특정 이메일이 도착할 때 첨부 파일을 자동으로 인쇄하는 방법은 무엇입니까?

이 튜토리얼에서는 VBA 스크립트와 Outlook 규칙을 결합하여 특정 이메일의 첨부 파일을 자동으로 인쇄하는 방법을 보여줍니다.

특정 이메일이 도착하면 첨부 파일 자동 인쇄

특정 발신자로부터 온 이메일의 첨부 파일을 자동으로 인쇄하려고 한다고 가정합니다. 이를 수행하려면 다음 단계를 따르세요.

1단계: Outlook에서 스크립트 생성하기

먼저, Outlook에서 VBA 스크립트를 생성해야 합니다.

1. Outlook을 실행하고 Alt + F11 키를 동시에 눌러 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 엽니다.

2. Microsoft Visual Basic for Applications 창에서 Project1 > Microsoft Outlook Objects > ThisOutlookSession을 더블 클릭하여 ThisOutlookSession (코드) 창을 열고, 아래 코드를 복사하여 붙여넣습니다.

VBA 코드 1: 이메일 도착 시 모든 종류의 첨부 파일 자동 인쇄

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

참고: 이 코드는 이메일로 수신된 모든 종류의 첨부 파일 인쇄를 지원합니다. 특정 유형의 첨부 파일(예: pdf 파일)만 인쇄하려면 다음 VBA 코드를 적용하세요.

VBA 코드 2: 이메일 도착 시 지정된 유형의 첨부 파일 자동 인쇄

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

참고 사항:

3. Tools > References를 클릭하세요. 나타나는 References – Project1 대화 상자에서 Microsoft Scripting Runtime 박스를 선택하고 OK 버튼을 클릭하세요.

4. 코드를 저장하고 Alt + Q 키를 눌러 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 닫습니다.

참고: Outlook에서 Enable all macros 옵션이 활성화되어 있는지 확인하세요. 아래 단계를 따라 이 옵션을 확인할 수 있습니다.

2단계: 스크립트를 사용하는 규칙 만들기

Outlook에 VBA 스크립트를 추가한 후에는 특정 조건에 따라 스크립트를 사용하는 규칙을 만들어야 합니다.

1. 홈 탭으로 이동하여 Rules > Manage Rules & Alerts를 클릭하세요.

2. Rules and Alerts 대화 상자에서 New Rule 버튼을 클릭하여 규칙을 만듭니다.

팁: 여러 이메일 계정을 Outlook에 추가했다면, 규칙을 적용할 폴더를 Apply changes to this folder 드롭다운 목록에서 지정하세요. 그렇지 않으면 현재 선택된 이메일 계정의 받은 편지함에 적용됩니다.

3. 첫 번째 Rules Wizard 대화 상자에서 Step 1 박스에서 Apply rule on messages I receive를 선택하고 Next를 클릭하세요.

4. 두 번째 Rules Wizard 대화 상자에서 다음과 같이 해야 합니다:

5. 세 번째 Rules Wizard 대화 상자에서 다음과 같이 구성해야 합니다.

팁: Rules Wizard에서 “run a script” 옵션이 누락된 경우, 이 문서에 언급된 방법을 따라 표시할 수 있습니다: restore missing Run A Script option in Outlook rule.

6. 그런 다음 예외를 묻는 또 다른 Rules Wizard가 나타납니다. 필요한 경우 예외를 선택하거나, 그렇지 않으면 아무 것도 선택하지 않고 Next 버튼을 클릭하세요.

7. 마지막 Rules Wizard에서 규칙의 이름을 지정하고 Finish 버튼을 클릭하세요.

8. 그러면 Rules and Alerts 대화 상자로 돌아가며, 방금 생성한 규칙이 목록에 표시됩니다. OK 버튼을 클릭하여 전체 설정을 완료하세요.

이제부터 특정 발신자로부터 이메일이 도착하면 첨부 파일이 자동으로 인쇄됩니다.

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