 자세히 살펴보면 다음과 같습니다.

🌐 다중 계정 신청:

설정된 이메일 계정에만 적용되는 Outlook의 기본 규칙과 달리, Kutools 고급 규칙 Outlook 내의 여러 이메일 계정에 적용할 수 있습니다. 이 기능을 통해 사용자는 단일 규칙을 쉽게 구현할 수 있습니다. 모든 or 지정된 계정 , 프로세스를 간소화하고 다양한 이메일 통신 전반에 걸쳐 일관성을 보장합니다.

🚀 규칙 생성을 위한 추가 조건:

Kutools 고급 규칙 더욱 다양한 조건 옵션을 제공합니다. 예를 들어, 사용자는 다음을 기반으로 조건을 설정할 수 있습니다. 이메일의 언어 , 첨부파일 이름에 특정 단어가 포함되어 있는지 여부 및 첨부 파일의 유형 . 새로 추가된 조건은 받은 편지함의 구성 및 관리를 크게 향상시킵니다.

⚙️ 향상된 사용자 정의:

DaVinci에는 Outlook 규칙 사전 정의된 작업 및 조건으로 제한됩니다. Kutools 고급 규칙 광범위한 사용자 정의 옵션을 제공하여 중첩된 조건이 있는 복잡한 규칙을 허용합니다. 예를 들어, Outlook 규칙 주체인지 본문인지만 확인할 수 있습니다. 이 포함되어 있습니다 특정 단어. 대조적으로, 고급 규칙 '와 같은 조건을 지정할 수 있습니다.포함하는 ','포함되어 있지 않다 ','(정확히) ','하지 않습니다 ','~로 시작하다 ','로 시작하지 않음 ','로 끝나는 ', 그리고 '끝나지 않는다 '. 또한, 특정 단어의 텍스트를 처리할 때, Outlook 규칙 '를 사용하여 조건을 결합할 수만 있습니다.or '(하나의 조건이 규칙을 트리거할 수 있음을 의미), 고급 규칙 'and '(모든 조건이 충족되어야 함) 및 'or ' 텍스트 조건 간의 관계. 이를 통해 보다 정확한 이메일 필터링이 가능해집니다.

📂 분류된 카테고리:

조건을 설정할 때, Outlook 규칙 모든 조건을 함께 혼합하십시오. 대조적으로, Kutools 고급 규칙 조건을 별개의 규칙 유형으로 깔끔하게 분류하고 설정 프로세스를 단순화하여 구성을 강화합니다.

🔍 더욱 명확한 개요:

The 고급 규칙 기능은 모든 규칙에 대한 포괄적인 개요를 제공하여 각 규칙이 실행하는 작업에 대한 명확한 가시성을 제공합니다. 예를 들어, 특정 조건을 충족하면 이메일을 특정 폴더로 이동하도록 규칙이 설정된 경우 인터페이스에는 해당 작업이 '이동 '. 이러한 명확성은 규칙 관리를 단순화할 뿐만 아니라 문제 해결에도 크게 도움이 됩니다.

🌟 사용자 친화적인 인터페이스:

DaVinci에는 Outlook 규칙 새로운 사용자에게는 인터페이스가 복잡할 수 있지만, 고급 규칙 규칙을 쉽게 설정하고 관리할 수 있습니다.

🤝 원활한 통합:

Kutools 고급 규칙 Outlook과 원활하게 통합되어 기존 이메일과 설정이 모두 호환되고 중단 없이 Outlook을 계속 사용할 수 있습니다.

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Outlook에서 고급 규칙을 사용하여 규칙을 생성하는 예

이메일 규칙을 만들고 관리하는 것이 어려울 필요는 없습니다. Outlook 용 Kutools's 고급 규칙 기능은 초보 사용자와 고급 사용자 모두에게 적합한 강력하고 직관적인 인터페이스를 통해 이 프로세스를 단순화합니다. 이 섹션에서는 활용 방법을 살펴보겠습니다. 고급 규칙 이메일 워크플로를 간소화하기 위해 Outlook에서 널리 사용되는 세 가지 규칙 예를 소개합니다.

참고 : 적용하려면 고급 규칙 ~의 유용성 Outlook 용 Kutools, 먼저 다운로드하여 설치해야 합니다. Outlook 용 Kutools.

예 1: 이메일을 특정 폴더로 자동 이동
예 2: 우선순위가 높은 통신에 대한 알림 설정
예시 3: 일반적인 문의에 대한 응답 자동화

예 1: 이메일을 특정 폴더로 자동 이동

이 규칙은 다양한 소스에서 들어오는 대량의 이메일을 처리하는 사용자에게 필수적입니다. 이메일을 지정된 폴더에 자동으로 정렬하여 사용자가 우선 순위를 지정하고 보다 효율적으로 응답할 수 있도록 합니다. 예를 들어, 특정 키워드가 포함된 이메일은 해당 폴더로 이동됩니다. 이 조직은 사용자가 복잡한 받은 편지함을 뒤질 필요 없이 특정 주제나 프로젝트와 관련된 이메일을 빠르게 찾을 수 있도록 깨끗하고 정돈된 받은 편지함을 유지하는 데 도움이 됩니다.

1단계. 고급 규칙 기능을 활성화하고 새 규칙 만들기 시작

1. 로 이동 쿠툴 탭을 클릭하십시오. 고급 규칙.

2. 에서 고급 규칙 대화 상자에서 신제품 버튼을 클릭하면 새 규칙 생성이 시작됩니다.

2단계: 규칙 조건 설정

이 시나리오에서는 '라는 문구가 포함된 이메일을 이동하는 것을 목표로 합니다.Outlook 용 Kutools'와'판매'또는'KTO'와'판매' 제목이나 본문 중 하나를 지정된 폴더에 저장합니다.

1. 에서 새 규칙 생성 – 1단계 중 4단계 대화 상자에서 제목이나 본문에 특정 단어가 포함되어 있습니다. 옵션을 선택합니다.

2. 그만큼 텍스트 포함 대화 상자가 나타납니다. 클릭 새로운 버튼.

3. 에서 텍스트 검색 대화 상자에서 다음과 같이하십시오.

3.1 유형 'Outlook 용 Kutools'와'판매'에서 새 검색 텍스트 텍스트 상자.

3.2 클릭 추가.

3.3 클릭 OK.

이를 통해 이메일에 두 단어가 모두 포함되어야 한다는 조건을 지정합니다.

4. 그런 다음 다시 텍스트 포함 대화 상자. 대체 문구 세트를 추가하려면 신제품 버튼을 다시 누릅니다.

5. 에서 텍스트 검색 대화 상자에서 루틴을 반복합니다.

5.1 ''를 입력하세요KTO'와'판매'에서 새 검색 텍스트 텍스트 상자.

5.2 클릭 추가.

5.3 클릭 OK.

6. 이제 조건이 성공적으로 설정되었습니다. 이 조건은 'Outlook 용 Kutools'와'판매'또는'KTO'와'판매'. 딸깍 하는 소리 OK.

7. 클릭 다음 보기 로 이동 동작 설정.

Tip

주체인지 본문인지 확인하는 것 외에 '이 포함되어 있습니다 ' 특정 단어, 고급 규칙 '와 같은 조건을 지정할 수도 있습니다.포함되어 있지 않다 ','(정확히) ','하지 않습니다 ','~로 시작하다 ','로 시작하지 않음 ','로 끝나는 ', 그리고 '끝나지 않는다 '.
밑줄 친 포함 텍스트를 클릭하면 됩니다. 새 규칙 생성 – 1단계 중 4단계 대화 상자를 열고 팝업 메뉴의 드롭다운 메뉴에서 선택하세요. 새 규칙 생성 대화 상자.

3단계: 규칙에 대한 작업 설정

1. 에서 새 규칙 생성 – 2단계 중 4단계 대화 상자에서 지정된 폴더로 이동 옵션을 선택합니다.

2. 팝업창에서 폴더 선택 대화 상자에서 지정된 폴더를 선택합니다.

3. 클릭 OK.

4. 클릭 다음 보기 이동하다 예외 설정.

4단계: 규칙에 대한 예외 설정

. 새 규칙 생성 – 3단계 중 4단계 대화 상자에서 예외를 지정합니다. 이 예에서는 예외가 없으므로 다음을 클릭합니다. 다음 보기.

5단계: 규칙 설정 완료

1. 에서 새 규칙 생성 – 4단계 중 4단계 대화 상자에서 규칙 이름을 입력합니다. 규칙 이름 텍스트 상자.

2. (선택사항) 규칙에 대한 설명을 입력합니다. 규칙 비고 텍스트 상자.

3. 클릭 OK.

팁 :

모든 계정이 아닌 특정 계정에 이 규칙을 적용하려면 다음에서 해당 계정을 선택하세요. 규칙 범위 드롭 다운 목록.
기본적으로 이 규칙 활성화 상자가 선택되어 있습니다. 규칙을 활성화하지 않으려면 확인란을 선택 취소하세요.

결과

이제 규칙이 성공적으로 생성되었습니다. 딸깍 하는 소리 OK 설정을 마치려면 이제부터 도착하는 이메일에 '라는 문구가 포함되어 있다면Outlook 용 Kutools'와'판매'또는'KTO'와'판매' 제목이나 본문 중 하나를 입력하면 지정된 폴더로 이동됩니다.

예 2: 우선순위가 높은 통신에 대한 알림 설정

효과적인 의사 결정과 고객 만족을 보장하려면 관리자와 같은 사용자가 상위 경영진이나 중요한 고객의 커뮤니케이션에 신속하게 응답하는 것이 중요합니다. 이를 용이하게 하기 위해 제목 줄에 "긴급" 또는 "ASAP"와 같은 단어가 포함된 이메일이 수신될 때마다 데스크톱 알림을 트리거하도록 규칙을 구성할 수 있습니다. 이 규칙을 구현하면 관리자가 중요한 이메일에 대해 즉시 알림을 받을 수 있으므로 중요한 문제를 신속하게 해결하고 높은 수준의 응답성과 전문성을 유지할 수 있습니다.