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Outlook 에서 외부 도메인으로 이메일을 보낼 때 경고를 받으려면 어떻게 해야 하나요？

작성자Siluvia수정 날짜

외부 도메인(예: 귀하의 조직 외부)으로 이메일을 보내는 경우 실수로 인한 데이터 유출이나 보안 위험이 발생할 수 있습니다. 이를 방지하기 위해 Outlook 에서 외부 수신자에게 이메일을 보내기 전 사용자에게 경고하는 기능을 설정할 수 있습니다。 이 튜토리얼에서는 이를 구현하는 두 가지 방법을 안내합니다。

Outlook 의 기본 제공 MailTips 기능 사용

VBA 코드 사용

Outlook 의 기본 제공 MailTips 기능 사용

"다음 수신자가 귀하의 조직 외부에 있습니다"라는 Outlook 의 경고는 사용자가 외부 수신자에게 이메일을 보낼 때 이를 알리기 위한 유용한 기능입니다. 이 MailTips 기능은 Microsoft Outlook 2010 에서 도입되었으며 Microsoft Exchange Server 에 연결된 사용자에게 제공됩니다。 아래에서는 이 기능의 작동 방식과 관리 방법을 단계별로 안내합니다。

작동 방식

이메일을 작성할 때 Outlook 은 자동으로 수신자의 도메인이 외부인지 확인합니다。

수신자가 귀하의 조직 외부에 있으면 수신자 필드 아래에 「다음 수신자가 귀하의 조직 외부에 있습니다」라는 경고 메시지가 표시됩니다。

doc-warning-when-sending-email-to-external-domain-1

이 알림은 사용자가 민감한 정보를 외부에 전송하기 전 다시 한번 확인하도록 도와줍니다。

기능 활성화 방법

「조직 외부 수신자」 경고는 일반적으로 Exchange Server 에 연결된 Outlook 계정에서 기본적으로 활성화되어 있습니다。 그러나 작동하지 않는 경우 다음 단계를 따르세요：

  1. Outlook 2010 이상 버전을 사용 중인지 확인하세요。
  2. 귀하의 계정이 Microsoft Exchange Server 에 연결되어 있는지 확인하세요。
  3. MailTips 기능은 Exchange Server 에서 구성됩니다. 경고가 표시되지 않으면 IT 관리자에게 요청하여 조직에서 MailTips 를 활성화해 주세요。
제한 사항
  • 이 기능은 Exchange Server 에 연결된 Outlook 계정에서만 사용할 수 있습니다。 개인 이메일 계정(Outlook.com, Gmail 또는 POP/IMAP 계정)에서는 작동하지 않습니다。
  • 최종 사용자는 Outlook 에서 직접 이 기능을 사용자 정의하거나 활성화/비활성화할 수 없습니다。 반드시 IT 관리자가 관리해야 합니다。

VBA 코드 사용

다음 VBA 코드를 사용하면 Outlook 에서 외부 도메인으로 이메일을 보낼 때 경고를 받을 수 있습니다。 아래 단계를 따라 주세요。

1. Alt+F11키를 눌러Microsoft Visual Basic for Applications창을 엽니다。

2. Microsoft Visual Basic for Applications창에서ThisOutlookSession을 두 번 클릭하여ThisOutlookSession (코드)창을 연 후 아래 VBA 코드를 복사하여 붙여넣습니다。 스크린샷 참조：

VBA 코드： 외부 도메인으로 이메일 전송 시 경고 받기

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

참고： 코드에서 “@addin99.com”는 내부 이메일 도메인를 나타내며， 이메일을 보낼 대상입니다。 필요에 따라 변경하세요。

doc-warning-when-sending-email-to-external-domain-1

이제부터 전송 버튼을 클릭하여 외부 이메일 도메인(VBA 코드에서 지정한 내부 이메일 도메인가 아닌)로 이메일을 보내면 아래 스크린샷과 같이 경고 창이 표시됩니다。

doc-warning-when-sending-email-to-external-domain-2

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