Outlook에서 이메일을 Excel로 자동으로 내보내는 방법은 무엇입니까?

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-08-06

일반적으로 Outlook의 가져오기/내보내기 기능을 사용하여 이메일을 Excel로 내보낼 수 있습니다. 그러나 새로 도착하는 이메일을 자동으로 Excel 파일에 내보내야 하는 경우, Outlook에서는 이를 위한 기본 제공 솔루션이 없습니다. 이 문서에서는 이를 수행하기 위한 두 가지 방법을 소개합니다.

VBA를 사용하여 받은 편지함에서 새 이메일을 자동으로 Excel로 내보내기 (수동 & 지루함)

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VBA를 사용하여 받은 편지함에서 새 이메일을 자동으로 Excel로 내보내기

새로운 이메일을 Excel로 자동으로 내보내는 방법이 필요하다면 다음 VBA 코드를 사용할 수 있습니다. 이 방법은 받은 편지함 폴더를 모니터링하고 새 이메일이 도착하면 즉시 해당 세부 정보를 Excel 파일로 내보냅니다.

1단계: Excel 파일 준비하기

VBA 코드를 실행하기 전에 내보낸 이메일 데이터를 저장할 Excel 통합 문서를 설정하세요. 첫 번째 행에는 다음과 같은 열 제목을 포함하세요: 번호, 보낸 사람 이름, 보낸 사람 이메일 주소, 제목 및 받은 시간.

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2단계: Outlook에서 VBA 편집기 열기

1. Alt + F11을 눌러 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 엽니다.

2. Project1 (VbaProject.OTM) 창에서 Microsoft Outlook Objects를 확장하고 ThisOutlookSession을 두 번 클릭합니다.

3단계: VBA 코드 삽입하기

다음 VBA 코드를 복사하여 모듈에 붙여넣습니다.

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim xMailItem As Outlook.MailItem
    Dim xExcelFile As String
    Dim xExcelApp As Excel.Application
    Dim xWb As Excel.Workbook
    Dim xWs As Excel.Worksheet
    Dim xNextEmptyRow As Integer
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xMailItem = Item
    ' Update this path with your actual Excel file path  
    xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
    If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
        Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
        Set xWb = GetObject(xExcelFile)
        If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
    Else
        Set xExcelApp = New Excel.Application
    End If
    Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
    Set xWs = xWb.Sheets(1)
    xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
    With xWs
        .Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
        .Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
        .Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
        .Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
        .Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
    End With
    xWs.Columns("A:E").AutoFit
    xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
    Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
    On Error Resume Next
    xFreeFile = FreeFile()
    Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
    Close xFreeFile
    xErrNo = Err
    On Error GoTo 0
    Select Case xErrNo
        Case 0: IsWorkBookOpen = False
        Case 70: IsWorkBookOpen = True
        Case Else: Error xErrNo
    End Select
End Function

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⚡ 팁: 위의 코드에서 C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx는 이메일 데이터가 저장될 Excel 통합 문서의 파일 경로와 이름을 나타냅니다. 반드시 이 경로를 사용하려는 실제 위치와 파일 이름에 맞게 수정하세요.

4단계: Microsoft Excel Object Library 활성화하기

1. Microsoft Visual Basic for Applications 창에서 도구 > 참조를 클릭합니다.

2. 참조 - Project1 대화 상자에서 아래로 스크롤하여 Microsoft Excel Object Library 옵션을 선택합니다.

3. 확인을 클릭하여 변경 사항을 적용합니다.

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5단계: 저장하고 Outlook 재시작하기

1. VBA 코드를 저장하고 편집기를 닫습니다.

2. 변경 사항을 적용하려면 Outlook을 다시 시작합니다.

결과:

이제부터 받은 편지함에 도착하는 모든 새 이메일이 자동으로 지정된 Excel 통합 문서로 내보내집니다.

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VBA 방법의 한계점:

❌ 하나의 받은 편지함에서만 작동: 이 방법은 기본 받은 편지함의 새 이메일만 추적합니다. 여러 계정이 있는 경우 다른 계정의 이메일은 캡처되지 않습니다.
❌ 매크로가 활성화된 Outlook 필요: VBA 매크로가 작동하려면 활성화되어야 하며, 이는 보안 문제를 야기할 수 있습니다.
❌ 파일 경로 의존성: Excel 파일이 이동되거나 삭제되면 코드가 실패합니다.
❌ 수동 설정 필요: 사용자가 Excel 파일 경로를 수동으로 입력하고 VBA 환경을 설정해야 합니다.

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1단계: 폴더 선택 및 빠른 보고서 기능 활성화하기

1. Outlook을 열고 내보내려는 폴더 (받은 편지함, 보낸 편지함 등)로 이동합니다.

2. Kutools Plus > 보고서 > 빠른 보고서를 클릭합니다.

2단계: 저장 위치 선택하기

1. 보고서 저장 창에서 위치를 선택하고 내보내기 파일 이름을 입력합니다.

2. 저장을 클릭합니다.

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3단계: 내보낸 보고서 열기

확인 메시지가 나타납니다. 내보낸 파일을 열려면 예를 클릭합니다.

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결과:

선택한 폴더의 모든 이메일이 Excel 형식으로 내보내져 발신자, 제목, 받은 시간 등의 정보가 표시됩니다.

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Kutools for Outlook 방법의 장점:

✅ 모든 폴더와 호환: 받은 편지함, 보낸 편지함, 임시 보관함 또는 사용자 정의 폴더에서 이메일 내보내기 가능
✅ VBA 불필요: 매크로를 활성화하거나 코드를 수정할 필요 없음
✅ 다중 계정 지원: 여러 이메일 계정에서 이메일을 쉽게 내보낼 수 있음
✅ 시간 절약: 몇 번의 클릭으로 즉시 보고서 생성
✅ 사용자 정의 가능한 데이터 내보내기: 제목, 발신자, 날짜 등 내보낼 세부 정보를 선택 가능

참고:Kutools for Outlook의 빠른 보고서 유틸리티를 사용하려면 먼저 Kutools for Outlook을 다운로드하여 설치해야 합니다.

어떤 방법을 사용해야 할까요?

여기에 두 가지 방법을 비교하여 어느 것이 귀하의 요구에 가장 적합한지 결정하는 데 도움을 드립니다.

방법	최적의 용도	사용 편의성	효율성
VBA 코드 사용 (자동화되었지만 복잡함)	받은 편지함에서 새 이메일 자동 내보내기	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Kutools for Outlook 사용 (간단하고 유연함)	선택한 폴더의 모든 이메일을 빠르게 내보내기	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐