Excel에서 드롭다운 목록 마스터하기: 종합 가이드

드롭다운 목록은 사용자가 수동으로 입력하는 대신 미리 정의된 옵션에서 값을 선택할 수 있게 해주는 Excel의 강력한 기능으로, 데이터 입력의 정확성과 효율성을 향상시킵니다. 초보자이든 경험이 많은 Excel 사용자이든 드롭다운 목록을 이해하고 활용하면 생산성과 데이터 관리 능력을 크게 향상시킬 수 있습니다. 이 문서에서는 Excel에서 드롭다운 목록을 만드는 다양한 방법을 단계별로 소개합니다.

• 드롭다운 목록 만들기
• 수동 입력으로
• 범위로부터
• Kutools를 사용하여 더 적은 클릭으로
• 테이블로부터 (동적)
• 범위 이름으로부터
• 다른 워크북으로부터
• 오류 경고 (다른 항목 허용)
• 입력 메시지
• 기타 참고 사항

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비디오: 드롭다운 목록 만들기

드롭다운 목록 만들기

Excel에서 드롭다운 목록을 만드는 방법을 배우기 시작합시다.

수동 입력으로 드롭다운 목록 만들기

1단계: 드롭다운 목록을 배치하려는 셀(들) 선택

2단계: 데이터 탭으로 이동하여 데이터 유효성 검사 클릭

3단계: 데이터 유효성 검사 대화 상자에서 설정 지정

설정 탭에서 아래 설정을 지정하세요:

1. 허용 드롭다운 목록에서 목록 선택;
2. 소스 섹션에 표시하려는 항목들을 쉼표로 구분하여 입력;
3. 확인 클릭.

결과:

이제 드롭다운 목록이 생성되었습니다.

범위로부터 드롭다운 목록 만들기

셀 값 범위를 기반으로 드롭다운 목록을 만들려면 다음 단계를 따르세요:

1단계: 드롭다운 목록을 배치하려는 셀(들) 선택

2단계: 데이터 탭으로 이동하여 데이터 유효성 검사 클릭

3단계: 데이터 유효성 검사 대화 상자에서 설정 지정

설정 탭에서 아래 설정을 지정하세요:

1. 허용 드롭다운 목록에서 목록 선택;
2. 선택 아이콘 클릭 소스 목록을 선택하기 위해 소스 섹션;
3. 확인 클릭.

결과:

이제 드롭다운 목록이 생성되었습니다.

Kutools로 드롭다운 목록 만들기

여기에 유용한 기능이 있습니다 – Kutools for Excel의 간단한 드롭다운 목록 생성 기능을 사용하면 더 적은 클릭으로 빠르고 쉽게 드롭다운 목록을 만들 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다:

1. 드롭다운 목록을 배치할 셀(들) 선택;
2. Kutools 탭을 클릭하고 드롭다운 목록 > 간단한 드롭다운 목록 생성 클릭;
3. 드롭다운 목록에 표시하려는 셀 범위(또는 쉼표로 구분된 항목 직접 입력)를 선택하고 확인 클릭.
   

테이블(동적)로부터 드롭다운 목록 만들기

소스 목록에 항목을 추가하거나 제거할 때 자동으로 업데이트되는 동적 확장 가능한 드롭다운 목록을 만들려면 소스 데이터를 Excel 테이블에 배치해야 합니다.

1단계: 소스 목록을 테이블로 변환

소스 목록을 선택하고 삽입 > 테이블을 클릭하고, 열 머리글이 포함된 경우 테이블 만들기 대화 상자에서 내 테이블에 머리글 있음 체크박스를 선택한 후 확인 클릭.

2단계: 드롭다운 목록을 배치하려는 셀(들) 선택

3단계: 데이터 탭으로 이동하여 데이터 유효성 검사 클릭

4단계: 데이터 유효성 검사 대화 상자에서 설정 지정

설정 탭에서 아래 설정을 지정하세요:

1. 허용 드롭다운 목록에서 목록 선택;
2. 선택 아이콘 클릭 헤더를 제외한 테이블 범위를 소스 섹션에서 선택; 소스 섹션;
3. 확인 클릭.

결과:

드롭다운 목록이 생성되었습니다.

소스 테이블에 항목을 추가하거나 제거하면 드롭다운 목록도 동시에 업데이트됩니다.

범위 이름으로부터 드롭다운 목록 만들기

동일한 소스 목록을 기반으로 여러 시트에 드롭다운 목록을 만들려면 소스 목록에 범위 이름을 만들어 쉽게 참조할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

1단계: 소스 목록에 범위 이름 만들기

소스 목록을 선택하고 수식 표시줄 옆의 이름 상자로 이동하여 이름을 입력하고(이름에는 공백이나 기타 특수 문자가 포함될 수 없음), Enter 키를 눌러 완료합니다.

2단계: 드롭다운 목록을 배치하려는 셀(들) 선택

3단계: 데이터 탭으로 이동하여 데이터 유효성 검사 클릭

4단계: 데이터 유효성 검사 대화 상자에서 설정 지정

설정 탭에서 아래 설정을 지정하세요:

1. 허용 드롭다운 목록에서 목록 선택;
2. 1단계에서 설정한 이름 앞에 등호를 입력하고 소스 섹션에 입력;

   =SourceList

   또는 소스 텍스트 상자에서 F3 키를 눌러 이름 붙여넣기 대화 상자를 열어 원하는 범위 이름을 선택하고 확인 클릭 하여 텍스트 상자에 삽입합니다.
3. 확인 클릭.

결과:

드롭다운 목록이 생성되었습니다.

다른 워크북으로부터 드롭다운 목록 만들기

소스 목록과 생성될 드롭다운 목록이 다른 워크북에 있을 경우, 데이터 유효성 검사 대화 상자의 소스 섹션에서 소스 목록을 선택하면 경고가 나타나 생성을 방지합니다.

이 부분에서는 다른 워크북으로부터 드롭다운 목록을 만드는 방법을 알려드리겠습니다.

1단계: 소스 워크북에서 소스 목록에 대한 범위 이름 만들기

소스 워크북에서 드롭다운 목록에 나타나게 하고 싶은 소스 항목을 선택합니다. 그런 다음 수식 표시줄 옆의 이름 상자로 이동하여 "SourceList"와 같은 이름을 입력합니다.

2단계: 드롭다운 목록 워크북에서 소스 목록을 참조하는 이름 정의

1. 드롭다운 목록을 만들려는 워크북을 활성화하고 수식 > 이름 정의 클릭.

   이름 정의 "/>

2. 새 이름 대화 상자가 나타나면 아래와 같이 설정합니다:

   1. 이름 상자에 이름을 입력합니다. 예: Items;
   2. 1단계에서 정의한 소스 목록의 소스 워크북 이름과 이름 앞에 등호를 입력합니다. 참조박스에 예:

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. 클릭 확인.

       

3단계: 드롭다운 목록을 배치하려는 셀(들) 선택

4단계: 데이터 탭으로 이동하여 데이터 유효성 검사 클릭

5단계: 데이터 유효성 검사 대화 상자에서 설정 지정

설정 탭에서 아래 설정을 지정하세요:

1. 허용 드롭다운 목록에서 목록 선택;
2. 3단계에서 정의한 이름 앞에 등호를 입력하고 소스 섹션에 입력합니다.

   =Items

3. 확인 클릭.

   

결과:

드롭다운 목록이 생성되었습니다.

오류 경고 (다른 항목 허용)

기본적으로 드롭다운 목록은 목록에 포함된 값만 셀에 입력할 수 있습니다. 드롭다운 목록에 없는 값을 입력하고 Enter 키를 누르면 아래 스크린샷과 같이 오류 경고가 나타납니다. 재시도 버튼을 클릭하면 입력된 값이 선택되어 재편집할 수 있습니다. 취소 버튼을 클릭하면 입력된 값이 지워집니다.

• 사용자가 다른 값을 입력할 수 있도록 하고 오류 경고가 나타나지 않게 하려면 다음과 같이 하세요:

  1. 오류 경고를 중지하려는 드롭다운 목록 셀을 선택하고 데이터 > 데이터 유효성 검사 클릭.

  2. 데이터 유효성 검사 대화 상자에서 오류 경고 탭에서 잘못된 데이터 입력 후 오류 경고 표시 체크박스를 해제하고 확인 클릭.

     

  이제 사용자가 다른 값을 입력해도 오류 경고가 나타나지 않습니다.

• 사용자가 다른 값을 입력할 수 있지만 경고도 표시되도록 하려면 다음과 같이 하세요:

  1. 다른 값을 입력하려는 드롭다운 목록 셀을 선택하고 데이터 > 데이터 유효성 검사 클릭.

  2. 대화 상자에서 데이터 유효성 검사 아래 오류 경고 탭:
     1. 잘못된 데이터 입력 후 오류 경고 표시 체크박스를 선택 유지;
     2. 스타일 드롭다운 목록에서 정보 선택;
     3. 제목과 오류 메시지를 지정하고 확인 클릭.

     

  이제 사용자가 다른 값을 입력하면 경고 대화 상자가 나타나며 확인 을 클릭하면 입력된 값이 유지되고 취소를 클릭하면 입력된 값이 지워집니다.

  

입력 메시지

드롭다운 목록을 만들 때 셀을 선택할 때 사용자에게 드롭다운 목록에서 항목을 선택하도록 알리는 입력 메시지를 추가하거나 보여주고 싶은 다른 정보를 추가할 수 있습니다.

1. 입력 메시지를 추가하려는 드롭다운 목록 셀을 선택하고 데이터 > 데이터 유효성 검사 클릭.

2. 데이터 유효성 검사 대화 상자에서 입력 메시지 탭에서

1. 셀 선택 시 입력 메시지 표시 체크박스를 선택 유지;
2. 제목 과 입력 메시지를 지정하고 확인 클릭.

이제 사용자가 드롭다운 목록 셀을 선택하면 제공한 정보가 포함된 노란색 텍스트 상자가 나타납니다.

기타 참고 사항

1. 드롭다운 목록이 생성되면 기본적으로 "빈칸 무시" 체크박스가 선택되어 있습니다. 이는 사용자가 경고 없이 셀을 비워둘 수 있음을 의미합니다.

   "빈칸 무시" 체크박스가 선택 해제된 경우 범위의 빈 셀은 유효하지 않은 항목으로 처리되어 경고가 나타납니다.

2. 드롭다운 목록의 항목 순서를 변경하려면 소스 목록을 재배치할 수 있습니다.

3. 데이터 유효성 검사 기능이 비활성화된 경우 보호된 워크시트에서 작업 중일 가능성이 있습니다. 데이터 유효성 검사를 활성화하려면 워크시트의 보호를 해제하고 원하는 데이터 유효성 검사 설정을 적용하세요.