Outlook 에서 특정 사람을 포함하는 이메일을 정리하기 위한 폴더를 만드는 방법은 무엇인가요？

작성자아만다 리수정 날짜2025-04-08

잡동사니로 가득 찬 받은 편지함 때문에 스트레스를 받고 계신가요? 이 자습서에서는 Outlook 에서 특정 사람을 포함하는 이메일을 정리하기 위한 세 가지 방법을 소개하여 작업 효율성을 높입니다。

특정 사람을 포함하는 이메일을 항상 생성된 폴더로 이동하기

특정 사람을 위한 이메일을 자동으로 정리하는 검색 폴더 만들기

VBA 를 사용하여 모든 이메일 계정에 대해 일괄적으로 폴더를 생성하여 이메일 정리하기

특정 사람을 포함하는 이메일을 항상 생성된 폴더로 이동하기

1. 이메일을 정리할 폴더를 생성할 이메일 계정을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고， 컨텍스트 메뉴에서 「새 폴더」를 선택한 후 폴더 이름을 지정합니다。

2. 받은 편지함 또는 보낸 편지함 폴더에서 특정 이메일 주소를 포함하는 이메일 중 하나를 선택합니다。 이 이메일의 발신자/수신자의 모든 메시지를 생성된 폴더로 이동할 것입니다。

3. 「홈」 탭의 「이동」 그룹에서 「규칙」 > 「다음 사용자로부터 온 메시지 항상 이동: 특정 이메일 주소」 및/또는 「규칙」 > 「다음 사용자에게 보낸 메시지 항상 이동: 특정 이메일 주소」를 필요에 따라 선택합니다。

4. 나타나는 [규칙 및 알림] 대화 상자에서 메시지를 이동할 폴더를 지정한 후 「확인」을 클릭합니다。

5. 받은 편지함 또는 보낸 편지함 폴더에서 조건을 충족하는 이메일이 방금 생성한 폴더로 이동되었습니다。 또한 향후 조건을 충족하는 새 이메일 메시지도 자동으로 해당 폴더로 직접 전달됩니다。

특정 사람을 위한 이메일을 자동으로 정리하는 검색 폴더 만들기

메시지를 폴더로 이동시키지 않고 단지 쉽게 보기만 원한다면 Outlook 에서 검색 폴더를 생성할 수 있습니다。 검색 폴더는 여러 폴더에서 지정된 조건과 일치하는 이메일 메시지를 찾아 원래 폴더에 유지하면서도 손쉽게 확인할 수 있게 해줍니다。

1. 「폴더」 탭의 「새로 만들기」 그룹에서 「새 검색 폴더」를 클릭합니다。

2. 나타나는 [새 검색 폴더] 대화 상자에서 다음을 수행하세요：

1) [이메일 검색 폴더 선택] 상자에서 [사람 및 목록에서 온 메일] 목록에서 필요에 따라 「특정 사람과 주고받은 메일」 또는 「특정 사람으로부터 온 메일」을 선택합니다。
2) [검색 폴더 사용자 지정] 상자에서 「선택」을 클릭하여 주소록에서 사람을 선택합니다。
3) 이메일을 검색할 이메일 계정을 지정합니다。
4) 「확인」을 클릭합니다。

3. 검색 폴더 아래에 조건을 충족하는 이메일 메시지를 포함하는 검색 폴더가 생성됩니다。

VBA 를 사용하여 모든 이메일 계정에 대해 일괄적으로 폴더를 생성하여 이메일 정리하기

Outlook 에 여러 이메일 계정이 있고 특정 사람을 위한 폴더를 각 이메일 계정에 대해 일괄적으로 생성하려는 경우， VBA 방법을 사용하여 이메일 계정의 받은 편지함 또는 보낸 편지함에서 특정 사람을 포함하는 메시지를 이동할 수 있습니다。 다음 단계를 따르세요。

1. Outlook 에서 「파일」 > 「옵션」 > 「신뢰 센터」를 차례로 클릭한 후 「신뢰 센터 설정」을 클릭합니다。

2. 나타나는 대화 상자에서 「매크로 설정」으로 전환하고，「모든 매크로 사용」을 선택하며，「설치된 추가 기능에도 매크로 보안 설정 적용」을 체크합니다。

3. 「확인」 버튼을 클릭하여 대화 상자를 닫습니다。

4. 「Alt」 + “F11" 키를 눌러 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 엽니다。

5. 「삽입」 > 「모듈」을 클릭합니다。 그런 다음 다음 VBA 코드 중 하나를 모듈 창에 복사합니다。

VBA 코드 1: 모든 계정의 받은 편지함 전체에서 특정 발신자를 포함하는 이메일을 정리하기 위해 폴더를 일괄 생성

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

참고: 위의 VBA 코드에서 12 번째, 16 번째 및 35 번째 줄에 있는 주석에 따라 특정 코드 조각을 교체해야 합니다。

VBA 코드 2: 모든 계정의 받은 편지함 전체에서 특정 수신자를 포함하는 이메일을 정리하기 위해 폴더를 일괄 생성

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

참고：

1) 위의 VBA 코드에서 12 번째, 16 번째 및 35 번째 줄에 있는 주석에 따라 특정 코드 조각을 교체해야 합니다。
2) 특정 참조(CC) 또는 숨은 참조(BCC) 수신자를 포함하는 메시지를 보관하려면 28 번째 및 33 번째 줄 앞에 있는 아포스트로피(‘)를 삭제하여 해당 줄의 주석 처리를 해제하세요。

6. “F5"를 눌러 VBA 코드를 실행합니다。 조건을 충족하는 메시지가 있으면 새 폴더이 생성됩니다。

참고：VBA 방법은 기존 이메일 메시지에 적용됩니다。 보관하려는 특정 사람으로부터/에게 새로 수신된 메시지가 있다면 “4“~“6" 단계를 반복하세요。

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