Outlook 에서 첨부 파일을 특정 폴더에 자동으로 다운로드/저장하려면 어떻게 해야 하나요？

Outlook 에서 단일 이메일의 모든 첨부 파일을 저장하는 것은 「첨부 파일」 > 「모든 첨부 파일 저장」 옵션을 사용하면 간단합니다。 그러나 여러 이메일， 특히 대량의 이메일에서 첨부 파일을 관리하는 것은 더 어려울 수 있습니다。 이 글에서는 Outlook 이메일의 첨부 파일을 특정 폴더에 자동으로 다운로드하는 두 가지 효과적인 솔루션을 소개합니다。 이러한 방법은 수많은 이메일과 첨부 파일을 처리할 때 특히 유용하며 프로세스를 간소화하고 시간을 절약할 수 있습니다。

• VBA 와 규칙을 사용하여 Outlook 첨부 파일을 폴더에 자동으로 다운로드하기(11 단계)
• Kutools for Outlook 을(를) 사용하여 Outlook 첨부 파일을 폴더에 자동으로 다운로드하기(2 단계)

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VBA 와 규칙을 사용하여 Outlook 첨부 파일을 폴더에 자동으로 다운로드하기

이 방법은 VBA 스크립트를 사용하며， 특정 규칙과 함께 실행될 경우 Outlook 이메일의 첨부 파일을 지정된 폴더에 자동으로 다운로드하고 저장합니다。 다음 단계를 따라 진행하세요：

1. 「Alt + F11」을 눌러 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 엽니다。
2. 「삽입」 > 「모듈」을 클릭한 후 아래 VBA 스크립트를 새로 열린 모듈 창에 붙여넣습니다。

「VBA: 자동 저장 Outlook 첨부 파일을 특정 폴더로 저장하기」

Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
Next
End Sub

참고： sSaveFolder = 「C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\」 줄을 찾아 원하는 대상 폴더 경로로 바꾸세요。

3. VBA 스크립트를 저장하고 Microsoft Visual Basic for Applications 창을 닫습니다。
4. 메일 보기로 이동하여 「홈」 > 「규칙」 > 「규칙 및 알림 관리」를 클릭합니다。
   
5. 열리는 규칙 및 알림 대화 상자에서 전자메일 규칙 탭의 「새 규칙」 버튼을 클릭합니다。
   
6. 규칙 마법사 대화 상자가 나타나면 「받은 메시지에 규칙 적용」 옵션을 선택하고 「다음」 버튼을 클릭합니다。
   
7. 규칙 마법사(어떤 조건을 확인하시겠습니까？) 대화 상자에서 아무 옵션도 선택하지 않고 「다음」 버튼을 클릭합니다。 그런 다음 팝업된 Microsoft Outlook 대화 상자에서 「예」 버튼을 클릭합니다。
   
8. 규칙 마법사(메시지에 대해 수행할 작업은 무엇입니까？) 대화 상자에서：
   1. 「스크립트 실행」 옵션을 선택합니다。 팁： 해당 옵션이 보이지 않으면Outlook 에서 「스크립트 실행」 옵션을 활성화하는 방법에 대한 이 튜토리얼을 참조하세요。
   2. 파란색 밑줄이 있는 「스크립트」 텍스트를 클릭하여 스크립트 선택 대화 상자를 엽니다. 단계 2 에서 추가한 스크립트를 선택하고 「확인」을 클릭합니다。
   3. 「다음」 버튼을 클릭하여 진행합니다。
      
9. 규칙 마법사(예외가 있습니까？) 대화 상자에서 「다음」 버튼을 클릭합니다。
10. 마지막 규칙 마법사 대화 상자에서 단계 1 에 따라 규칙 이름을 지정하고, 단계 2 에서 필요한 옵션을 선택한 후 「마침」 버튼을 클릭합니다。
    
11. 규칙 및 알림 대화 상자를 닫습니다。

결과

이제 「받은 편지함에 이미 있는 메시지에 대해 지금 이 규칙 실행」 옵션을 선택하면 이메일 계정의 모든 첨부 파일이 지정된 대상 폴더에 다운로드되어 저장됩니다。 또한 「이 규칙 켜기」 옵션을 선택한 경우， 수신되는 모든 이메일의 첨부 파일이 자동으로 지정된 폴더에 다운로드되고 저장됩니다。

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Kutools for Outlook 을(를) 사용하여 Outlook 첨부 파일을 폴더에 자동으로 다운로드하기

컴퓨터에 「Kutools for Outlook」이 설치되어 있으면 「자동 분리」 기능을 통해 설정한 조건에 따라 모든 또는 특정 Outlook 첨부 파일을 자동으로 다운로드하여 선택한 폴더에 편리하게 저장할 수 있습니다。 또한 이 기능은 하위 폴더를 생성하는 유연성을 제공합니다。 하위 폴더 이름 지정에는 두 가지 방식이 있습니다。 [메시지 폴더]-[메시지 제목]과 같은 미리 정의된 형식 중 하나를 선택하거나， 선택한 형식 뒤에 사용자 지정 텍스트 문자열을 접미사로 추가할 수도 있습니다。 이러한 기능은 첨부 파일을 더욱 체계적으로 정리하고 접근성을 크게 향상시킵니다。

1. 「Kutools」 > 「자동 분리」을(를) 클릭하여 기능 대화 상자를 엽니다。
   
2. 「첨부 파일 자동 분리」 대화 상자에서 「수신한 모든 첨부 파일 자동 분리」 옵션을 선택하고 다음과 같이 설정합니다：
   1. 찾아보기 버튼을 클릭합니다。자동으로 분리된 첨부 파일을 저장할 대상 폴더를 지정합니다。
   2. (선택 사항) 첨부 파일을 저장하기 위한 하위 폴더를 생성하려면 「다음 스타일로 첨부 파일 분리」 옵션을 선택합니다。
      • 「다음 스타일을 기반으로 하위 폴더 생성」： 미리 정의된 형식 중 하나(예： [메시지 폴더]-[메시지 제목])로 하위 폴더 이름을 지정합니다。
      • 「다음 스타일을 기반으로 저장된 첨부 파일의 이름 변경」： 미리 정의된 형식 중 하나를 사용해 하위 폴더 이름을 지정하고， 뒤에 사용자 지정 텍스트 문자열을 접미사로 추가합니다。
   3. (선택 사항) 첨부 파일이 있던 이메일에 시각적 표시를 유지하려면 「첨부 파일을 분리한 후에도 이메일에 첨부 파일 아이콘이 유지됩니다」 옵션을 선택합니다。
   4. 「확인」을 클릭합니다。
      

결과

이제부터 이메일 수신 시 모든 첨부 파일이 지정된 폴더에 자동으로 저장됩니다。

팁： 특정 규칙에 따라 첨부 파일을 자동으로 분리하도록 설정하려면 「첨부 파일 자동 분리」 대화 상자에서 「규칙에 따라 수신한 첨부 파일 자동 분리」 옵션을 활성화하세요。 그런 다음 「새로 만들기」 버튼을 클릭하여 필터 조건 및 원하는 저장 설정을 정의하세요。

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관련 문서：