Outlook 에서 이메일을 PDF 파일으로 저장하는 방법： 단계별 가이드

중요한 이메일을 Outlook 에서 PDF 파일으로 저장하는 것은 중요한 서신을 보관하거나 특정 메시지를 보안 문서로 공유하거나 법적·규정 준수 목적으로 파일을 보존하려는 사용자들에게 흔한 요구사항입니다. Microsoft Outlook 에는 기본 인터페이스에 ‘PDF 로 저장’ 옵션이 없지만， 이메일 메시지를 PDF 파일으로 변환할 수 있는 여러 가지 실용적인 방법이 있습니다。 이 가이드에서는 자세한 지침을 제공하고 상황에 가장 적합한 방법을 선택하도록 도우며 원활한 작업을 위한 문제 해결 팁과 실용적인 제안도 포함합니다。

인쇄 기능을 사용하여 이메일을 PDF 파일으로 저장하기

VBA 코드를 사용하여 선택한 이메일을 PDF 파일으로 저장하기

Kutools for Outlook 을(를) 사용하여 선택한 이메일을 PDF 파일 또는 기타 파일 유형으로 저장하기

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인쇄 기능을 사용하여 이메일을 PDF 파일으로 저장하기

단일 이메일을 최소한의 설정으로 PDF 파일으로 저장하려는 경우 Outlook 에 내장된 인쇄 기능을 사용하면 간단하게 이를 수행할 수 있습니다。 이 방법은 대량으로 이메일을 처리할 필요가 없을 때 특히 적합합니다。 기본 제공되는 ‘Microsoft Print to PDF’ 프린터를 활용하면 이메일의 서식과 첨부 파일(인쇄 참조 형태로만)을 유지하면서 빠르게 PDF 형식으로 변환할 수 있습니다。

이 방법을 사용하려면 다음과 같이 진행하세요：

1. Outlook 에서 이메일 폴더로 이동하여 PDF 로 저장하려는 메시지를 선택합니다。

2. ‘파일’ > ‘인쇄’를 클릭합니다。 그러면 선택한 이메일의 인쇄 옵션이 열립니다。

3. 프린터 드롭다운 메뉴에서 ‘Microsoft Print to PDF’를 선택합니다. 대부분의 최신 버전 Windows 에는 기본적으로 이 프린터가 포함되어 있으므로 컴퓨터에 설치되어 있는지 확인하세요。 그런 다음 ‘인쇄’ 버튼을 클릭하여 진행합니다。

4. ‘인쇄 출력물 저장’ 창이 나타나면 PDF 파일을 저장할 폴더를 선택하고 파일 이름을 입력한 후 ‘저장’을 클릭합니다。 나중에 쉽게 찾을 수 있도록 저장 위치를 기억해 두세요。

팁 및 참고 사항：PDF 로 인쇄하는 방법은 간단하고 추가 플러그인이 필요 없지만 개별 이메일 저장에 가장 적합합니다. 이 방법은 첨부 파일을 이메일과 함께 직접 내보내지 않으며 결과 PDF 에는 이메일 본문과 서식만 포함됩니다。 또한 이메일에 넓은 표나 이미지가 포함된 경우 인쇄 레이아웃이 받은 편지함에서 보이는 모습과 약간 다를 수 있습니다。 여러 메시지를 한 번에 저장하거나 출력 옵션에 대한 더 많은 제어가 필요한 경우 아래의 다른 솔루션을 고려해 보세요。

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VBA 코드를 사용하여 선택한 이메일을 PDF 파일으로 저장하기

이메일을 대량으로 PDF 형식으로 변환하거나 프로세스를 자동화해야 하는 경우 VBA(Visual Basic for Applications) 코드를 사용하면 워크플로우를 크게 간소화할 수 있습니다. 이 솔루션은 Outlook 의 개발자 기능에 익숙한 사용자에게 특히 유용하며 비즈니스 프로세스나 사건 관리를 위해 자주 이메일을 보관하거나 변환해야 할 때 이상적입니다。

Outlook 에서 VBA 코드를 실행하기 전에 매크로가 활성화되어 있는지 확인하세요(파일 > 옵션 > 신뢰 센터 > 신뢰 센터 설정 > 매크로 설정). 또한 코드가 변환을 위해 Word 를 자동으로 실행하므로 Microsoft Word 이 설치되어 있어야 합니다。

선택한 이메일을 PDF 파일으로 저장하기 위해 VBA 를 사용하는 단계는 다음과 같습니다：

1. 먼저 PDF 로 변환하려는 이메일을 선택합니다。

2. Alt + F11키를 눌러Microsoft Visual Basic for Applications창을 엽니다。

3. VBA 편집기에서삽입>모듈을 클릭하여 새 모듈을 생성합니다。 그런 다음 다음 VBA 코드를 모듈 창에 복사하여 붙여넣습니다。

VBA 코드： Outlook 이메일을 PDF 파일으로 저장하기

Public Sub SaveSelectedMailsAsPDF()
'Updated by extendoffice.com
    Dim sel As Selection
    Dim itm As Object, mail As Object
    Dim outFolder As String
    Dim fso As Object
    Dim tempPath As String, tempFile As String
    Dim wrdApp As Object, wrdDoc As Object
    Dim startedWord As Boolean
    Dim fileName As String, fullPath As String
    Dim counter As Long

    Set sel = Application.ActiveExplorer.Selection
    If sel Is Nothing Or sel.Count = 0 Then
        MsgBox "Please select one or more emails first.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    outFolder = PickFolderPath("Select a folder to save PDFs")
    If Len(outFolder) = 0 Then Exit Sub

    Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    tempPath = fso.GetSpecialFolder(2)

    On Error Resume Next
    Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
    On Error GoTo 0
    If wrdApp Is Nothing Then
        Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
        startedWord = True
    End If
    wrdApp.Visible = False

    For Each itm In sel
        If TypeName(itm) = "MailItem" Then
            Set mail = itm

            tempFile = fso.BuildPath(tempPath, "oltmp_" & SafeStamp() & "_" & SanitizeID(mail.EntryID) & ".mht")
            mail.SaveAs tempFile, 10

            Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(tempFile, False, True, False, _
                                               "", "", False, "", "", 0, 0, False)

            fileName = SafeFileName(mail.Subject)
            If Len(fileName) = 0 Then fileName = "Message"
            fullPath = outFolder & "\" & fileName & ".pdf"
            counter = 1
            Do While fso.FileExists(fullPath)
                fullPath = outFolder & "\" & fileName & "_" & counter & ".pdf"
                counter = counter + 1
            Loop

            wrdDoc.ExportAsFixedFormat fullPath, 17, False, 0, 0, 0, 0, 0, True, True, 0, True, True, False

            wrdDoc.Close False

            On Error Resume Next
            Kill tempFile
            On Error GoTo 0
        End If

        DoEvents
    Next

    If startedWord Then wrdApp.Quit
    Set wrdDoc = Nothing
    Set wrdApp = Nothing

    MsgBox sel.Count & " email(s) saved as PDF in:" & vbCrLf & outFolder, vbInformation
End Sub

Private Function PickFolderPath(ByVal prompt As String) As String
    Dim sh As Object, fol As Object
    Set sh = CreateObject("Shell.Application")
    Set fol = sh.BrowseForFolder(0, prompt, 0)
    If Not fol Is Nothing Then
        PickFolderPath = fol.Self.Path
    Else
        PickFolderPath = ""
    End If
End Function

Private Function SafeFileName(ByVal s As String) As String
    Dim bad As Variant, i As Long
    bad = Array("\", "/", ":", "*", "?", """", "<", ">", "|", vbCr, vbLf)
    For i = LBound(bad) To UBound(bad)
        s = Replace(s, bad(i), " ")
    Next
    s = Trim$(s)
    If Len(s) > 150 Then s = Left$(s, 150)
    SafeFileName = s
End Function

Private Function SafeStamp() As String
    SafeStamp = Format(Now, "yyyymmdd_hhnnss")
End Function

Private Function SanitizeID(ByVal s As String) As String
    SanitizeID = Replace(Replace(s, "\", ""), "/", "")
End Function

4. 코드를 실행하려면 VBA 편집기 창으로 돌아가서클릭하거나 활성 모듈 상태에서F5키를 누릅니다。

5. 코드 실행 중에 PDF 출력 위치를 선택하라는 대화 상자가 나타납니다。

6. 완료되면 코드가 자동으로 선택한 이메일을 개별 PDF 파일으로 지정한 위치에 내보냅니다。 폴더를 열어 PDF 파일을 확인할 수 있습니다。

문제 해결 및 팁：

• Microsoft Word 을(를) 시작할 수 없다는 오류가 발생하면 Word 가 설치되어 있고 라이선스가 정상적으로 적용되었는지 확인하세요。
• 첨부 파일은 PDF 에 직접 포함되지 않으며 이메일 본문만 저장됩니다。
• VBA 코드를 실행하기 전에는 항상 작업 내용을 저장하여 실수로 인한 데이터 손실을 방지하세요。

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Kutools for Outlook 을(를) 사용하여 선택한 이메일을 PDF 파일 또는 기타 파일 유형으로 저장하기

여러 이메일을 PDF 나 기타 파일 유형으로 몇 번의 클릭만으로 더 효율적으로 저장해야 한다면Kutools for Outlook이 편리한 유틸리티를 제공합니다. 이 방법은 여러 메시지를 한 번에 내보내거나 이메일을 일괄 처리하거나 Excel, CSV, HTML 등 PDF 외에도 추가 내보내기 형식이 필요한 경우에 권장됩니다. Kutools 와 같은 전문 애드인을 사용하면 상당한 시간을 절약하고 수작업 노력을 줄일 수 있습니다。 특히 이메일을 정기적으로 보관하거나 표준 형식으로 공유해야 하는 사무직 종사자나 관리자에게 매우 유용합니다。

1. Outlook 이메일 폴더에서 PDF 파일로 내보내기하려는 하나 이상의 메시지를 선택합니다。 (Shift 또는 Ctrl 키를 사용하여 여러 메시지를 선택할 수 있습니다。)

2. “Kutools” > “Bulk Processing"” > “Save Emails as PDF and Other Formats”를 클릭합니다。

3. “Save Messages as Other Files” 대화 상자에서 파일을 저장할 대상 경로를 지정합니다。 “PDF format” 옵션을 선택하고 필요에 따라 다른 옵션을 구성합니다。 예를 들어 이메일의 어떤 부분을 저장할지(헤더 또는 본문) 선택할 수 있습니다。 이 기능은 간결하거나 상세한 PDF 기록을 생성하려는 경우 유용합니다。

3. “확인”을 클릭합니다. Kutools 는 선택한 이메일을 처리하여 각 이메일을 별도의 PDF 파일으로 선택한 폴더에 저장합니다。 이 과정은 매우 빠르며 수십 개 또는 수백 개의 메시지를 처리할 때도 마찬가지입니다。

장점：Kutools for Outlook 은 대량 변환을 간소화하고 더 다양한 출력 형식을 지원하며 기본 제공 솔루션보다 수작업 단계를 줄입니다. 특히 이메일을 자주 일괄 저장하거나 이메일 목록 구조 보존이나 메타데이터 저장과 같은 고급 내보내기 기능이 필요한 경우에 특히 권장됩니다. Kutools 를 사용하면 서식 불일치 가능성을 줄이고 보관된 PDF 가 잘 정리되도록 보장합니다。

제한 사항 및 유의사항：Kutools 는 애드인이므로 설치가 필요합니다. 최신 버전의 Outlook 과의 호환성 및 최상의 성능을 위해 최신 버전이 설치되어 있는지 확인하세요。 첨부 파일은 일반적으로 출력 설정에 따라 포함된 파일 또는 참조 형태로 내보내지므로 원하는 결과를 얻으려면 대화 상자에서 환경설정을 확인하세요。

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