Outlook에서 이메일을 자동으로 Excel로 내보내는 방법은 무엇입니까?

Author Xiaoyang Last modified 2025-08-26

일반적으로 Outlook의 가져오기/내보내기 기능을 사용하여 이메일을 Excel로 내보낼 수 있습니다. 그러나 새로 도착하는 이메일을 자동으로 Excel 파일에 내보내야 하는 경우, Outlook에서는 기본적으로 제공되는 솔루션이 없습니다. 이 문서에서는 두 가지 방법을 소개합니다:

VBA를 사용하여 받은 편지함에서 새 이메일을 자동으로 Excel로 내보내기 (수동 & 번거로움)

Kutools for Outlook을 사용하여 선택한 폴더에서 모든 이메일을 빠르게 Excel 보고서로 내보내기 👍 (빠름 & 쉬움)

VBA를 사용하여 받은 편지함에서 새 이메일을 자동으로 Excel로 내보내기

새 이메일을 Excel로 자동 내보내는 방법이 필요하다면, 아래 VBA 코드를 사용할 수 있습니다. 이 방법은 받은 편지함 폴더를 모니터링하고 새 이메일이 도착하면 즉시 이메일 세부 정보를 Excel 파일로 내보냅니다.

1단계: Excel 파일 준비하기

VBA 코드를 실행하기 전에 내보낸 이메일 데이터를 저장할 Excel 통합 문서를 설정해야 합니다. 첫 번째 행에는 다음과 같은 열 제목을 포함하세요: 번호, 보낸 사람 이름, 보낸 사람 이메일 주소, 제목 및 받은 시간.

doc auto export emails to excel 1

2단계: Outlook에서 VBA 편집기 열기

1. Alt + F11을 눌러 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 엽니다.

2. Project1 (VbaProject.OTM) 창에서 Microsoft Outlook Objects를 확장하고 ThisOutlookSession을 더블 클릭합니다.

3단계: VBA 코드 삽입하기

다음 VBA 코드를 복사하여 모듈에 붙여넣습니다:

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim xMailItem As Outlook.MailItem
    Dim xExcelFile As String
    Dim xExcelApp As Excel.Application
    Dim xWb As Excel.Workbook
    Dim xWs As Excel.Worksheet
    Dim xNextEmptyRow As Integer
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xMailItem = Item
    ' Update this path with your actual Excel file path  
    xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
    If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
        Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
        Set xWb = GetObject(xExcelFile)
        If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
    Else
        Set xExcelApp = New Excel.Application
    End If
    Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
    Set xWs = xWb.Sheets(1)
    xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
    With xWs
        .Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
        .Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
        .Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
        .Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
        .Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
    End With
    xWs.Columns("A:E").AutoFit
    xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
    Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
    On Error Resume Next
    xFreeFile = FreeFile()
    Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
    Close xFreeFile
    xErrNo = Err
    On Error GoTo 0
    Select Case xErrNo
        Case 0: IsWorkBookOpen = False
        Case 70: IsWorkBookOpen = True
        Case Else: Error xErrNo
    End Select
End Function

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⚡ 팁: 위 코드에서 C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx는 이메일 데이터가 저장될 Excel 통합 문서의 파일 경로와 이름을 나타냅니다. 원하는 실제 위치와 파일 이름에 맞게 이 경로를 수정해야 합니다.

4단계: Microsoft Excel Object Library 활성화하기

1. Microsoft Visual Basic for Applications 창에서 도구 > 참조를 클릭합니다.

2. References - Project1 대화 상자에서 스크롤을 내리고 Microsoft Excel Object Library 옵션을 체크합니다.

3. 확인을 클릭하여 변경 사항을 적용합니다.

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5단계: 저장하고 Outlook 재시작하기

1. VBA 코드를 저장하고 편집기를 닫습니다.

2. 변경 사항을 적용하려면 Outlook을 다시 시작합니다.

결과:

이제부터 받은 편지함에 도착하는 모든 새 이메일이 자동으로 지정된 Excel 통합 문서로 내보내집니다.

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VBA 방법의 한계점:

❌ 하나의 받은 편지함만 지원: 이 방법은 기본 받은 편지함에서만 새 이메일을 추적합니다. 여러 계정이 있는 경우 다른 계정의 이메일은 캡처되지 않습니다.
❌ 매크로가 활성화된 Outlook 필요: VBA 매크로가 작동하려면 매크로를 활성화해야 하며, 이는 보안 문제를 야기할 수 있습니다.
❌ 파일 경로 의존성: Excel 파일이 이동되거나 삭제되면 코드가 실패합니다.
❌ 수동 설정 필요: 사용자가 Excel 파일 경로를 수동으로 입력하고 VBA 환경을 설정해야 합니다.

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1단계: 폴더 선택 및 빠른 보고서 기능 활성화하기

1. Outlook을 열고 내보내려는 폴더(받은 편지함, 발신함, 보낸 편지함 등)로 이동합니다.

2. Kutools Plus > 보고서 > 빠른 보고서를 클릭합니다.

2단계: 저장 위치 선택하기

1. 보고서 저장 창에서 위치를 선택하고 내보내기 위한 파일 이름을 입력합니다.

2. 저장을 클릭합니다.

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3단계: 내보낸 보고서 열기

확인 메시지가 나타납니다. 예를 클릭하여 내보낸 파일을 엽니다.

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결과:

선택한 폴더의 모든 이메일이 Excel에 적합한 XML 파일로 내보내져 보낸 사람, 제목, 받은 시간 등을 표시합니다.

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Kutools for Outlook 방법의 장점:

✅ 모든 폴더와 호환: 받은 편지함, 보낸 편지함, 발신함 또는 사용자 정의 폴더에서 이메일을 내보냅니다.
✅ VBA 필요 없음: 매크로를 활성화하거나 코드를 편집할 필요가 없습니다.
✅ 다중 계정 지원: 여러 이메일 계정에서 쉽게 이메일을 내보냅니다.
✅ 시간 절약: 몇 번의 클릭으로 즉시 보고서를 생성합니다.
✅ 사용자 정의 가능한 데이터 내보내기: 내보내기할 세부 정보(제목, 보낸 사람, 날짜 등)를 선택할 수 있습니다.

참고:Kutools for Outlook의 빠른 보고서 유틸리티를 적용하려면 먼저 Kutools for Outlook을 다운로드하여 설치해야 합니다.

어떤 방법을 사용해야 할까요?

여기에 두 방법의 비교를 통해 귀하의 요구에 가장 적합한 방법을 결정하는 데 도움을 드립니다:

방법	최적 활용 시나리오	사용 용이성	효율성
VBA 코드 사용 (자동화 가능하지만 복잡함)	받은 편지함에서 새 이메일 자동 내보내기	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Kutools for Outlook 사용 (간단하고 유연함)	선택한 폴더에서 모든 이메일 빠르게 내보내기	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

올바른 방법을 선택함으로써 귀하의 작업 흐름에 따라 Outlook 이메일을 효율적으로 Excel로 내보낼 수 있습니다!

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