Outlook 에서 수락한 모든 회의 참석자에게 이메일을 보내는 방법은 무엇인가요？

비즈니스 또는 협업 환경에서는 Outlook 을 사용해 회의를 주최하는 것이 일반적입니다. 때때로 회의 일정이 확정되고 초대에 대한 응답을 모두 수집한 후, 초대를 수락한 참석자들에게만 별도로 소통해야 할 필요가 있습니다. 이는 업데이트 내용, 후속 조치 사항 또는 확정된 참석자에게만 해당되는 중요한 정보를 전달할 때 유용합니다. 수락한 참석자에게만 이메일을 보내면 커뮤니케이션의 명확성과 관련성을 유지하고, 거절했거나 응답하지 않은 사람에게 불필요한 이메일을 보내는 것을 방지하며, 팀 관리를 효율적으로 할 수 있습니다. 본 문서에서는 Microsoft Outlook 에서 특정 회의에 대해 수락한 모든 참석자에게 이메일을 보내는 여러 가지 실용적인 방법과 각 방법에 대한 필수 팁을 소개합니다。

참석자에게 메시지 기능을 사용하여 수락한 모든 참석자에게 이메일 보내기

Excel 의 필터 기능을 사용하여 Outlook 에서 수락한 모든 참석자에게 이메일 보내기

VBA 코드를 사용하여 수락한 모든 참석자에게 이메일 보내기

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참석자에게 메시지 기능을 사용하여 수락한 모든 참석자에게 이메일 보내기

Outlook 은 초대를 수락한 회의 참석자에게 직접 이메일을 보낼 수 있는 통합 기능을 제공합니다。 이를 통해 효율적인 후속 조치나 타깃팅된 커뮤니케이션이 가능합니다。 이 방법은 초대 인원이 적당한 규모이고 데이터를 내보내거나 외부 도구를 사용하지 않고 빠르게 수락한 모든 참석자에게 연락하고자 할 때 가장 적합합니다。

1. Outlook 에서캘린더보기로 전환한 후， 수락한 참석자에게 연락하고자 하는 특정 회의를 두 번 클릭하여 엽니다。 참석자 추적 기능을 사용하려면 해당 회의에 대해 주최자 권한이 있어야 합니다。

2. 회의 창에서회의탭으로 이동합니다。추적>추적 상태 보기를 클릭합니다。 그러면 각 초대자의 응답 상태()수락,거절,임시， 또는응답 없음)을 확인할 수 있는 창이 열립니다。

팁： 일부 Outlook 버전에서는 드롭다운 메뉴 없이 단일추적버튼만 표시됩니다。 이 버튼을 클릭하면 추적 창이 바로 열립니다。
Outlook 2007 와 같은 이전 버전에서는추적버튼이회의탭에 직접 표시될 수 있습니다。 명령어 위치는 사용 중인 Outlook 버전에 따라 약간 다를 수 있습니다。

3. 참석자 상태 목록에서수락으로 응답한 사람 이름 옆의 체크박스만 선택합니다。 다른 참석자가 선택되어 있다면 체크를 해제합니다。 이 작업은 후속 이메일을 받을 참석자를 결정합니다。 참석자가 많은 회의의 경우， 실수로 잘못된 사람에게 이메일이 전송되지 않도록 수락한 수신자만 정확히 선택했는지 다시 확인하세요。

참고:회의 주최자에 대한 체크박스는 항상 선택되어 있으며 해제할 수 없습니다。 따라서 나중에 수동으로 제거하지 않는 한 자신도 수신자에 포함됩니다。

4. 참석자에게 연락>이메일 참석자에게를회의탭에서 클릭합니다。 그러면 거절， 임시 또는 미응답자를 제외하고 수락한 참석자만받는사람필드에 자동으로 입력된 새 메시지 창이 열립니다。 필요 시 수신자를 수동으로 조정한 후 이메일을 보낼 수 있습니다。

팁: Outlook 2007 에서는 동일한 탭에서참석자에게 메시지>참석자에게 새 메시지를 통해 접근할 수 있습니다。

이제 필요한 내용으로 이메일을 작성한 후보내기를 클릭하여 선택한 수락 참석자에게 메시지를 직접 전송할 수 있습니다。

참석자 추적 창에서 각 참석자 옆에 체크박스가 표시되지 않거나 선택이 불가능한 경우, Outlook 을 다시 시작하거나 추적 세부 정보를 볼 수 있는 충분한 권한이 있는지 확인하세요。

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Excel 의 필터 기능을 사용하여 수락한 모든 참석자에게 이메일 보내기

참석자가 많은 회의의 경우 수락 응답자를 일일이 확인하는 것은 비효율적일 수 있습니다. 이 대안 방법은 Outlook 의 초대자 응답 상태 내보내기 기능을 활용하여 Excel 의 필터 기능으로 수락한 참석자를 빠르게 식별할 수 있게 해줍니다。 이 방법은 참가자 목록이 방대한 대규모 행사， 교육 세션 또는 웨비나에서 특히 유용하며， 수신자 선택 시 정확성이 요구되는 상황에 적합합니다。

1. 위와 같이캘린더보기로 전환하여 해당 회의를 엽니다。 회의의 참석자 응답 데이터에 접근할 수 있는지 확인하세요。

2. 열린 회의 창에서추적>클립보드로 상태 복사를회의탭에서 클릭합니다。 그러면 초대자 목록과 현재 응답 상태가 클립보드에 복사됩니다。 스크린샷 참조：

참고： 일부 Outlook 버전에서는회의탭에서추적을 클릭해 추적 창을 열어야 하며， 그 창에서클립보드로 상태 복사를 클릭해야 합니다。
클립보드로 상태 복사기능은 Outlook 2010 이상 버전에서만 사용할 수 있습니다。 Outlook 2007 이하 버전을 사용 중이라면 앞서 설명한 방법을 사용해야 합니다。 feature is only available in Outlook 2010 and later. If you are using Outlook 2007 or earlier, you will need to rely on the previous method.

3. Microsoft Excel 를 열고 새 빈 통합 문서를 만듭니다。 셀A1(또는 원하는 셀)을 클릭한 후Ctrl + V를 사용해 붙여넣기 합니다。 그러면 참석자 이름과 응답 상태가 워크시트에 표시됩니다。

팁： 붙여넣기 전에 선택한 셀이 비어 있는지 확인하여 기존 내용이 덮어쓰이지 않도록 주의하세요。 붙여넣은 정보가 정렬되지 않게 표시되면 여분의 줄바꿈이나 열 불일치 여부를 확인하세요。

4. 응답열을 강조 표시합니다。 상단 메뉴의필터버튼을데이터탭에서 클릭합니다。 그러면 데이터 테이블 내 각 헤더 셀에 필터가 적용됩니다。

팁： 헤더가 명확하게 라벨링되어 있으면 필터링이 더 잘 작동합니다。 필요 시 열 이름을 “이름”， “응답” 등으로 변경하여 가독성을 높이세요。

5. 응답열 헤더의 필터 아이콘(삼각형)을 클릭하고수락옵션만 선택합니다。확인을 클릭하여 적용하면 초대를 수락한 참석자 행만 즉시 표시되어 선택 과정이 훨씬 효율적이고 정확해집니다。

6. 필터링된 결과에서이름열의 모든 셀을 선택하고 복사합니다。 이들이 바로 수락한 참석자입니다。 마우스 오른쪽 버튼으로 복사하거나 속도를 위해Ctrl + C를 사용할 수 있습니다。

팁： 데이터에 이메일 주소이 포함되어 있다면 이를 직접 복사하여 수신자 선택의 정확도를 더욱 높일 수 있습니다。 필터링 후에는 숨겨진 공백이나 서식 문제를 반드시 다시 확인하세요。

7. Outlook 으로 돌아가 새 이메일 메시지를 생성합니다。 복사한 이름 또는 이메일 주소을 메시지 창의받는사람필드에 붙여넣습니다。

팁: 경우에 따라 Outlook 이 붙여넣은 이름을 자동으로 이메일 주소으로 변환하지 않을 수 있습니다。 이럴 때는 붙여넣은 이름을 오른쪽 클릭해 수신자 목록을 확인하고 각 주소를 검토하세요。 또한 필요에 따라 수신자 주소의 가시성을 제어하기 위해참조또는숨은참조필드에 붙여넣을 수도 있습니다。

8. 이메일을 작성한 후 준비가 되면보내기를 클릭합니다。 필터링 및 붙여넣은 모든 연락처가 메시지를 수신하게 됩니다。

참고： 이 Excel 필터 방법은 필요한추적 > 클립보드로 복사 상태 복사기능이 제공되지 않으므로 Outlook 2007 에는 적용되지 않습니다。 이전 버전을 사용 중인 경우 다른 방법을 고려해 보세요。

이 방법은 더 수동적이지만 대규모 회의에 대해 고급 유연성을 제공합니다。 다만， 사용 전 복사한 목록의 정확성을 반드시 확인하세요。 반복 작업의 경우 재사용 가능한 Excel 템플릿을 만들어 매크로를 설정함으로써 필터링 및 복사 프로세스를 추가로 자동화할 수 있습니다。

Outlook 에서 상태 복사 불가, 붙여넣기 후 빈 셀 표시, 이름이 확인되지 않는 등의 문제가 발생하면 Outlook 이 최신 상태인지 확인하고 모든 응답이 수신되었는지 검토한 후 Excel 열의 형식이 올바르게 지정되어 있는지 확인하세요。

장점：긴 목록을 처리하거나 이메일 발송 전 참석자의 역할이나 부서와 같은 기타 세부 정보를 교차 참조하기가 더 쉽습니다。 또한 Excel 내에서 데이터를 직접 검토하거나 정리하는 데 더 많은 유연성을 제공합니다。

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VBA 코드를 사용하여 수락한 모든 참석자에게 이메일 보내기

고급 사용자나 최대한의 유연성이 필요한 경우(예: 대규모 반복 회의 관리 또는 반복 커뮤니케이션 자동화) 간단한 VBA 스크립트를 사용하여 수락한 모든 참석자를 추출하고 Outlook 에서 직접 이메일을 작성할 수 있습니다。

VBA 실행 전：연락하고자 하는 수락 참석자가 포함된 특정 Outlook 캘린더 회의를 선택하세요。

1. Alt + F11키를 눌러Microsoft Visual Basic for Applications창을 엽니다。

2. VBA 창에서삽입>모듈을 클릭한 후 아래 코드를 모듈에 복사하세요。

VBA 코드： 선택한 회의의 수락 참석자 전원에게 자동으로 이메일 생성

Sub SendEmailToAcceptedAttendees()
    On Error Resume Next
    Dim xAppointment As AppointmentItem
    Dim xRecipient As Recipient
    Dim xAcceptedList As String
    Dim xMail As MailItem
    Dim xAttendees As Recipients
    
    Set xAppointment = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set xAttendees = xAppointment.Recipients
    
    For Each xRecipient In xAttendees
        If xRecipient.MeetingResponseStatus = olResponseAccepted Then
            If xAcceptedList = "" Then
                xAcceptedList = xRecipient.Address
            Else
                xAcceptedList = xAcceptedList & ";" & xRecipient.Address
            End If
        End If
    Next
    
    Set xMail = Outlook.Application.CreateItem(olMailItem)
    xMail.To = xAcceptedList
    xMail.Subject = "Follow-up for " & xAppointment.Subject
    xMail.Display
    
    MsgBox "Email prepared for all accepted attendees.", vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    
    Set xMail = Nothing
    Set xAttendees = Nothing
    Set xAppointment = Nothing
End Sub

3. F5키를 눌러 코드를 실행합니다. Outlook 은 선택한 회의에 수락한 모든 초대자에게 새로운 이메일 주소을 생성합니다。 발송 전 수신자를 반드시 확인하세요。 잘못된 회의를 선택한 경우 올바른 항목을 선택한 후 코드를 다시 실행하세요。

문제 해결：오류 메시지나 빈 수신자 목록이 표시되면 약속이 선택되었는지， 모든 초대자의 응답이 수신 및 동기화되었는지 확인하세요。 Outlook 보안 설정이 매크로 실행을 차단하는 경우 [파일] > [옵션] > [신뢰 센터] > [매크로 설정]에서 매크로 콘텐츠를 활성화하세요。

VBA 방법은 일괄 작업에 편리하며(예： 역할 또는 지역별 필터링과 같은) 더 복잡한 조건으로 확장할 수도 있습니다。 다만 Outlook VBA 및 매크로 보안 설정에 대한 기본적인 이해가 필요합니다。

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관련 문서

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