외부 도메인으로 이메일을 보낼 때 경고를 받으려면 어떻게 해야 하나요?

외부 도메인(예: 조직 외부)으로 이메일을 보내는 것은 때때로 의도치 않은 데이터 유출이나 보안 위험을 초래할 수 있습니다. 이를 방지하기 위해 외부 수신자에게 이메일을 보내기 전에 경고하는 알림을 Outlook에서 설정할 수 있습니다. 이 튜토리얼에서는 이를 달성하기 위한 두 가지 방법을 안내하겠습니다.

Outlook의 내장된 MailTips 기능 사용

VBA 코드 사용

Outlook의 내장된 MailTips 기능 사용

Outlook에서 "다음 수신자는 귀하의 조직 외부에 있습니다"라는 경고는 사용자가 외부 수신자에게 이메일을 보낼 때 알림을 제공하도록 설계된 유용한 기능입니다. 이 기능은 MailTips의 일부로 Microsoft Outlook 2010에서 도입되었으며, Microsoft Exchange Server에 연결된 사용자에게 제공됩니다. 아래는 이 기능이 어떻게 작동하는지와 관리 방법에 대한 단계별 가이드입니다.

작동 원리

이메일을 작성할 때 Outlook은 자동으로 수신자의 도메인이 외부인지 확인합니다.

수신자가 조직 외부에 있는 경우, 수신자 필드 아래에 경고 메시지("다음 수신자는 귀하의 조직 외부에 있습니다")가 나타납니다.

이 알림은 사용자가 민감한 정보를 외부에 보내기 전에 다시 확인하도록 돕습니다.

기능 활성화 방법

"조직 외부의 수신자" 경고는 일반적으로 Exchange Server에 연결된 Outlook 계정의 기본 설정으로 활성화되어 있습니다. 그러나 작동하지 않는 경우 다음 단계를 따르세요.

1. Outlook 2010 이상 버전을 사용하고 있는지 확인하세요.
2. 귀하의 계정이 Microsoft Exchange Server에 연결되어 있는지 확인하세요.
3. MailTips 기능은 Exchange Server에서 구성됩니다. 경고가 나타나지 않는 경우 IT 관리자에게 조직에 대해 MailTips를 활성화하도록 요청하세요.

제한 사항

• 이 기능은 Exchange Server에 연결된 Outlook 계정에서만 사용 가능하며 개인 이메일 계정(예: Outlook.com, Gmail 또는 POP/IMAP 계정)에서는 작동하지 않습니다.
• 최종 사용자는 Outlook에서 직접 이 기능을 사용자 정의하거나 활성화/비활성화할 수 없습니다. 반드시 IT 관리자가 관리해야 합니다.

VBA 코드 사용

다음 VBA 코드는 Outlook에서 외부 도메인으로 이메일을 보낼 때 경고를 받도록 도와줍니다. 아래 단계를 따라주세요.

1. Alt + F11 키를 눌러 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 엽니다.

2. Microsoft Visual Basic for Applications 창에서 ThisOutlookSession을 두 번 클릭하여 ThisOutlookSession (Code) 창을 열고, 아래 VBA 코드를 복사하여 붙여넣으세요. 스크린샷 참조:

VBA 코드: 외부 도메인으로 이메일을 보낼 때 경고 받기

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

참고: 코드에서 “@addin99.com”은 내부 이메일 도메인입니다. 필요에 따라 변경하세요.

이제부터 외부 이메일 도메인(VBA 코드에서 지정한 내부 이메일 도메인이 아닌)으로 이메일을 보내기 위해 보내기 버튼을 클릭하면 아래 스크린샷과 같이 경고 상자가 팝업됩니다.

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관련 문서:

• Outlook에서 이메일을 보내기 전에 프롬프트나 확인을 받으려면 어떻게 해야 하나요?