Outlook： 메시지에 첨부 파일을 잊어버릴 경우 자동 알림

사용자가 Outlook 에서 이메일을 작성할 때 본문에 문서나 파일을 언급한 후 실제로 첨부하지 않고 실수로 보내는 경우가 흔합니다. 이러한 실수는 수신자가 누락된 파일을 요청하면서 혼란과 정보 누락, 추가적인 왕복 커뮤니케이션을 초래할 수 있습니다. 이 문제를 해결하기 위해 Outlook 은 본문에 첨부 파일을 언급했지만 실제 첨부가 없는 메시지를 보내려 할 때 자동으로 경고해 주는 기본 제공 기능 및 보완 도구를 제공합니다。 이러한 방법을 활용하면 커뮤니케이션이 완전하게 유지되고， 기회를 놓치는 일을 방지하며， 업무 서신의 전문성을 유지할 수 있습니다。

Outlook 2013/2016 에서 첨부 파일을 잊어버릴 경우 자동 알림

Outlook 에서 놀라운 도구로 첨부 파일을 잊어버릴 경우 자동 알림👍(모든 버전 지원)

Outlook 2007 및 2010 에서 첨부 파일을 잊어버릴 경우 자동 알림

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Outlook 2013/2016 에서 첨부 파일을 잊어버릴 경우 자동 알림

Microsoft 는 Outlook 2013 부터 이메일 본문에 첨부 파일을 언급했지만 실제로 첨부 파일을 포함하지 않은 메시지를 보내려 할 때 이를 방지해 주는 편리한 기능을 도입했습니다。 이 기본 제공 기능은 활성화가 간단하고 사용하기 쉬워， 이메일로 문서나 파일을 자주 주고받는 모든 사용자에게 유용합니다。

이 기능을 활성화하려면 먼저 Outlook 인터페이스로 이동한 후 다음 단계를 따르세요：

1. 「파일(File)」 > 「옵션(Options)」을 클릭합니다。

2. Outlook 옵션 대화 상자에서 왼쪽 사이드바의 「메일(Mail)」을 선택합니다。

3. 「메시지 보내기(Send messages)」 섹션 내에서 「첨부 파일이 누락되었을 가능성이 있는 메시지를 보낼 때 경고(Warn me when I send a message that may be missing an attachment.)」 옵션을 선택합니다.

4. 변경 사항을 저장하고 대화 상자를 닫으려면 「확인(OK)」을 클릭합니다。

이 설정을 활성화하면 Outlook 이 발신 메시지를 자동으로 모니터링합니다. 이메일 본문에 “첨부 파일을 확인해 주세요”, “첨부된 파일” 또는 유사한 문구를 입력했지만 실제로 첨부 파일을 삽입하지 않은 상태에서 이메일을 보내려 하면, Outlook 이 이를 감지하여 팝업 경고 대화 상자를 표시합니다。 그러면 다시 돌아가서 첨부 파일을 삽입한 후 완전한 이메일을 보낼 수 있습니다。

이 기능은 아드인이나 복잡한 설정 없이 Outlook 내에서 원활하게 작동하며 실수로 첨부 파일을 누락할 가능성을 줄여준다는 장점이 있습니다. 그러나 Outlook 이 인식하는 특정 키워드에 의존하므로， 일반적이지 않은 표현이나 지원되지 않는 언어를 사용할 경우 경고가 발생하지 않을 수 있습니다。 또한 첨부 파일을 일반적으로 언급했지만 실제로 후속 파일이나 링크를 보내려는 경우 잘못된 경고가 표시될 수도 있습니다。

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Outlook 에서 놀라운 도구로 첨부 파일을 잊어버릴 경우 자동 알림 👍（모든 버전 지원）

Kutools for Outlook 의 「첨부 파일이 누락된 메시지를 보낼 때 나에게 알림(Remind Me When I Send a Message That’s Missing Attachments)」 기능은 사용 중인 Outlook 버전에 관계없이 첨부 파일 알림에 대한 향상된 제어를 원하는 사용자에게 매우 유연한 솔루션을 제공합니다. Kutools 를 사용하면 워크플로와 관련된 맞춤형 키워드를 지정할 수 있어， 알림 시스템이 사용자의 요구와 커뮤니케이션 습관에 완벽하게 적응합니다。

'첨부 파일이 누락된 메시지를 보낼 때 나에게 알림(Remind Me When I Send a Message That’s Missing Attachments)‘ 기능 활성화

1. Kutools for Outlook 을 다운로드하여 설치한 후Outlook 기본 리본에서 「Kutools 플러스」 > 「유틸리티(Utility)」 > 「첨부 파일이 누락된 메시지를 보낼 때 나에게 알림(Remind Me When I Send a Message That’s Missing Attachments)」을 클릭합니다。

알림용 맞춤형 키워드 생성

1. 「첨부 파일이 누락된 이메일을 보낼 때 알림 받기」 대화 상자가 나타나면 「추가(Add)」 버튼을 클릭합니다。
2. 「키워드(Keywords)」 텍스트 상자에 원하는 키워드나 문구를 입력합니다。 일반적으로 사용되는 예시로는 “첨부”， “포함”， “파일 참조”， 또는 조직에서 사용하는 특정 용어 등이 있습니다。
3. 「확인(OK)」을 클릭하여 키워드를 저장합니다。
4. 검출 정확도를 높이기 위해 관련 키워드를 여러 개 추가하려면 이 과정을 반복할 수 있습니다。
5. 설정을 확인하려면 「확인(OK)」을 클릭하고， 알림 기능을 활성화하라는 메시지가 표시되면 「예(Yes)」를 선택합니다。

결과

제목 또는 본문에 지정한 키워드 중 하나라도 포함되어 있지만 파일을 첨부하지 않은 메시지를 작성할 경우, 「보내기(Send)」 버튼을 클릭하는 즉시 Kutools 가 자동으로 알림 대화 상자를 표시합니다。 이를 통해 메시지가 발신함을 떠나기 전에 첨부 파일을 추가할 수 있습니다。

특정 키워드에 제한되고 가끔 누락 탐지가 발생하는 Outlook 의 기본 제공 옵션과 비교할 때， Kutools 접근 방식은 메시지 제목과 본문 모두에 대해 사용자가 직접 트리거 문구를 정의할 수 있게 해줍니다。 예를 들어 조직에서 “첨부된 송장”， “포함된 문서” 등 특정 방식으로 첨부 파일을 언급한다면， 이러한 문구를 맞춤형 알림으로 추가할 수 있습니다。 이는 실수를 최소화하고 고객 서신， 내부 보고， 제안서 제출 등 다양한 상황에서 일관된 이메일 전문성을 보장합니다。

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Outlook 2007 및 2010 에서 첨부 파일을 잊어버릴 경우 자동 알림

Outlook 2007 또는 2010 을 사용 중이라면 첨부 파일 누락에 대해 경고해 주는 기본 제공 기능이 없습니다。 하지만 유사한 첨부 파일 경고 메커니즘을 구현하기 위해 VBA 매크로를 사용할 수 있습니다。

보안 설정이 매크로 실행 능력에 영향을 미칠 수 있으므로 다음 단계를 정확히 따르세요。 중요한 커뮤니케이션에 의존하기 전에 항상 샘플 메시지로 솔루션을 테스트하세요。

1. 「Alt」 + “F11"을 눌러 「Microsoft Visual Basic for Applications」 창을 엽니다。

2. VBA 편집기에서 왼쪽 사이드바의 “Project1"을 확장한 후 「ThisOutlookSession」을 두 번 클릭하여 코드 창을 엽니다。

3. 다음 VBA 코드를 「ThisOutlookSession」 창에 복사하여 붙여넣습니다。 이 매크로는 본문에 “attachment”라는 키워드가 있지만 파일이 첨부되지 않은 발신 메시지를 확인하고 알림 프롬프트를 표시합니다。

VBA： 첨부 파일 삽입이(가) 없을 경우 경고

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim retMB As Variant
Dim strBody As String
Dim iIndex As Long

On Error GoTo handleError

iIndex = InStr(Item.Body, "attach")

If iIndex > 0 And Item.Attachments.Count = 0 Then

retMB = MsgBox("You may have forgotten to attach a file." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you still want to continue?", vbQuestion + vbYesNo + vbMsgBoxSetForeground)
If retMB = vbNo Then Cancel = True

End If

handleError:

If Err.Number <> 0 Then
MsgBox "Outlook Attachment Alert Error: " & Err.Description, vbExclamation, "Outlook Attachment Alertr Error"
End If

End Sub

4. 매크로를 활성화하려면 툴바의 「저장(Save)」 버튼을 클릭합니다. Outlook 에서 VBA 를 처음 사용하는 경우 매크로 보안 설정이 작동을 허용하는지 확인하세요. 스크립트가 제대로 작동하려면 Outlook 을 재시작해야 할 수도 있습니다。

이제부터 본문에 「attachment」라는 단어가 포함되어 있지만 첨부 파일이 없는 이메일을 작성할 경우， 「보내기(Send)」를 클릭하면 경고 대화 상자가 나타납니다。 이는 문서， 제안서 또는 민감한 파일을 참조할 때 실수로 누락하는 일을 완화하는 데 도움이 됩니다。

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